BPM(ビジネスプロセスマネジメント)は業務効率化に効果的ですが、WordやExcelのみで行うには限界があります。適したツールを利用することで簡単に正しくBPMに取り組めるので、本記事ではおすすめのBPMツールを厳選し4つご紹介いたします。
また、BPMツールの導入は業務進行に直接影響するため、ツールの定着・安定運用のためには導入時の工夫が重要です。導入の流れやポイントも記載していますので合わせて参考にしてください。

BPMとは|概要のおさらい

ことばの意味と特徴

BPM とは「Business Process Management (ビジネスプロセスマネジメント)」の略称です。ビジネスシーンにおいて業務プロセスを可視化し、生産性や効率を計測しながら、継続的に業務を改善し続けるマネジメント手法を指します。
また、BPMは一般的なタスク管理と比較して以下のような特徴があります。

  • 業務全体をタスク単位ではなくプロセスで捉える
  • 業務の流れを標準化・定型化して管理する
  • 単発の施策ではなく、継続的な改善を前提としている

したがって、基本的に管理の対象は「作業の流れやフローが決まっていて、繰り返し発生する定型業務」です。上記の特徴に沿わない、プロジェクトや一時的に発生するタスクの管理には適しません。

BPMの重要性と効果

“BPMによって業務を効率化できる”ことは言うまでもありませんが、より具体的な効果としては以下があります。

  • 業務プロセスの見える化ができ、課題が明らかになる・気づきやすくなる
  • 業務標準化により、属人化を解消し業務品質を安定させる
  • 部署やチームを横断して業務改善を実現できる
  • 外部環境の変化に即座に反応でき、最適化できる
  • リソースの最適化による業務効率の向上

業務管理のお悩みとして「業務の進捗状況が分からない」「業務が属人化していてクオリティにばらつきがある」といったことをよく耳にしますが、BPMではタスクを整理できるだけでなく、見える化によって属人化を解消できるというメリットがあります。より詳細なメリットについては、BPMについて解説している記事を確認してみてください。

BPMツール導入の流れ

BPMツール導入までのステップをご説明します。

1.業務を整理し、見える化する

まずは、管理したい業務プロセスを見える化します。現状がわからなければ解決すべき課題点が分からず、またツール導入の費用対効果も測れないためです。既に業務の流れが明らかな場合には、このステップは飛ばしていただいて構いません。

見える化の手順

プロセスはいくつかの業務のまとまりです。いきなり業務プロセスごと把握するのが難しければ、プロセスを構成している業務を一つずつ明らかにしましょう。業務の粒度は大きすぎても細かすぎても管理しづらくなってしまうので注意してください。適切な粒度は業務によって異なりますが、担当者が変わるタイミングでステップを分けることがおすすめです。

見える化するために使用するツール

プロセスを見える化するための方法として代表的なのはフローチャートです。業務全体の流れと各ステップを、記号と矢印を用いて明らかにすることができます。詳細な作成方法はフローチャートの作成方法に関する記事を参照してください。

フローチャート(業務フロー図/業務プロセス図)のサンプル画像です。
フローチャートのサンプル画像

2.業務課題を明確にする

業務を可視化した後は、課題のあるステップを探し出します。例えば、以下のような観点で業務プロセスを見直しましょう。

  • ミスや遅れはどの程度の頻度で発生しているか
  • 業務プロセス全体の工数を増加させている業務はどれか
  • 担当者や担当部署は管理できていたか
  • 業務の進捗状況は問題なく追えていたか

ここで出てきた課題点を解決できるかどうかがツール導入時の検討ポイントにもなりますので、正しく洗い出しましょう。当然のことですが、業務プロセスの順序や担当者を変更すれば改善できるよう改善点は、ツール導入前もしくは導入タイミングで変更しましょう。
また、業務課題の洗い出しには、日々の業務を担当している現場メンバーの協力が不可欠です。担当者との認識の齟齬が生じないよう、必要であれば適宜ヒアリングを行いながら進めましょう。業務ヒアリングについてまとめた記事も参考にしてください。

3.必須要件をまとめる

続いて、ツールを選定する際の要件をまとめます。具体的な機能や画面イメージについては、検討していく中で明らかになることが多いので細かく考える必要はありませんが、最低限必要な機能はまとめておけると良いです。特に、以下の観点を確認してください。

業務を効率化するために必須の機能

ツールを活用するために必要な機能があれば洗い出しておきます。筆者がよく聞く機能として、例えば以下があります。

  • 業務の遅れを防ぐためにタスクに関する通知は欲しいが、メールはほとんど見ない
    →メール通知ではなく、使用しているコミュニケーションツールでの通知が必要
  • 現在利用中のシステムに入っている顧客情報も引き継げなければ仕事ができない
    →他サービスからのデータのインポート機能が必要

業務運営における必須機能が満たせていないと、せっかくツールを導入しても余計にコストを生んでしまうケースもありますので、効率化のためのポイントを事前に抑えておきましょう。

外部ツールを利用するための社内規定

特に大企業では、外部の企業が提供しているサービスを使用するためのルールが厳密なことが多いです。情報システム部が全てのツールの選定を行っている場合もあります。IPアドレス制限などのセキュリティの観点、機密情報保護の観点、社内の情報閲覧権限の観点などから、社内にツールを導入するために必要なルールを確認してください。

4.複数のツールを検討する

必要要件が明確になったら、BPMツールを探し、3.のステップで出した要件に当てはまるサービスの中で検討します。探し方としては大きく以下です。

  • 検索サイトの検索を通して探す
  • 他部署や取引先で利用しているツールがないか聞き、紹介いただく
  • BPMツールの提供元企業から営業を受けたタイミングで検討する

ただ、BPMという概念自体が日本であまり浸透していないこともあり、検索しても最新のサービスがヒットしないことも多いことに留意してください。その場合は、BPMツールに限定せず他の進捗管理ツールやコラボレーションツールも合わせて検討することもおすすめです。
また、詳細は後述しますが、ツールは自社の業務プロセスに合うものを選べるよう必ず複数のツールを見て比較してから決定するようにしてください。サービスによっては資料請求やデモの依頼が可能ですので、積極的に情報収集をしましょう。

5.試験的に運用し、問題がなければ本格導入

ツールを選定したら、実際の業務で利用を開始します。ツールの提供先が導入支援をしてくれることも多いので、その際は先方の指示に従って導入を進めます。手軽に自身で導入できるツールの場合は、現場メンバーも巻き込んで業務での利用を開始しましょう。
どちらの場合でも、いきなり全業務を切り替えるのは負荷が高く失敗のリスクもあります。まずは担当者が少なくフローがシンプルな業務からトライアルするのがおすすめです。2週間〜1ヶ月程度取り組み、問題がなければそのまま業務範囲を拡大していきましょう。

6.導入後はPDCAの手順で改善する

冒頭で記載したようにBPMは継続して業務改善に取り組むことを前提とした手法であり、一般的にはPDCAサイクルで改善していきます。

PDCAサイクルの流れを表した画像

一度ツールを導入するとその後はプロセスを変更しづらいかと思いますが、さらなる業務効率化のため定期的に見直す機会を設け、業務フローを再構築できるとベストです。より詳細な進め方についてはBPMについて解説している記事も参考にしてください。

BPMツール導入時のポイント

必ず複数のツールを比較検討・トライアルする

BPMという打ち出しは同じでも、機能や使い方にはサービスごとに差異があります。自社にとって必要な機能条件に合うものの中から複数のサービスを比較してから導入を決めましょう。特によくある失敗例として、とりあえず最も安いサービスを導入したり、1番最初に営業を受けたツールをそのまま導入したりした結果、業務にフィットせず運用できなかったというケースがあります。今はほとんどのサービスでトライアル期間やデモの機会を設けていますので、具体的な機能まで確認してみることをおすすめします。

現場メンバーも巻き込んで導入する

サービスをうまく定着させるためには、実際にサービスを利用する現場担当者が使いこなせることが肝心です。実際にシステムを使用するメンバーにもサービスの選定やデモに参加してもらい、感触を確かめてから導入しましょう。選定に関わってもらうことで、トップダウンで導入を進めるよりも納得感を得やすく、スムーズな導入に繋がるという効果もあります。

業務に合うツールを選ばず、ツールに業務を合わせる

BPMツールは、BPMに知見のある各企業が、BPMを行うための最適な管理方法として提供しているサービスです。現行のフローにツールの使い方を合わせるのではなく、ツールが推奨している使い方に合わせて社内の業務フローを整える方が結果的に効率化に繋がりやすくなることも多々あります。導入時、ツールへの業務フローの登録を通して、最適な管理方法を見直してみてください。

トライアルの期限を決めておく

サービスの切り替えには移行コストがかかるため、試験利用から本格導入までの期間が長期化してしまいがちです。トライアル期間を設けているツールも多くありますが、期限を設けずトライアルを続けていても、いつまでも本格利用に切り替えることができません。
設けた期間の中でトライアルをしてみて合わなければ中断する、もし本格導入するのであれば本腰を入れて切り替える準備を進める、という風に、期限を設けましょう。

2021年度おすすめBPMツール

BPMに関連したツールは、実は日本よりも海外に多く存在しています。今回は、日本の企業が提供しているツールを3つ、海外のツールを2つご紹介します。

octpath

こちらは弊社が提供しているサービスです。複数の企業様の業務改善プロジェクトに携わった経験から生まれ、2021年3月下旬にクローズドβ版をリリースしました。
サービスサイト: https://octpath.com/

octpathのイメージ画像です

サービスの特徴
定型業務プロセスの管理に特化しており、業務プロセスとマニュアル、チェックリストを同時に管理できるツールです。マニュアル部分には入力項目やプルダウンの選択ブロックも設置できるため、業務記録としてもお使いいただけます。また、完了期限や担当者の設定が厳密なため、ミスや抜け漏れを細かく管理する必要のある業務に特に適しています。

金額
1ユーザーにつき月額1,650円の1プランのみご提供しており1ヶ月間の無料トライアルプランを受け付けています。詳細は、サイト内からお問合せください。

Questetra

Questetraは、フローチャート形式で業務プロセスを可視化できるサービスです。
サービスサイト: https://questetra.com/ja/

Questetraのイメージ画像です

サービスの特徴
1番大きな特徴はフローチャートをそのまま図式化できることです。既に社内にフローチャートがある場合や、フローチャートを作成した経験のある方であればスムーズに登録ができる仕様です。また、タスクの閲覧形式や権限の設定が柔軟で、できることの幅が広いこともポイントです。

金額
1ユーザーにつき月額960円、2400円、3840円の3つのプランがあり、希望によっては別料金でオンプレミスでも提供しています。ただ、全てのプランで最低利用人数が5名となっているので注意してください。

pipefy

pipefyは海外のサービスで、かんばんボードが特徴的なBPMツールです。
サービスサイト: https://www.pipefy.com/

pipefyのイメージ画像です

サービスの特徴
各業務ステップをかんばんボードの1列ごとに設定し、チケットを左から右へ進めることで進捗状況を管理できます。かんばんボードに慣れている方には使いやすいと思います。また、各チケットにはファイルを添付したり、チェックボックスや入力項目を設けることもでき、簡易的なマニュアル・作業記録としても利用できます。

金額
全部で4つのプランがあり、無料プランも用意されています。筆者が使ってみた範囲では無料でも十分な機能が備わっていました。詳細はサイトを確認してください。

Process Street

こちらも海外のサービスで、他のツールに比べマニュアル管理に重きを置かれています。
サービスサイト: https://www.process.st/

process streetのイメージ画像です。

サービスの特徴
デザインはシンプルでありつつ、進捗率をバーで示したりタスク完了時にクラッカーのエフェクトを出したりと、ビジュアル化に力を入れています。タスクの全体感を確認しやすく、誰にでも理解できる分かりやすいテンプレートを作成できます。ただ、マニュアルとチェックリストを合体させたもの、というコンセプトのため、進捗管理の意味合いはやや弱めです。

金額
3つのプランがあり、1ユーザー月額12.50ドルから利用できます。2週間の無料トライアルがありますので、まずはお試しで触ってみることをおすすめします。

おわりに

BPMツールは導入にパワーがかかる分、きちんと定着して運用できるようになれば大幅な業務の効率化が見込めます。既存の業務フローでの運用期間が長くなるほど業務は属人化し、見える化しづらくなっていきます。なるべく早めにツールを導入し、BPMに取り組み始めることをおすすめします。

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