進捗管理は業務運営において不可欠ですが、紙やエクセルで進めるには限界があるためクラウドサービスでの管理がおすすめです。本記事では進捗管理におすすめのツールと合わせて、選定基準や導入時のポイントもご紹介します。ぜひ参考にしてください。

進捗管理ツールとは

何をするためのツールなのか

その名の通りですが進捗管理ツールは、タスクの進捗状況を見える化し、業務のマネジメントをサポートしてくれるシステムです。具体的な機能はツールによって様々ですが、基本的には以下の情報を管理することができます。

  • ある業務やプロジェクトの中で発生しているすべてのタスク
  • 各タスクのステータス
  • 各タスクの担当者、管理者
  • 各タスクの期限

これらをツール内に登録しておくことで、業務進捗の管理を容易にすることができます。

タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールとの区別

進捗管理ツールの分類を示した画像です。

進捗管理は業務を問題なく推進するために必要な要素の一つです。したがって画像のように、進捗管理ツールの中にタスク・プロジェクト管理ツールやその他の業務管理ツールが内包され、厳密な区別はないと言えます。
ただ、どのツールも進捗管理をすることは可能ですが、業務の特徴に合っていないと十分に効用を得ることができなくなってしまいます。詳細は後述しますが、進捗管理ツールと一括りにせず、自身の業務の特徴に合うツールを選択することが大切です。

ツールを導入することによる効果

進捗管理自体のメリット

そもそも、進捗管理自体には大きく以下のようなメリットがあります。

  • 各業務の担当者や期日が明らかになる
  • 抜け漏れや遅れを事前に防ぐことができる/瞬時に気づくことができる
  • タスクの優先度が明らかになる
  • 通知や自動アサインにより、進捗管理自体の負荷を減らすことができる

関係するメンバーや業務量が多くなると全ての業務を把握することが難しくなるため、各タスクに関する情報をまとめ整理することで、タスクを問題なく履行できます。

進捗管理ツールを導入するメリット

その上で進捗管理をツールで行うことの1番のメリットは、リアルタイムにタスクの進捗状況を把握できることです。クラウドサービスであれば複数名が同時に利用・更新できるため、常に最新の進捗状況を記録することができます。
また、業務管理をツールに任せることができるため厳密な管理の必要がなくなり、マネジメントの工数自体を減らせることもポイントです。

ツールの選定基準

進捗管理ツールに限らず今は多数のツールが開発されており特徴も異なるため、自社の業務に合うものを選ぶ必要があります。利用人数やデータ量の制限などの制約条件にプラスして、以下の基準を参考にツールを選定してみてください。

管理したい業務の特徴に適しているか

進捗管理の対象業務がプロジェクトなのか、単発で発生するタスクなのか、ルーティンで発生するフローなのかなど、業務の特徴によって適切な管理方法は異なります。自身の業務形態に合っているか、具体的に業務を当てはめて確かめてみてください。

現場メンバーが使いやすいか

ツール導入を行うのは管理者・マネージャーであることが多いですが、実際にツールを使用して作業を進行するのは現場の担当者です。ツールの導入を決めたもののうまく運用に乗らず失敗してしまうケースも多々あります。マネジメントの立場だけでなく、メンバーの視点で使いやすいと感じられるかどうかを事前に確認しましょう。可能であればメンバーにも試してもらえるとベストです。

コストに見合う業務改善効果が見込めるか

当然のことですが、十分に業務を改善することができるのか、コストと合わせて必ず確認しましょう。ここで言うコストは費用だけでなく、導入時に発生する管理方法の移行コストや、運用に乗せるための現場への教育コストも含まれます。ツールを導入するまでの流れを具体的にイメージして、コストに見合う効果が得られるかを正しく評価しましょう。

おすすめの進捗管理ツール6選

進捗管理ツールは多数ありますので、今回はおすすめのツールを6つに絞ってご紹介します。筆者が使用した感想も合わせて記載しているので、参考にしてみてください。

1. JIRA

JIRAはもともとソフトウェア開発の進捗管理のために作られたクラウドサービスです。有名企業にも多数導入されていて、弊社でもビジネスサイドと開発用の両方で使用しています。
サービスサイト: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

JIRAの画面イメージです

サービスの特徴
大企業ではJIRA専門の担当者が置かれるほど、多機能でパワフルなサービスです。もともとソフトウェア開発に使用されていたことからチケット単位でタスクのステータスを管理でき、リストやかんばん形式で進捗状況を分かりやすく確認できます。また、大企業に多く導入されていることから他サービスとの連携やセキュリティの管理も分厚く設計されています。

向いている業務
多機能で柔軟なため、複雑性の高いプロジェクトに適しています。反対に簡易な業務や工数の少ない業務の管理にはオーバースペックになってしまう可能性があります。

料金
10ユーザーまでは無料でご使用いただけます。11名以上は1ユーザー月額840円から利用可能で、7日間の無料トライアルも可能です。個人的には、機能の割にかなり安価だと感じます。

2. octpath

octpathは弊社が提供している、定型業務に特化した進捗管理サービスです。弊社の業務マネジメントでも実際に使用しています。
サービスサイト: https://octpath.com/

octpathの画面イメージです

サービスの特徴
業務をフロー単位で登録できることと、各フローで参照すべきマニュアルや作業記録、チェックリストを一つにまとめて管理できることが特徴のクラウドサービスです。細かい期限設定、担当者のデフォルト登録など、ルーティン業務の進捗管理に役立つ細かい機能が豊富です。

向いている業務
繰り返し発生する且つ、業務の流れ・作業手順が決まっている業務を対象としています。反対に、都度判断が必要になるプロジェクトや単発で発生するタスクの管理には不向きです。

料金
1ユーザーにつき月額1,650円の1プランのみ提供しており、1ヶ月間の無料トライアルを実施しています。上記サイトよりデモのご予約、資料請求を受け付けておりますので、詳細はお打ち合わせにてご相談ください。

3. asana

asanaはfacebookの共同創業者が開発した王道のタスク管理ツールです。弊社でも、交通費の精算やメール返信などの細かいタスクを管理するために使用しています。
サービスサイト: https://asana.com/

asanaの画面イメージです

サービスの特徴
asanaは、シンプルで柔軟なことが1番の特徴です。サンプル画像のリスト表示の他、かんばんやカレンダーなどの表示形式に切り替えることができたり、期限設定や変更も容易です。小規模なチームから大規模なプロジェクトまで汎用的に使用できます。

向いている業務
個人のタスクからチームのタスクまで幅広く管理できます。ただ、単発で発生したタスクを管理するニュアンスが強いので、大規模なプロジェクトやフローの管理には向きません。備忘として小さい業務をメモしておく感覚だと使いやすいと思います。

料金
ユーザー制限はなく、無料からエンタープライズまで4つのプランがあります。細かい機能は有料のものが多いですが、シンプルな業務管理であれば無料でも十分使えるかと思います。詳細はサービスサイトをご確認ください。

4. monday.com

mondayはアメリカの企業が提供している、10万以上のチームに導入されているサービスです。ユーザーがカスタムできる範囲が広いため、柔軟に管理することができます。
サービスサイト:https://monday.com/lang/ja/

mondayのサービス画像です。
画像はダークモードのサービス画面です

サービスの特徴
メインの画面はGoogleスプレッドシートに近く、カラムを自由に作成し、進捗状況だけでなく必要なデータ・記録事項も管理できます。また、ダッシュボードという機能を使用すればグラフやチャート形式で簡単に図式化することも可能です。全体的にカラフルで、ビジュアル化することを重視しているツールです。

向いている業務
リスト形式で各タスクに関する情報を整えることができるため、比較的、長期的に取り組むプロジェクトや繰り返し発生する業務の管理に適しています。また、進捗だけでなくタスクのアウトプットも把握したい場合におすすめです。

料金
全部で4プランあり、最も安いプランでは1ユーザー月額900円から利用可能です。3人以上のチームで利用です。14日間の無料トライアルも実施しています。

5. Trello

かんばんボードで広く知られている進捗管理ツールです。筆者も過去に、7名のチームでの業務管理に使用していました。
サービスサイト: https://trello.com/ja

Trelloの画面イメージです

サービスの特徴
左から右へタスクをずらしていくことで業務のステータスを確認できる、かんばんボードが大きな特徴です。パッと直感的にタスクの進捗を把握することができます。また、担当者や期限などタスクに付随する情報も追加することができるため、業務進行にも便利です。

向いている業務
個人でもチームでも使用できます。ステータスごとに列を分け各ステータスのタスク量を把握できるため、進捗を細かく管理したい場合や俯瞰して進捗状況を見たい場合におすすめです。

料金
無料、$10、エンタープライズ(お問合せ)の3つのプランに分かれています。人数制限はなく機能に差があるため、使用したいチームやプロジェクトに合わせて検討してください。

6. backlog

backlogはプロジェクト管理に用いられる、日本製のクラウドサービスです。テレビCMも放送されていたためご存知の方も多いかもしれません。
サービスサイト: https://backlog.com/ja/

サービスの特徴
プロジェクト管理ツールのため、単発で発生する業務についての担当者や期限、業務指示などを細かく設定することができます。社外メンバーの参加機能やタスクのテンプレート登録など、細かな機能が充実していますが、画面もとてもシンプルで見やすいサービスです。

向いている業務
提供企業が自身で打ち出している通り、タスクとプロジェクトの管理であれば幅広く利用できます。ゲスト機能があったり権限設定も柔軟なので、大規模・長期間に渡るプロジェクトの進捗管理にも対応できることがポイントです。

料金
10ユーザーまでは無料で使用することができます。全4プランあり、ユーザー数に制限はありませんが使える機能に差がありますので、詳細はサービスサイトを確認してください。

ツール導入時のポイント

必ず複数のツールを比較検討・トライアルする

同じ進捗管理ツールでも機能や使い方にはサービスごとに差異があります。自社にとって必要な機能条件に合うものの中から複数のサービスを比較してから導入を決めましょう。特によくある失敗例として、とりあえず最も安いサービスを導入したり、1番最初に営業を受けたツールをそのまま導入したりした結果、業務にフィットせず運用できなかったというケースがあります。今はほとんどのサービスでトライアル期間やデモの機会を設けていますので、具体的な機能まで確認してみることをおすすめします。

定着・運用方法も設計する

業務管理の方法を変更することは、管理者にはもちろん現場メンバーにも負荷がかかり、新しい管理方法に慣れるまではミスや抜け漏れが頻発します。可能な限り早く安定運用ができるよう、現場への装着の方法についても取り組む前から検討しておきましょう。具体的には、全業務を管理しきるまでのスケジュール、全メンバーへのツールの使い方の共有方法などです。

メンバーも積極的に巻き込む

先述した通り、サービスをうまく定着させるためには、実際にサービスを利用する現場担当者が使いこなせることが肝心です。実際にシステムを使用するメンバーにもサービスの選定やデモに参加してもらい、感触を確かめてから導入しましょう。選定に関わってもらうことで、トップダウンで導入を進めるよりも納得感を得やすく、スムーズな導入に繋がるという効果もあります。

トライアルの期限を決めておく

サービスの切り替えには移行コストがかかるため、試験利用から本格導入までの期間が長期化してしまいがちです。期限を設けずトライアルを続けていてもいつまでも本格運用に切り替えることができません。はじめに設けた期間の中でトライアルをしてみて、合わなければ中断する、もし本格導入するのであれば本腰を入れて切り替える準備を進める、という風に期限を設けましょう。

おわりに

進捗管理ツールは多岐に渡るため、自社に合うものをきちんと選定する必要があります。関係メンバーと協力して取り組みましょう。また、どのツールも提供元企業のサポートが充実しています。分からないことがあればお問合せで確認してみたり、資料を請求してみたりなど、積極的に情報収集をして比較選定してみてください。

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