本記事では、フローチャートについて「概要は知っているが記号の意味や書き方が分からない方」を対象に、利用される記号の意味やフローチャートの構成について要点を説明してきます。
また、フローチャートはもともと生産現場やソフトウェア開発を中心に利用されていましたが、今回の記事ではビジネス領域でのフローチャートに限定してポイントを紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

フローチャートとは

そもそもフローチャートとは、業務プロセスやシステムのアルゴリズムなどの流れを記号を用いて表したものです。図式化することで複雑な業務をシンプルに見える化でき、メンバーとの共通認識が取りやすくなる、業務改善に向けた業務整理ができる、などの効果があります。

フローチャートの種類

フローチャートには、以下のようにいくつかの種類があります。

  • 文書フローチャート: 複数の部門に閲覧してもらう文書の流れを表す
  • データフローチャート: システムのデータの流れや処理の工程を表す
  • システムフローチャート: システム・サーバー内の処理について表す
  • 意思決定フローチャート: チームや部署での意思決定・承認のプロセスを表す
  • 業務フローチャート: 業務、作業の一連の流れを表す

今回の記事でご紹介しているフローチャートは、業務フローチャートに該当します。どのパターンでも形式や用いる記号は変わらず、フローチャート内に記載している内容が異なります。

ビジネスにおけるフローチャート

今回の記事でご紹介するビジネスにおけるフローチャートは、ビジネス上の業務プロセスを記号を用いて図式化したものです。
フローチャートで表現できる業務の適応範囲は広く、個人で完結する規模の仕事から、複数のメンバーや部署が連動して取り組む作業も表現できます。ただ通常は、業務や作業の流れを見える化するために活用することが多く、業務フローがある程度長く、複数の関係者が存在するものがフローチャート作成の対象となります。
フローチャートを利用することで、業務フローにおける以下の要素をビジュアルに表現できます。

  • 特定の業務フローを構成する作業やステップの要素
  • 各ステップで実施される作業内容の簡易な説明
  • 作業の前後関係および、どのような流れでプロセスが進むか
  • 作業ごとの担当部署、担当者

逆に以下の要素はフローチャート上で表現することが難しい内容になります。これの内容は作業手順書(業務手順書)やマニュアルを別途作成して、フローチャートとの関連性を示すと網羅的に情報を管理できます。

  • 各ステップの細かい作業手順
  • ステップごとの作業におけるマニュアルレベルでの詳しい説明

サンプルフローチャート

ここでは、新入社員の入社時の対応業務のフローチャートを例にしながら、構成要素を説明していきます。どなたでもわかりやすいように、入社手続きを想定した簡易なフローチャートを作成しています。まずは、全体を眺めて内容が読み取れるか確認してみてください。

フローチャートのサンプル画像です。
サンプル: 「新メンバー入社オンボーディング」のフローチャート

今回のサンプルで使用したexcelのフローチャートは、以下のボタンからダウンロードしていただけますので、見づらい場合にはダウンロードしてご覧ください。ご自身で作成する際に、そのまま雛形として活用いただいて構いません。

フローチャートの基本と構成、記号の意味

前提となるフローチャートの基本

まずは、フローチャート作成時の原則となる、基本的なルールについてお伝えします。以下の4つは必ず守って作成してください。

「上から下へ」そして「左から右へ」

既に直感的に把握されているかと思いますが、フローチャートは上から下へ、左から右に進むように記載します。

1行には1つの作業だけを記載する

サンプルのNo.5とNo.6を見るとわかりますが、ステップの同じ作業でも1行につき1作業(1行に記号が1つだけ配置されている状態)で記載してください。各処理を明確にでき、作業概要などの補足情報も書きやすくなります。

各ステップの粒度・抽象度を意識する

サンプルのNo.5では「PC手配」は1つのステップとして取り扱われています。より細かく書く場合は「配属部署の確認」「PC品番の照合」「在庫の確認」などに分解できます。重要なのは、フローチャート全体で記載の細かさ・抽象度が揃っていることです。各作業の「完了にかかる時間」や「含まれている手順の数」などを意識すると、統一感のあるフローチャートが書けます。

記号内の内容は簡潔に記載する

記号内部にはそのステップで実施する作業を一言で書きます。この際、内容が冗長になりすぎないように注意しましょう。

フローチャートを構成する枠組みについて

「No」「カテゴリ」などの基本情報

フローチャートの基本情報に関する画像です。

サンプルフローチャートの1〜2列目に該当する部分です。この項目の記載は必須ではありません。ただ、チームで集まって確認する場合など、どの要素について話をしているのかがわかりやすいので、記載をおすすめします。「No」は上から順番に割り当てるようにします。「カテゴリ」は「フェーズ」などと表記することもありますが、複数のステップをまとめた内容を記載するものです。特に、ステップ数が多い場合、記載することで、全体の流れが読み取りやすくなります。

「担当者」「担当部署」などの作業者に関する情報

フローチャートの担当者、担当部署に関する画像です。

サンプルフローチャートの3〜6列目に該当する部分です。専門用語で「スイムレーン」といいいます。ここは、フローに登場する部署や人を記載する場所になります。こちらも業務次第ですが、「担当部署・チーム」を記載する場合と、「担当者個人」を記載する場合があります。「作業実施者は個人レベルで決まっているか」「フロー全体で関わる人や部署の数」を元に最適な方を選択するようにしましょう。サンプルでは「部署単位」で記載しています。
また、業務フローの中でシステムやソフトウェアを操作する場合、ソフト名やサービス名を項目として設ける場合もあります。

補足情報や詳細情報を記載する作業概要欄

フローチャートの作業概要に関する画像です。

サンプルフローチャートの7〜9列目の要素です。必須の項目ではありませんが、より詳細な内容をフローチャートに表現する際に便利です。
フローチャートの記号に書ける内容は限られているでの、更に詳細を補足したい場合や、業務に詳しくない人の閲覧を前提としている場合には記載するとよいでしょう。
記載する項目は「担当者」「作業内容」「参考資料(保存先)」「課題」「備考」などがあります。

フローチャートに登場する記号

フローチャートに登場する基本的な記号についてです。本来は多くの種類が存在しますが、ここでは必ず抑えておく必要があるものをご紹介します。各記号内には該当する作業や処理を一言で記載します。

開始・終了

フローチャートに登場する「開始・終了」を表す記号です。
「開始・終了」を表す記号

フローチャートの一番最初(開始)と一番最後(終了)の記号です。明示的に記載することでフローチャートがどこからどこまでか把握できます。特に終了ステップに記載し忘れることが多いので注意しましょう。

処理・作業

フローチャートに登場する「処理・作業」を表す記号です。
「処理・作業」を表す記号

対応する処理や作業の内容を記載します。各ステップごとに記載され、もっとも多く配置される記号です。

判断・分岐

フローチャートに登場する「判断・分岐」を表す記号です。
「判断・分岐」を表す記号

判断を伴う作業や、作業の結果によって後続処理が分岐する場合に利用します。サンプルにも記載していますが、分岐した矢印には「どのような場合にその方向に進むのか」がわかるように、分岐条件を明確に記載しましょう。

入出力・参照

フローチャートに登場する「入出力・参照」を表す記号です。
「入出力・参照」を表す記号

外部へのデータ出力や、参照・入力としてデータを受け取る場合に利用します。ファイルの入出力を表現する記号です。どのデータベースやファイルが処理の対象かわかるようにしましょう。

繰り返し処理(ループ)の開始と終了

フローチャートに登場する「繰り返し処理」を表す記号です。
「繰り返し処理の開始」を表す記号
フローチャートに登場する「繰り返し処理」を表す記号です。
「繰り返し処理の終了」を表す記号

繰り返し処理の開始と終了を意味する記号になります。開始記号には開始条件、終了記号には終了条件を記載します。開始と終了の間には、作業・処理の記号や分岐の記号が配置されます。

ページ内結合子

フローチャートに登場する「ページ内結合子」を表す記号です。
「ページ内結合子」を表す記号

同じページ内でフローチャートを2つに分割して記載する場合、前後のフローチャートが連続していることを表すために、前のフローチャートの終点と、後のフローチャートの始点にこの記号を使います。記号内には、連続している前後のフローチャートの名前や番号を記入します。

ページ外結合子

フローチャートに登場する「ページ外結合子」を表す記号です。
「ページ外結合子」を表す記号

複数のドキュメントをまたぐ形でフローチャートを分割して記載する場合に、それぞれのフローチャートが連続していることを表すための記号です。前後で参照先となるファイル名やシートの情報を記号内に記載します。

フローチャートを作成するコツとポイント

最初は大きな粒度(高い抽象度)からフローを組み立てる

既に「ステップの粒度を揃えることが重要である」ということは述べていますが、具体的なポイントをお伝えします。最初にフローを記載する場合は各ステップを大きな粒度で括るようにしてみましょう。大きな粒度で全体の流れを描いてから、必要に応じてそれぞれのステップを分解して細かい作業に分けていきます。
慣れてくると、最初からイメージした粒度で各ステップを作成できますが、最初から細かく書き出してしまうと、ステップに抜け漏れが発生する場合もありますので、抽象度が高い状態から具体に落としていくことをおすすめします。

自分が知らない業務のフローチャートを書く場合のコツ

往々にして、自分が担当していない業務についてもフローチャートを書く場合があると思います。もちろん、担当者に書いてもらうことが一番ですが、それが難しい場合、以下を活用して作成してみてください。

  • 業務のマニュアルがあれば、マニュアルを入手して参考にしながら書く
  • 高い抽象度から作成し、作業担当者にこまめに確認してもらいながら徐々に具体化する
  • 実際の作業現場に同席させてもらい、観察しながらステップを洗い出す

いきなりExcelにフローチャートとして書き出さない

よりスピーディーにフローチャートを完成させるコツです。フローチャートはExcelで作成された雛形に書き出していくケースが多いと思います。その場合、最初からいきなりExcelに清書しないようにしましょう。最初はテキストメモ程度で十分です。前項の高い抽象度から記載する、というポイントと合わせて、まずは流れだけをメモ帳などに1行に対して1ステップ記載しましょう。
Excelに一度書いてしまうと、ステップの増減の際に、記号を移動したり、矢印を結び直したりする必要があり、修正に時間がかかってしまいます。極力、メモ帳などで項目の洗い出し、流れの確認まで完了させてから、フローチャートとして清書しましょう。

フローチャートツールの導入を検討する

今回はエクセルを利用したフローチャートの作成方法をご紹介しましたが、より素早く・見栄えが良いものを作成したい場合には、専用のフローチャート作成ツールを導入することもおすすめです。代表的なフローチャートツールについて説明している記事を参考にしてください。

まとめ

フローチャートの内容について理解できましたでしょうか。ゼロからわかりやすいフローチャートを書けるようになるには、少し時間がかかるかもしれません。ぜひ、この記事を参考にしながら、ご自身の業務のフローチャートを作成してみてください。

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