作業手順書とは、社内における特定の業務の手順を具体的に書き表したものです。日頃担当している業務であっても改めて文字に起こしまとめるのは思いのほか難しい作業なので、ぜひ記事を参考に、手順書の作成に取り組んでみてください。
また、記事後半では作業手順書のテンプレートをダウンロードできます。記事と合わせてご活用ください。

作業手順書のおさらい

はじめに、作業手順書の目的と利用シーンについて簡単におさらいします。

作業手順書とは

作業手順書のサンプルです
作業手順書のサンプル

作業手順書は社内で発生している作業の手順を時系列にまとめたものです。マニュアルと呼ばれることもあります。業務工程や内容によって記載項目は変わりますが、一般的には「業務工程」「作業の具体的な手順」「各手順の担当者」の3点が分かるよう作成します。

作業手順書を作成する目的

作業手順書を作成する目的は主に作業を標準化し、再現性を高めることです。

長期間決まったメンバーが同じ作業を担当していると社内業務は属人化していきます。属人化は、担当者が休んだ時に誰も代わりに対応できない・ミスに気づきづらくなるなど様々なデメリットをもたらします。作業手順を文字に起こすことで作業者ごとのばらつきを防ぎ、作業手順書を見れば誰でも同じクオリティで作業を進められるようになります。

具体的な利用シーン

一般的に作業手順書は業務の引き継ぎや教育の場面で作成されることが多いですが、その他の業務でも多いに役立ちます。主に以下のような場面で活用することができます。

  • 業務を引き継ぐため、後任担当者に作業内容を伝えるとき
  • 新入社員に対して作業手順をインプットするとき
  • 業務改善の取り組み等の中で、業務プロセスを整理するとき
  • 複数名で進めている業務の手順を統一したいとき(標準化したいとき)
  • 社内の業務をアウトソーシングする際、社外担当者に業務を依頼するとき

もう少し抽象度高く業務のフロー全体を把握したい場合には、フローチャートを作成するのがおすすめです。フローチャートの作り方について説明した記事フローチャートを作成するためのツールを紹介している記事も、参考にしてみてください。

作業手順書の作成ステップ

次に、作業手順書の作成ステップを具体的に説明します。大きくは以下の5ステップで作成することができます。

  1. 作業を洗い出す
  2. 手順書の構成を定める
  3. 骨子に従って作業内容を記入する
  4. 完成した手順書を共有し、フィードバックをもらう
  5. フィードバックをもとに内容を更新、を繰り返す

今回は「交通費精算業務」で使用する作業手順書をサンプルとして用意しました。以下のシートに沿って、作業手順書の作成ステップを解説していきます。画像が見えづらい場合には、Excelで作成した業務手順書のサンプルテンプレートをダウンロードしてご確認ください。記事後半部のボタンからもダウンロード可能です。

作業手順書のサンプル画像です
参考: 作業手順書サンプル(交通費精算業務)

①作業を洗い出す

まずは作業に関わる情報を洗い出します。作業の手順のほか、使用しているドキュメントやツール、対応のパターンなども合わせて確認しておきます。作業の洗い出しは作成ステップの中で最も時間のかかる工程です。スムーズに進めるためのコツを3つご紹介します。

はじめはテキストメモに書き出して整理する

作業手順書はExcelやスプレッドシートで作成することが一般的ですが、はじめからシート上でまとめようとすると記載する項目や粒度を揃えづらく、修正にも余計に時間がかかってしまいます。まずはメモ帳などで簡単に作業を洗い出し手順を整理しましょう。

フローに関わるメンバーの作業を実際に目で見て確認する

複数名で作業を進めている場合には、自身が担当している作業だけでなく一連のフローに関わっているメンバー全員の作業を洗い出す必要があります。シートなどで雛形を作成し記入してもらう方法もありますが、認識の齟齬をなくすため、担当メンバーが作業をする様子を実際に目で見て確認することをおすすめします。また、改めて機会をもらい業務ヒアリングをする方法もあります。業務ヒアリングの方法に関する記事も確認してみてください。

抽象度の高いレベルで作業を洗い出し、後から分解する

このステップではタスクを網羅的に洗い出しきることが重要です。はじめは抽象度高く作業を洗い出し、必要に応じて細かいタスクレベルに分解しましょう。先に全体像を把握することで作業の粒度を揃えやすくなり、抜け漏れの防止に繋がります。

②手順書の構成を定める

次に、作業手順書の骨子を整えます。どのような項目を設けたら作業を綺麗にまとめられるか、作業を進めやすいかを、洗い出した情報をもとに検討します。サンプルシートの3-4行目に該当する部分です。

サンプルシート3-4行目に該当する、作業手順書の構成に関する画像です
サンプルシート3-4行目: 作業手順書の構成

ここでは何の要素を項目として設けるかがポイントになります。項目数が多すぎると情報の確認が難しくなりますが、少なすぎると情報が不足してしまい効用を得られません。「作業の順番」「作業名」「手順」などの基本情報のほか、今回の例にない要素では例として以下が挙げられます。作業内容に合わせて必要な項目を設けてください。

  • 各作業で使用するシステム・ツール
  • 作業の開始・終了期限
  • 作業の関係者(依頼先、ダブルチェック担当者など)
  • 作業の目的

どの程度具体的な内容を記載するかによっても必要な項目は変わってきます。作業内容のイメージがつくようある程度具体的に記載する必要はありますが、細かすぎると手順を俯瞰的に確認しづらくなってしまいます。細かい手順を残しておきたい場合には、画像2のように、参照先として別冊のマニュアルを作成することをおすすめします。

作業手順書に記載するマニュアルに関する画像です
別冊マニュアルを参照

また、今回のサンプルで設けたように確認箇所を「チェック項目」として併記すると、作業のミスや抜け漏れの防止に繋がります。

チェック項目の画像
チェック項目を参照

③骨子にしたがって作業内容を記入する

次に、①で洗い出した業務を②で作成した骨子に合わせて記入していきます。全ての手順の記入が済んだら、作業手順書の完成です。

作業手順の記載箇所の画像です。
作業手順の記載場所

ステップ①②での情報整理や項目の精査が十分であれば、このフェーズでは構成に合わせて手順を記入するだけです。うまく記入が進まない場合には前ステップのどこかでつまづいている可能性があります。作業の粒度と構成を見直しましょう。

また手順を記入する際は、誰にでも分かる内容にするため可能な限り専門用語の使用や難しい表現は避けるようにしましょう。

④完成した手順書を共有し、フィードバックをもらう

作業手順書が完成したらまずは現在の作業担当者に共有し、作業内容に齟齬がないかを確認します。次に後任担当者や周囲の社員など、その作業を担当したことのないメンバーにも共有しフィードバックを回収します。誰でも同じ作業ができるかを確認するためです。分かりづらい表現がないか、伝えたい内容が齟齬なく伝わっているか等、この手順書を読んで同じクオリティで作業ができるかを基準として確認してもらいましょう。

⑤フィードバックをもとに内容を更新、を繰り返す

フィードバックをもとに手順書の内容を更新し、再度確認をしてもらいます。誰もが理解しやすい作業手順書になったら完成です。

手順書を活用するために意識すべきポイント

業務を網羅的に洗い出す

定常的に発生している業務は無意識に処理してしまいがちなため、本当は行っている業務でも、業務工程を洗い出したときに忘れてしまうことがあります。どのボタンをクリックするか、どの形式でどのフォルダに保存するかなど、細かい観点にも気を配り、網羅的に作業を洗い出すことを意識してください。

読者の視点で記載する

作業手順書は現在の作業担当者以外のメンバーも読者になりえます。したがって、作業手順をまったく知らないメンバーでも理解できるよう正確に分かりやすく書き記しておく必要があります。最初は丁寧すぎるくらい具体的に記載し不要な箇所を削っていくやり方もおすすめです。

定期的に内容を確認し修正する

作業手順書に常に正確な内容を記載しておくため、業務に変更があれば都度更新する必要があります。作業手順書が形骸化し再び属人化することがないよう、業務フローが変更された場合だけでなく、細かな作業手順の変更であっても反映することがポイントです。業務の内容によりますが、最低でも半年に1度は見直しの機会を設定しておくと安心です。

作業手順書テンプレートのダウンロード

記事内で使用したExcelの作業手順書を、以下より無料でダウンロードいただけます。雛形としてご活用ください。

作業手順書のサンプル画像です
作業手順書のサンプル

終わりに

作業手順書の作成ステップは理解できましたでしょうか。完成までには少し工数ががかかりますが、一度作成できれば様々な場面で役立ちます。ぜひ、記事を参考に作成してみてください!

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