BPM(ビジネスプロセスマネジメント)をWordやExcelで行うには限界があり、ツールを用いることで、より柔軟に・簡単に取り組むことができます。本記事では、BPMツールの提供や業務改善のサポートを行なってきた弊社が、実際に利用した上でおすすめできるツールを厳選しご紹介しています。
また、BPMツールの導入は業務に直接的に影響するため、ツールの定着・安定運用のための工夫が必要です。ツール導入時の流れやポイントも記載していますので、合わせて参考にしてください。

BPMとは|概要のおさらい

ことばの意味と特徴

BPM とは「Business Process Management(ビジネスプロセスマネジメント)」の略称です。ビジネスシーンにおいて業務プロセスを可視化し、生産性や効率を計測しながら、継続的に業務を改善し続けるマネジメント手法を指します。一般的なタスク管理と比較して以下のような特徴があります。

  • 業務全体をタスク単位ではなくプロセスで捉える
  • 業務の流れを標準化・定型化して管理する
  • 単発の施策ではなく、継続的な改善を前提としている

したがって、基本的に管理の対象は「作業の流れやフローが決まっていて、繰り返し発生する定型業務」で、入社対応や契約手続き、受注手続きなどが該当します。上記の特徴に沿わない、プロジェクトや一時的に発生するタスクの管理には適しません。

BPMの重要性と効果

“BPMによって業務を効率化できること”は言うまでもありませんが、より具体的には以下のような効果があります。

  • 業務プロセスを見える化でき、課題が明らかになる・気づきやすくなる
  • 業務の標準化により、属人化を解消し業務品質を安定させる
  • 部署やチームを横断して業務改善を実現できる
  • 外部環境の変化に即座に反応でき、最適化できる
  • リソースの最適化により業務効率を向上できる

業務管理のお悩みとして「業務が属人化している」「業務の進捗状況が分からない」といったことをよく耳にしますが、BPMでは業務を可視化・標準化することで属人化の解消が可能になります。また、業務を可視化するだけでなく、パフォーマンスの分析や進捗管理もセットで行うことで継続的な業務プロセスの改善を可能にします。

BPMの概要や取り組みの流れなどについてまとめているページもありますので、BPMの詳細については該当ページをご覧ください。

BPMツールについて

当然ですが、BPMツールはビジネスプロセスマネジメントを行うことのできるサービスです。excelやGoogle Sheetを利用してBPMを行う方法もありますが、ツールを利用することによって以下のメリットをもたらします。

  • 業務プロセスを簡単に構築・可視化できる
  • システムによる自動化で人手による作業・判断を削減できる
  • 同時にミスや作業の抜け漏れも未然に防ぐことができる
  • リアルタイムに進捗状況を把握できる
  • 通知やアサイン等の管理機能により、業務の遅れや忘れを防止できる
  • 過去の対応内容やフロー情報を蓄積し、業務改善に役立てられる

勿論サービスによって機能やUIは異なるものの、ほとんどのBPMツールでは「業務フローを簡単に可視化できること」「作成した業務に従って進捗管理ができること」が可能です。excelよりもビジュアルに、分かりやすく業務プロセスをマネジメントすることができます。

BPMツール『octpath』で業務プロセスをマネジメントしてみてはいかがでしょうか?

BPMツールの主な機能とその活用方法例

ビジネスプロセスマネジメント(BPM)ツールは、企業の業務プロセスを効率化し、最適化するために欠かせないツールです。ここでは、BPMツールの主な機能とその活用方法を探ります。

ワークフロー自動化とその効果

ワークフロー自動化は、BPMツールの中核的な機能の一つです。この機能は、手動で行われる繰り返し作業を自動化し、業務プロセスを効率化します。例えば、請求書の処理や承認プロセスを自動化することで、作業の速度を上げ、エラーを減少させることができます。その結果、企業は時間とコストを節約し、従業員はより戦略的なタスクに集中できるようになります。

リアルタイムデータ分析とレポーティング

リアルタイムデータ分析とレポーティング機能により、企業は業務プロセスのパフォーマンスをリアルタイムで監視し、迅速な意思決定をサポートします。この機能を活用することで、プロセスのボトルネックを特定し、必要に応じて迅速に改善策を講じることが可能になります。また、カスタマイズ可能なダッシュボードを通じて、重要な指標を一目で把握できます。

プロセスモデリングと最適化

プロセスモデリング機能を利用すると、企業は既存の業務プロセスを視覚化し、それを分析して最適化の機会を特定できます。プロセスを明確にすることで、非効率な手順を削除し、プロセス全体の流れを改善することができます。最適化されたプロセスは、業務の効率性を高め、顧客満足度を向上させることに直接貢献します。

インテグレーション機能とシステム連携

BPMツールのインテグレーション機能は、異なるソフトウェアやシステム間でのデータの流れをスムーズにします。これにより、企業は既存のITインフラストラクチャー内でBPMツールを容易に統合し、異なる部門やアプリケーション間の情報共有を促進できます。例えば、CRMシステム、ERPシステム、電子メールプラットフォームとの連携を通じて、情報の一元管理とアクセスの簡素化が実現します。

これらの機能を通じて、BPMツールは企業の業務プロセスを効率化し、生産性を向上させる強力な手段となります。正しく活用することで、企業は競争力を高め、持続可能な成長を達成することができます。

BPMツール導入の成功事例

事例1:効率化とコスト削減を実現

ある製造業の企業は、注文処理から出荷に至るまでのプロセスに多大な時間と労力がかかっていました。BPMツールを導入することで、このプロセスを全面的に自動化しました。結果として、注文処理時間が50%削減され、エラー発生率も大幅に低下。これにより、顧客満足度が向上し、同時に運用コストの削減にも成功しました。また、従業員は繰り返し行われる単純作業から解放され、より戦略的な業務に集中できるようになりました。この事例から、BPMツールが業務効率化とコスト削減に直接貢献することが示されました。

事例2:プロセスの透明性と迅速な意思決定

金融サービス業界のある企業では、内部の承認プロセスが複雑で時間がかかることが課題となっていました。BPMツールの導入により、承認プロセスが可視化され、各ステップでの遅延が明確に識別できるようになりました。これにより、プロセスのボトルネックを特定し、効率的なワークフローへと改善することが可能になりました。また、BPMツールが提供するリアルタイムのデータ分析機能を活用することで、経営陣は迅速かつ根拠に基づいた意思決定を行うことができるようになりました。この事例では、BPMツールがプロセスの透明性を高め、組織全体の意思決定の速度と品質を改善する効果を実証しています。

これらの事例は、BPMツールがさまざまな業界で業務プロセスの効率化、コスト削減、プロセスの透明性向上、そして迅速な意思決定を支援する強力なツールであることを示しています。導入に際しては、現状の業務プロセスを詳細に分析し、企業の具体的なニーズに合ったBPMツールを選択することが成功の鍵となります。

BPMツール導入の際のよくある誤解とは?

誤解1:高価であること

BPMツールの導入に関してよくある誤解の一つが、高価であるというものです。確かに、一部の高機能BPMツールは初期投資が必要ですが、市場にはさまざまな価格帯と機能を持つツールが存在します。小規模から中規模の企業向けに設計されたBPMツールも多く、低コストで導入可能なオプションも豊富にあります。また、BPMツールの導入によりプロセスが効率化され、長期的には運用コストの削減や生産性の向上が見込めるため、コストパフォーマンスは非常に高いと言えます。導入コストに対するリターンを考慮すれば、BPMツールは決して高価な投資ではなく、むしろ経済的な選択となる場合が多いです。

誤解2:導入が複雑であること

BPMツール導入が複雑であるという誤解もあります。確かに、企業の既存のプロセスを変更し、新しいシステムを統合する過程は一定の労力を要します。しかし、多くのBPMツールはユーザーフレンドリーな設計がなされており、使いやすさを重視しています。また、導入支援サービスやトレーニングプログラムを提供しているベンダーも多く、導入後のスムーズな移行をサポートしています。さらに、クラウドベースのBPMツールの場合、インフラ構築の必要がないため、導入が比較的容易であることが多いです。適切な計画とサポートがあれば、BPMツールの導入は企業にとって負担ではなく、業務改善のためのスムーズな過程となり得ます。

これらの誤解を解消することで、BPMツールがもたらす真の価値を理解し、適切な導入計画を立てることが可能になります。正しい知識と期待を持ってBPMツールを選択し、導入することが、企業の業務効率化と成長を加速させる鍵となります。

BPMのおすすめツール【2023年度版】

BPMは海外では既に普及している概念で、BPMに関連したツールも日本よりも海外に多く存在しています。今回は、日本で提供されているツールと海外のツールを混ぜてご紹介します。

pipefy

かんばんボードが特徴的な海外サービスです。日本ではまだ知名度が高くありませんがBPMツールでは最も伸びているサービスで、少なくとも110以上の国々で、12,000社以上に利用されています。
サービスサイト: https://www.pipefy.com/

pipefyのイメージ画像です

サービスの特徴
各業務ステップをかんばんボードの1列ごとに設定し、タスクを左から右へ進めながら進捗状況を管理していきます。各チケットにはファイルの添付やチェックボックス、入力項目の設置も可能で、簡易的なマニュアルや作業結果の記録としても利用できます。
テンプレートも用意されているためフローの作成が簡単なほか、近頃は他サービスとの連携にも注力しており、一部の業務フローの自動化も可能です。
ただし、日本語対応はしていないため英語での利用となる点に注意が必要です。

金額
全部で4つのプランがあり、無料プランも用意されています。筆者が使ってみた範囲では無料でも十分な機能が備わっていました。詳細はサイトの料金表を確認してください。

octpath

弊社が提供しているサービスです。複雑な手順・フローでも分かりやすく管理できるよう、誰にでも使いやすいシンプルなUIと操作感を意識して開発しています。
サービスサイト: https://octpath.com/

octpathのサービス納品プロセスに関わるイメージ画像です

サービスの特徴
業務をフロー形式で可視化・管理できます。各ステップに対して手順やチェックリストを挿入でき、作業の漏れがあった場合はアラートを表示し、抜け漏れを防止。また、事前に指定した条件を用いたフローの分岐処理や、期限設定を自動で実行することも可能です。
ビジネスプロセスの可視化だけでなく管理にも課題を感じられている方、分岐が発生するような複雑な業務を管理されている方におすすめです。

金額
1ユーザーにつき月額1,650円の1プランでご提供しています。無料トライアルも受け付けていますので、お気軽にサイトからお問合せください。

Process Street

こちらはチェックリストをベースとした海外サービスです。ほかのBPMツールと比較してマニュアル管理に重きが置かれています。
サービスサイト: https://www.process.st/

process streetのイメージ画像です。

サービスの特徴
業務フローではなくチェックリストとして表示され、それぞれのリストに対して手順や子チェックの挿入が可能です。操作感はシンプルでありつつ、タスクの進捗率をバーで示したり承認プロセスを作成できたりと、細かな便利機能が多いこともポイントです。
ただし、マニュアル感が強く、業務をフローとして可視化したい場合には不向きです。また、こちらも日本語対応はしていないため注意してください。

金額
3つのプランがあり、最もミニマムなプランでは月額$100で5名まで利用できます。そのほか、プランによってストレージ容量などに違いがあります。2週間の無料トライアルがありますので、まずはお試しで触ってみることをおすすめします。

Ranabase

Ranabaseは、業務フロー図の作成と、それに対する情報の記録がメインのサービスです。業務の管理ではなく「可視化」と「蓄積」に重きが置かれています。
サービスサイト: https://lp.ranabase.com/

Ranabaseのツールイメージ画像です

サービスの特徴
フローチャート形式で業務を可視化し、それに対して付箋感覚で記録やメモを残すことができます。他のサービスとは異なり進捗管理の機能はありませんが、業務に合わせて記録を残していくことで、後続作業者へ情報を伝えたり改善ポイントを明確にすることが可能になります。また、業務に合わせたテンプレートが用意されておりフローチャートを簡単に作成できることもポイントです。

金額
現在は無料プランを含む3つのプランが提供されており、ユーザーの権限や機能、管理できる業務数などに違いがあります。まずは無料で利用して触ってみることをお勧めします。

Questetra

Questetraは、スイムレーンの形式で業務プロセスを可視化・管理できるサービスです。BPMツールの中では老舗で、多機能であることがポイントです。
サービスサイト: https://questetra.com/ja/

Questetraのホームページサンプル画像です

サービスの特徴
部署やチームごとにレーンを分け、左から右へ業務フローを進められるスイムレーンという図に従って業務を可視化・管理できます。既にフローチャートやスイムレーンがある場合はそのまま置き換える形で導入できるためスムーズです。また、タスクを繋ぐだけでなく、別のサービスに連携したりコードを書いて作業内容を指定することも可能です。

金額
1ユーザーにつき月額960円、2400円、3840円の3つのプランがあり、それぞれ利用できる機能やストレージ容量に違いがあります。無料トライアルが60日間と他のサービスよりも長いため、じっくり試すことができます。
また、全てのプランで最低利用人数が5名となっているので注意してください。

kissflow

kissflowはインドの企業が提供しているサービスです。複数のシステムに分かれており、そのうちの一部のユースケースとしてBPMに該当する機能が提供されています。
サービスサイト: https://kissflow.com/workflow/

kissflowのイメージ画像です

サービスの特徴
画像のようにフローチャートの形式で業務を可視化し、それぞれのタスクに対してチェックリストや作業結果の記録欄を設置することができます。比較的複雑な設定にも対応できますが、近頃はワークフローよりも自動化やサービス連携に関わる要素を推していてフロー管理のニュアンスが薄まっていることや、日本語対応していないことに注意が必要です。筆者がトライアルをした際には海外のご担当者様からお電話とメールをいただき、利用におけるサポートは丁寧でした。

金額
1ユーザーにつき月額$15、$20のプランとエンタープライズ向けのプランがあります。トライアルやデモンストレーションをするには、別途サービスサイトからお問い合わせを行う必要があります。

BPMツール導入の流れ

BPMツールは業務に密接に関わるため、導入時の業務状況やツールの特性によっては導入時に手間やコストが発生します。以下では、導入にあたって行うべきステップをご説明します。
また、ツール導入に限らずBPMの進め方について知りたい方は、冒頭でも紹介したBPMに関するまとめページをご確認ください。

1.業務を整理し見える化する

まずは、管理したい業務プロセスを見える化します。現状を理解できていなければ解決すべき課題点も分からず、またツール導入の費用対効果も測れないためです。
BPMツールを導入しながら業務の可視化を進めていくケースが最も効率的ですが、業務が複雑であったり関係者が多い場合は下準備としてこのステップを設けることをお勧めします。既に業務の流れが明らかな場合は、このステップは飛ばしていただいて構いません。

見える化の手順

業務プロセスはいくつかの業務がまとまってできています。いきなり業務全体を把握しにいくのではなく、プロセスを構成している業務を一つずつ分解する形で明らかにしていきましょう。業務の粒度は大きすぎても細かすぎても管理しづらくなってしまうので注意してください。適切な粒度は業務によって異なりますが、担当者や部署が変わるタイミングで切り分けることがおすすめです。

見える化のために使用するツール

プロセスを見える化するための方法として代表的なのはフローチャートです。業務全体の流れと各ステップを、記号と矢印を用いて明らかにすることができます。詳細な作成方法はフローチャートの作成方法に関する記事を参照してください。

フローチャート(業務フロー図/業務プロセス図)のサンプル画像です。
フローチャートのサンプル画像

2.業務課題を明確にする

業務を可視化した後は、課題のあるステップを探し出します。例えば、タスクや業務フロー全体について以下のような観点で見直してみましょう。

  • ミスや遅れはどのくらいの頻度で発生しているか
  • 業務プロセス全体の工数を増加させている(ボトルネックとなっている)業務はどれか
  • 担当者や担当部署は適切であったか
  • 業務の進捗状況は問題なく追えていたか

ここで出てきた課題点を解決できるかどうかがツール導入時の検討ポイントにもなるため、正しく洗い出しましょう。当然のことですが、業務プロセスの順序や担当者を変更すれば改善できるような改善点は、ツール導入前もしくは導入タイミングで変更しましょう。
また、業務課題の洗い出しには日々の業務を担当している現場メンバーの協力が不可欠です。担当者との認識の齟齬が生じないよう、必要であれば適宜ヒアリングを行いながら進めましょう。業務ヒアリングについてまとめた記事も参考にしてください。

3.必須要件をまとめる

続いて、ツールを選定する際の要件をまとめます。具体的な機能や画面イメージは、検討していく中で明らかになることが多いので細かく考える必要はありませんが、最低限必要な機能はまとめておけると選定がスムーズになります。特に、以下の観点を確認してください。

業務を効率化するために必須となる機能

ツールを活用し業務を効率的に進行するために必要な機能があれば洗い出しておきます。筆者がよく聞く機能としては例えば以下があります。

  • 業務の遅れを防ぐためにタスクに関する通知は欲しいが、メールはほとんど見ない
    → メール通知ではなく、SlackやTeamsなど使用しているコミュニケーションツールでの通知機能が必要
  • 現在利用中のシステムに入っている顧客情報を引き継げなければ仕事ができない
    → 他サービスからのデータのインポート機能が必要

業務運営における必須機能が満たせていないと、せっかくツールを導入しても余計にコストを生んでしまうケースもあります。効率化のためのポイントを事前に抑えておきましょう。

外部ツールを利用するための社内規定

特に大企業では、外部の企業が提供しているサービスを使用するためのルールが厳密なことが多いです。情報システム部が全てのツールの選定を行っている場合もあります。IPアドレス制限などのセキュリティの観点、機密情報保護の観点、社内の情報閲覧権限の観点などから、社内にツールを導入するために必要なルールを確認してください。

4.複数のツールを比較検討する

必要要件が明確になったら、3.のステップで出した要件に当てはまるサービスの中で検討します。探し方としては大きく以下です。

  • 検索サイトの検索を通して探す
  • 他部署や取引先で利用しているツールがないか聞き、紹介いただく
  • BPMツールの提供元企業から営業を受けたタイミングで検討する

ただ、BPMという概念自体が日本であまり浸透していないこともあり、検索した際に最新のサービスがヒットしづらいことに留意してください。その場合はBPMツールに限定せず、他の進捗管理ツールやコラボレーションツールも合わせて検討することもおすすめします。

また、詳細は後述しますが、ツールは自社の業務プロセスに合うものを選べるよう必ず複数のツールを見て比較してから決定するようにしてください。サービスによっては資料請求やデモの依頼も可能ですので、積極的に情報収集をしましょう。

5.試験的に運用し、問題がなければ本格導入

ツールを選定したら実業務での利用を開始します。ツールの提供元が導入支援をしてくれることも多いので、その際はアドバイスに従って導入を進めます。手軽に自身で導入できるツールの場合は、現場メンバーも巻き込みながら試験的に利用してみましょう。
どちらの場合でも、いきなり全業務を切り替えるのは負荷が高く失敗のリスクもあります。まずは担当者が少なくシンプルな業務からトライアルするのがおすすめです。2週間〜1ヶ月程度取り組み、問題がなければそのまま業務範囲を拡大していきましょう。

6.導入後はPDCAの手順で改善する

冒頭で記載したようにBPMは継続して業務改善に取り組むことを前提とした手法であり、一般的にはPDCAサイクルで改善していきます。

PDCAサイクルの流れを表した画像

一度ツールを導入するとその後はプロセスを変更しづらいかと思いますが、さらなる業務効率化のため定期的に見直す機会を設け、業務フローを再構築できるとベストです。より詳細な進め方についてはBPMについて解説している記事も参考にしてください。

BPMツール導入時のポイント

必ず複数のツールを比較検討・トライアルする

今回ご紹介したツールからも分かるように、BPMツールであっても機能や使い方にはサービスごとに違いがあります。自社にとって必要な機能条件に合うものの中から複数のサービスを比較し、導入を決めましょう。よくある失敗例として、とりあえず最も安いサービスを導入したり、1番最初に営業を受けたツールをそのまま導入したりした結果、業務にフィットせず運用できなかったというケースがあります。ほとんどのサービスでトライアル期間やデモの機会を設けていますので、具体的な機能まで確認してみることをおすすめします。

現場メンバーも巻き込んで検討する

サービスを定着させるためには、実際にサービスを利用する現場担当者が使いこなせることが肝心です。実際にシステムを使用するメンバーにもサービスの選定やデモに参加してもらい、感触を確かめてから導入しましょう。選定に関わってもらうことで、トップダウンで導入を進めるよりも納得感を得やすく、スムーズな導入に繋がるという効果もあります。現場装着の方法について詳しく紹介している記事も参考にしてください。

業務に合うツールを選ぶのではなく、ツールに業務を合わせる

BPMツールは、BPMに知見のある各企業が、BPMを行うにあたって最適な管理方法として提供しているサービスです。したがって自社の現行のフローにツールを合わせるのではなく、BPMのプロであるツール提供元が推奨している使い方に合わせてフローを整える方が、結果的に効率化しやすくなります。業務フローの変更を厭わず、ツールに合わせて業務を変更することを前提として導入を検討してみてください。
また、業務フローの見直しや対象業務の選定から支援してくれる企業も多くあります。ツールの提供元と相談しながら導入をすすめることもおすすめです。

トライアルの期限を決めておく

サービスの切り替えには移行コストがかかるため、試験利用から本格導入までの期間が長期化してしまいがちです。無償利用が可能なサービスもありますが、期限を設けずトライアルを続けていては、いつまでも本格利用に切り替えることができません。あらかじめ決めた期間の中でトライアルをしてみて合わなければ中断し、本格導入するのであれば本腰を入れて切り替える準備を進めるというように、期限を設けてトライアルを実施しましょう。

おわりに

BPMツールは導入にパワーがかかる分、きちんと定着して運用できるようになれば大幅な業務の効率化が見込めます。既存の業務フローでの運用期間が長くなるほど業務は属人化し、見える化しづらくなっていきます。なるべく早めにツールを導入し、BPMに取り組み始めることをおすすめします。

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