業務の効率化に役立つツールは多数ありますが、自社の課題や状況に合ったツールを導入しなければ、導入や運用のコストにより反対に非効率になってしまう可能性もあります。
本記事では業務効率化に役立つツールをカテゴリ別にご紹介しています。ツール選定時のヒントとなる情報も合わせて記載していますので、ぜひ参考にしてみてください。
業務効率化にツールを利用することのメリット
最初に、ツールを利用して業務効率化に取り組むことのメリットをおさらいします。
ツールを利用しない方法も含めて効率化の方法について網羅的にご紹介している記事もありますので、合わせて参考にしてください。
セキュリティを強化できる
ITやクラウドに関してセキュリティ面での懸念が述べられることがありますが、物理的な管理においても同様の問題が存在します。誰にでも傍聴・閲覧が可能な状況を作り出したり紛失したりする可能性があることから情報漏洩のリスクがあり、また紛失の恐れもあるためです。クラウドサービスに情報を集約することで閲覧やアクセス権の制限が可能になり、むしろセキュリティを強化することができます。
ベストプラクティスを知ることができる
多くのツールは、その領域に対して知見を持つ企業が、最も良い形で業務を進行できるよう設計しています。したがって提示されている手順に沿ってツールを利用することで、該当領域におけるベストプラクティスを知ることができます。外部のコンサルタントに頼らず自社で業務の最適化ができる上、業務の分析や見直しの手間を減らせることから取り組み自体を効率的に進められることもメリットです。
物理的な手間を減らすことができる
クラウドサービスを利用することで、以下のような物理的なムダの削減につながります。
- 紙の印刷、会議室の手配・準備などのコスト
- 書類の管理スペースやオフィスなどの空間
- 移動・準備作業などにかかる時間
ただし、上記の削減に伴い人件費や交通費も抑えられる代わりに置き換えたツールの利用料が発生するため、それぞれ試算をして利益率を確認してみてください。
業務効率化ツールのカテゴリ
業務効率化に利用できるツールは数多あります。以下には代表的なジャンルのみ記載していますが、この中を細かく分類していけば採用マッチングや名刺管理、オンラインストレージ、AI-OCRを利用したツールなど、様々なジャンルが存在します。
全てのジャンルにおけるおすすめツールを羅列するとキリがなく、また、業務や業種に特化したツールは企業規模や業界によっても適切なツールが異なるため、今回は上図における「業務管理」「自動化」「コミュニケーション」に該当するツールに限定してご紹介します。
業務効率化ツール選定時のポイント
具体的なツールをご紹介する前に、ツール選定時のポイントについてご説明します。以下の観点を押さえた上で具体的なツールを検討しましょう。
自社の課題を明確にする
先述した通り「業務効率化ツール」と言えど種類は多く、適している業種・業務や解決できる課題はそれぞれ異なります。業務を効率化できるかどうか？を漠然と確認するのではなく、最終的な理想状態と現状の課題＝Asis Tobeを明らかにした上でツールの選定を行いましょう。理想的には、チーム・組織と各業務のそれぞれのAsis Tobeを把握できていると良いです。
Asis Tobeについて解説している記事も考え方の参考にしてください。
複数のツールを使うことを許容する
業務改善に取り組まれる企業様からよく「業務で利用するツールをひとつにまとめたい」というご意見を伺いますが、ツールにはそれぞれ得手不得手があるため、全ての業務を完璧に効率化できるツールは存在しません。業務の性質や課題感に合わせて複数のツールを使い分けることを前提に、ツール同士の役割分担を明確にすることを意識しましょう。
機能比較表などにとらわれ過ぎない
ツール選定時のよくある誤りとして、自社にとって必要と思われる要件から必要機能一覧を作成して○✗をつけて、○が多いものを選定するというアプローチがあります。この方法は一見、定量的・客観的に選定されているように見えますが、「そもそも導入によって得たい効用、目的を達成できるか」という観点や「総合的な使い勝手」という観点が抜け落ちてしまう場合があるため注意してください。
可能であれば実際に作業を行うメンバーや、全体を俯瞰的に把握している上長の、定性的な意見も取り入れながら選定することをお勧めします。
必ずトライアルをして操作感を確かめる
サービスサイトや概要資料の記載情報から良いツールだと判断できた場合でも、可能な限り、導入前にご自身でサービスを触ってみるようにしましょう。“メンバーからすると複雑すぎて使いこなせなかった”、“UIが分かりづらく操作に迷ってしまう”など、実際にサービスを触ってみないと分からないことも多くあるためです。
おすすめ業務効率化ツール10選
カテゴリ別に、効率化にお役立ていただける代表的なツールをご紹介します。同カテゴリのその他のおすすめツールは参考として貼付しているリンク先の記事からご確認いただけますので、合わせて参考にしてください。
業務管理
業務管理ツールについては、海外製であっても日本で展開されているツールも多く、種類も豊富です。業務管理と言っても管理の方法やUIUXが大きく異なるため、今回は以下の4つのカテゴリに分けておすすめツールをご紹介します。
- タスク・プロジェクト管理
- フロー管理
- ナレッジ管理
- データ管理
タスク・プロジェクト管理ツール
名前の通り、タスクやプロジェクトに関わる期限・担当者などの管理ができるツールです。数分で終わるような小さいTodoから一定期間かけて行うプロジェクトまで幅がありますが、タスクとプロジェクトをどちらも管理できるツールが多いため、今回はまとめてご紹介します。
おすすめのタスク管理ツールについての記事や、進捗管理ツールについてご紹介している記事の中では、この他のおすすめツールも記載しています。
asana
まずひとつめはasanaです。弊社でも3年ほど前から利用しています。
サービスサイト: https://asana.com/
asanaは一文のタスクタイトルと担当者・期限を登録できる形式であることから、数分〜1日程度で終えられるような単発で発生するタスクの登録に適しています。つい抜け漏れてしまいがちな小さなタスクを、タスクが生じた瞬間にasana上にメモしておくようなイメージです。
また、アップグレードすることでガントチャートやワークフローの機能も利用できるため、複雑性が高い・流れのある業務の管理にも役立てられます。
繰り返し発生する業務や複雑性の高い業務を管理したい方からすると簡易すぎてしまいますが、UIも操作性もシンプルなため、簡単にタスク管理を始めたい方におすすめです。
JIRA
プロジェクトの管理に適しているツールです。こちらもasana同様、以前から弊社で利用しています。
サービスサイト: https://www.atlassian.com/ja/software/jira
基本的なタスク情報に加えて、工数の記録やタスク同士の紐付けなど、かなり詳細な情報登録が可能です。したがって大人数で長期間かかるプロジェクトに取り組んだり、担当者や作業効率を緻密に記録したり等、業務の特徴に合わせて柔軟に管理することができます。
反対に簡単ですぐに終えられるような業務の管理に用いるには、オーバスペックになり使いづらくなってしまう可能性があります。
弊社では、タスクの粒度と進め方によってツールを使い分けており、小さなTodoはasanaに、ある程度期間がかかるタスクはJIRAに登録するようにしています。企業の規模とタスクの性質から適したツールを検討してみてください。
フロー管理ツール
フロー管理ツールは、主に定型業務の管理・改善に活用できるツールです。定型業務とは「定常的に発生していて、業務の流れや手順が決まっている業務」のことで、一般的にイメージしやすい例としては以下があります。
- 経費精算、給与振り込み作業
- 週次で行う営業実績の回収、分析
- 各種事務作業（契約書の印刷や荷物の発送、ファイリングなど）
- 入社手続き（入社確定〜事業部配属までに行うPC手配や研修、社員証発行等）
- 事故やトラブル、障害発生時の対応フロー
- メディア運営業務（記事の執筆、推敲、アップロード、公開）
フロー管理ツールには、業務を整理するために「フロー形式で業務を可視化できるツール」と、「可視化した後のフローを用いてそのまま業務管理ができるツール」の2種類があるので、用途に合わせてご検討ください。フローチャートツールを紹介している記事や、BPM（ビジネスプロセスマネジメント）ツールのご紹介記事でもおすすめツールをご紹介しています。
Lucid Chart
フロー図の可視化に特化したツールで、フローチャート形式で簡単に業務の全体像を表すことができます。
サービスサイト: https://www.lucidchart.com/pages/ja
フローの可視化に特化したサービスのため、まずは業務を可視化し全体像を把握したい、という場合にお役立ていただけます。また、リアルタイムに同時編集できるため、ミーティングなどで議論をしながら業務の可視化に取り組める点も便利です。
上記のサンプルイメージは実際に筆者が作成したものです。左側に用意された図形をドラッグアンドドロップすることですぐに作成できます。また、フローチャートに特化した記号が細かく用意されているので、あらゆるケースのフローチャートを表現できます。
フロー管理自体あまり認知度が高くありませんが、定型業務の管理には非常に重要な観点になります。タスク・プロジェクトの管理ではしっくりきていないという場合に一度お試しいただけると良いかと思います。
マニュアル・ナレッジ管理ツール
作業の手順を記録できるサービスで、以下のように大きく2つの形式に分類できます。
ナレッジ管理
ひとつはストック型のマニュアルです。“wikiツール”と呼ばれることもあります。必要なタイミングで確認するイメージで、社内のルールや方針をまとめたものや、ヘルプページ、FAQなどが該当します。
作業管理
もうひとつは実際の作業手順をまとめたマニュアルで、作業するたびに手元で確認したり、チェックをしたりするイメージです。“作業手順書”や”チェックリスト”などが該当します。
一般的にはどちらも「マニュアル」として紹介されてしまうため比較がしづらいですが、活用できる場面は大きく異なります。導入目的やから、どちらが適してるいるか、確認してみてください。また、マニュアル作成におすすめのツールを紹介している記事でもその他のツールをご紹介しています。
Confluence
ナレッジ管理に該当する海外のサービスで、プロジェクト管理ツールとしてご紹介した「JIRA」と同じ企業が提供しています。弊社でも利用しています。
サービスサイト: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence
JIRAと同様に機能が豊富で、あらゆる形式でのドキュメンテーションが可能です。また検索性が高いため、情報を蓄積しても、必要なときに必要な情報を取り出すことができます。弊社では、事業運営に関わる情報と提供しているサービスに関する情報、組織に関わる情報など全てConfluenceに集約しています。
ただし、できることが多い反面やや玄人向けのため、使い方を理解しづらい、使い切れないと感じられる可能性もあります。テンプレートもあるので、どのように利用したら良いかを一度確かめてから導入しましょう。
teachme biz
主に工場や飲食店、スーパーなどでの現場作業を対象とした、作業管理のためのマニュアルサービスです。
サービスサイト: https://biz.teachme.jp/
画像・動画を使ったマニュアルをメインとしており、素材の加工・編集に関わる機能が豊富に用意されています。マニュアルをコースでまとめたり、受講率を表示することも可能なため、教育や引き継ぎにも利用しやすく、マニュアルの改善に向けた分析も可能です。
注意点として、大規模企業での利用がメインのため、料金プランからして少人数での利用においてはコストがネックになる可能性があります。
octpath
弊社が提供している作業管理のためのマニュアルサービスで、作業手順をステップごとに分けて登録し、そのまま業務の管理が可能です。
サービスサイト: https://octpath.com/
手順やチェックリストなどの必要情報を使って、そのまま業務の管理ができます。チェックリストの挿入や条件分岐処理も可能なためミスや遅れを防げるだけでなく、教育や引き継ぎの効率化にもつながります。
マニュアルはあるけどミスが減らないという方、手順と進捗状況を分けて管理されているという方におすすめです。
データ管理
業務進行において発生するデータ・ファイルの管理ができるツールです。有名どころとしてはGoogle DriveやOne Driveなどがありますが、あまりにもメジャーなため、ファイル管理に特化した海外サービスをご紹介します。
box
もともと大企業向けのデータ管理のために開発されており、ビジネスに必要な機能が豊富なことが特徴のサービスです。
サービスサイト: https://www.box.com/ja-jp/home
コンテンツの管理ができるのはもちろんのこと、承認のためのワークフローがついていたり、書類にそのままサインができたりと、業務を円滑にすすめるための付随機能が多数あります。企業向けで出発したサービスのためセキュリティにも力を入れています。また、ビジネスプラン以上であればデータ容量無制限で利用可能であることもポイントです。
Dropbox
ストレージ管理に特化したサービスで、全世界で50万以上のチームに利用されています。
サービスサイト: https://www.dropbox.com/ja/
ストレージ管理に特化しているため、1ファイルあたりの容量が無制限、セキュリティが充実、バックアップを半年間復元可能など、細かな便利機能が豊富です。ファイル共有時の保護や透かしも可能なため、ビジネスでの利用に適したサービスです。
社内では必要十分なツールとしてGoogle Driveを利用しつつ、お客様とのファイル共有には別のクラウドサービスを使うなど、強みに合わせて使い分けることもおすすめです。
自動化ツール
業務の自動化についてはAIを用いたもの、RPAによるものなど、様々な実現方法があります。業種や業務に特化しているツールも多いかつ、気軽に使い始められるものも多くないため、今回は汎用的かつミニマムに使いやすいツールを1つご紹介します。
zapier
海外のサービスで、ツール同士を組み合わせることで業務を自動化することができます。
サービスサイト: https://zapier.com/
基本的に、zapierと連携されているツールを使った基本的な作業であれば自動化が可能で、例えば弊社では以下の業務をzapierを通して自動化しています。
- オウンドメディアの日次・週次のパフォーマンスを自動集計しチャットツールに通知する
- 自社サービスに資料請求やトライアル申込があった場合、お礼メールを自動で送信し、リード情報をslackに通知する
- 自社サービスの有料利用が確定した際、請求作業のタスクをasana（タスク管理サービス）とGoogleカレンダーに自動で登録し、請求日を期限日に設定する
- 特定の条件に合致するメールが届いた場合、チャットツールにメールを転送する
“メールの自動送信”のように作業自体を削減できるケースもあれば、メール情報をslackに通知するなど、情報の一元管理のために役立てられるケースもあります。作業を減らすことでミスの発生を抑制できることもメリットです。
英語対応のみのためやや設定しづらく感じられる可能性もありますが、サポートの対応も手厚くヘルプページも充実しているため、コツさえ掴んでしまえばあらゆる作業の自動化に活用していただけるかと思います。
コミュニケーションツール
リモートでの働き方が主流になるにつれ、オンラインでのコミュニケーション円滑化に役立てられるツールも多様化しました。リモートワークで活用できるおすすめツールをご紹介している記事も参考にしてください。
slack
弊社でも利用しているチャットツールです。全世界に1,000万人以上のユーザーを抱えており、日本でも多くの企業が取り入れています。
サービスサイト: https://slack.com/intl/ja-jp/
ほかのチャットツールの利用と比較して、UIやUXの細部までこだわって設計されているため、無駄がなく使いやすいことが最も良いポイントです。過去のメッセージを探しやすかったり、チームの人数が多い場合でも通知が多すぎなかったりと、細かな気遣いが伺えます。
また、連携できるサービス数が圧倒的に多いことも利点です。他サービスの通知をslack上で受け取ったり、サービスによってはslack上でも作業やコメントの返信ができます。そのほか社内手続きのためのワークフローの作成、リマインダー機能など、業務を円滑に進めるための機能も豊富です。
zoom
最もメジャーなオンライン会議ツールとも言えるサービスで、弊社でも利用しています。社内のミーティングからクライアント様との商談・打ち合わせでも利用できます。
サービスサイト: https://explore.zoom.us/ja/products/meetings/
web会議での利用を目的に作られたツールのため、ウェイティングルームを作ったりホワイトボードを利用できたりと、会議を円滑に進めるために必要な機能が備わっています。また、アカウント登録者が1人いれば他の参加者はURLをクリックするだけで参加できることも使いやすさのひとつです。
Discord
ビジネスツールではないため少し毛色が違いますが、オンライン通話ができるサービスです。指定されたチャンネルに参加しているユーザー同士で会話することができます。
サービスサイト: https://discord.com/
リモートで作業していると業務連絡以外のコミュニケーションが不足しがちなため、弊社では雑談を積極的にすることを目的にDiscordを導入しました。常時discordを繋いでおくことでいつでも気軽に話しかけられる環境を作れるため、業務に関わる報告・相談を瞬時にできることはもちろん、雑談の機会がつくられることで、オフィスにいる場合と同等のコミュニケーション量を担保できます。
Spir
日程調整の効率化に特化した国内サービスです。リンクを送るだけで日程調整が簡単に進められます。
サービスサイト: https://www.spirinc.com/
外部のパートナーや顧客と同時に日程調整をする場合、自身のカレンダーから候補日時を確認し、メールで複数回ラリーを繰り返し日程を調整する手間が発生します。spirでは候補日を指定して先方にリンクを共有することで、相手に日時を選択してもらうことが可能です。
筆者はspirを利用して日程調整の依頼を受けたことがありますが、メールと自身のカレンダーを行き来する手間がなく、依頼された側としても効率的だと感じました。
コミュニケーションについてはそれぞれ完全に違った用途のツールをご紹介しました。ご自身の業務形態に合ったものがあれば幸いです。
おわりに
繰り返しになりますが、むやみにツールを導入しても業務を効率化することはできません。ツールごとの強みを理解した上で、業務ごとに本当に必要なツールを正しい形で導入することが重要です。
例えば弊社では、先述したようにタスク管理に関わるツールを3つほど同時利用しているほか、メール管理ツールや顧客管理ツール、ヘルプデスクツールなども利用しています。それぞれ使い分けや利用におけるルールを決めて運用しています。
適切なツールを導入できるよう、自社の課題と理想状態を明らかにしつつ、様々なツールを比較検討してみてください。
