BPMという言葉は知っていても、具体的な取り組み方についてイメージが湧かない方も多いのではないでしょうか。この記事では、BPMの進め方について大きく5つのステップに分け、取り組みの流れと手順について全体感を記載しています。BPMに取り組むかどうかを検討している場合の参考にしていただけますと幸いです。
また、BPMの概要について説明している記事もありますので、まずはBPMの基本から知りたいという方は以下の記事を先にご覧ください。
おさらい｜BPMとは
BPMとはBusiness Process Management（ビジネスプロセスマネジメント）の略称で、ざっくりまとめるとビジネスプロセスの管理によって、業務の継続的な改善を目指す活動のことを指します。特に以下の2点が特徴的な業務改善方法として、近年注目を集めている考え方です。
- 業務をプロセス単位で管理すること
- 継続的な取り組みによる改善を前提としていること
横文字でとっつきづらい印象もありますが、業種業界や職種、企業規模を問わず幅広く取り組まれている手法です。業務の手順やフローが決まっている「定型業務」や、繰り返し発生する「定常業務」に該当する業務の管理に適しています。
BPM全体の流れ
BPMは流れ自体はシンプルで、大きく以下の5つのステップに分けて取り組んで行きます。同じ手順を繰り返すことからPDCAサイクルとも近い考え方になっています。
- 業務プロセスの可視化
- 業務の実行
- 分析・見直し
- 業務プロセスの最適化
- 上記4つを繰り返し実行する
実行段階においては、実際には現場への業務ヒアリングや調整、修正後の業務の装着など細かい作業も発生しますが、今回は大まかな流れのみをステップごとに分けて解説します。
1. 業務プロセスの可視化
まずは現状の業務を可視化します。もとの業務が明らかになっていなければ修正が必要な箇所が分からず、また、BPMに取り組む前後での差分が分からないためです。業務フローに付随して手順やチェック項目、担当者や期限などの情報も合わせてまとめることができると、改善ポイントを探しやすくなるためおすすめです。
業務を可視化する方法としては、BPMに特化したクラウドサービスを用いるか、もしくはexcelを用いることが一般的です。
BPMに特化したクラウドサービスを用いる場合
BPMに特化したクラウドサービスは、国内外問わず複数提供されています。特別な知識がなくてもツールの指示にしたがって業務を登録していけば簡単にBPMに取り組めることがポイントです。様々なツールを見た上で、筆者がおすすめできるものをまとめた記事がありますので、ツールについては以下を参考にしてください。
Excelを用いる場合
社内でexcelが根付いている、いきなりツール導入するのは不安、BPMで管理したい業務が複雑すぎる、などの場合に、excelで業務プロセスを可視化するケースもあります。ツール導入を目的として前段階の業務整理のためにexcelを利用する場合もあります。
Excelで業務を可視化する方法は大きく2つです。
ひとつはフローチャートで業務フローを可視化する方法です。関係部署が多い、長期間かかる、複数のタスクが同時進行する場合などに適しています。
フローチャートの作成方法を記載した上で無料テンプレートを添付した記事がありますので、詳細な作り方については記事を参考にしてください。また、フローチャートをクラウド上で作成できるツールもありますので、お好きな方法で進めることができます。
もう1つは作業手順書です。フローを図示することはできませんが、業務全体の流れと作業の手順について具体的に見える化することができます。フローの流れよりも、作業手順そのものが複雑な場合に適しています。
作業手順書についても具体的に説明している記事がありますのでご確認ください。
2. 業務の実行
可視化した業務フロー・手順に沿って、業務を通常通り進行します。この後のステップで効率化の方法を検討するため、実行段階では業務改善を意識する必要はありません。また、可視化した内容と齟齬があった場合には、業務を進行していく中で内容を修正してください。
3. 分析・見直し
実行した業務結果をもとに、業務プロセス内の改善点を明らかにします。実行した結果を確認した上で、例えば、以下のような観点で業務上の課題を探し出します。
- ミスや遅れが毎度同じ業務で発生していないか
- 業務の開始から終了までに時間がかかりすぎていないか
- 並行で進行できる作業はないか
- 担当者・担当部署は適切か
- 担当者どうしのコミュニケーションは円滑に進められているか
- そもそも、業務の流れ自体に改善できるポイントはないか
ここでは、各タスクの中身にフォーカスしすぎないことがポイントです。業務フロー全体を俯瞰し、そもそも業務フローの中で変えられる箇所がないか、業務間のやりとりや受け渡しに問題はないか、など、フローとして捉えているからこそ考えられる観点を意識しましょう。
4.業務プロセスの最適化
業務を見直した結果をもとに、業務プロセスを改良します。業務プロセスは企業によって異なるため、効率化の方法も異なります。効率化のための方法25個をまとめた記事などを参考に、自社の業務プロセスに取り入れられる手法を検討します。
また、ケースによっては外部企業にコンサルティングを依頼して業務改善をサポートしていただくこともあります。予算、費用対効果を加味して検討してみてください。
5.繰り返し取り組む
業務プロセスの最適化が済んだら、変更した業務プロセスに従って業務を進行します。業務プロセスを変更した直後はメンバーも新しい作業手順に馴染んでいないため、ミスが増えてしまう傾向にあります。すぐに失敗したと判断せず、3〜5周は取り組みながら様子を見ましょう。
業務の効率化に特にゴールはありません。少なくとも1年に1度は業務プロセスを見直し、最適な形で運用できているのか、確認することをお勧めします。
BPMに取り組む場合のポイント
継続的に取り組まないと意味がない
前述の通り、BPMは同じサイクルを繰り返すことを前提として設計されているため、一度業務を可視化し分析・見直しをしただけでは十分に効果を得られません。したがって、取り組んでからすぐに効果の出る施策とも言えません。中長期的に取り組むことへの心づもりと、十分な体制を用意してから臨んでください。
業務の可視化が最も重要
前述した通り、現行の業務を網羅的に把握できていないと正しい改善点を探すことができず、また、BPMに取り組んだ後の改善度合いを測ることもできません。軽んじてしまいがちですがファーストステップである業務の可視化に最も注力して取り組んでください。
現場の担当者の協力が不可欠
BPMも含め業務改善施策は上司の指示や会社としての方針が契機となって進行されることも多いですが、業務の流れや手順を変更する必要があるため、実際に担当しているメンバーの協力が不可欠です。特に業務の可視化フェーズでは、普段業務を担当しているメンバーの情報共有が肝になります。担当者にも取り組みの目的や背景、内容を伝え、業務に関わる全員でBPMに取り組めるようにしましょう。
自力で対応しようとしない
業務に関わる人数や範囲次第ではBPMの結果が出るまでに半年から1年かかるケースもあります。BPMの取り組み自体が非効率では元も子もありませんので、業務改善の取り組みやプロジェクト進行に慣れている人材が社内にいない場合には、プロの手を借りながら進めることをお勧めします。外部のコンサルティング企業に発注したり、ツール導入と合わせてサポートを依頼したりする方法もあります。
また、弊社でもBPMツール「octpath」を提供しています。どう進めたら良いのか分からない、自社の業務がBPMの対象なのか判断ができないなど、ツール利用を決めていない段階でのご相談でも構いませんので、ご興味をお持ちいただけましたら以下よりお気軽にご相談ください。
- お問合せ先: support@octpath.com
- サービスサイト: https://octpath.com/
まとめ
BPMの流れは理解いただけましたでしょうか？流れ自体はとてもシンプルなため、実は誰にでも取り組みやすい効率化施策の一つです。ぜひ、ご自身のチームでも取り組むことを検討してみてください。
