リモートワークの導入はうまく進んでいますか?
オンラインではお互いの状況やタスクの進捗状況が見えなくなってしまうため、業務を効率的に進めるためにはクラウドサービスの利用が不可欠です。ジャンルごとにおすすめのツールをご紹介しますので、ぜひ取り入れてみてください。

リモートワークでツールを導入する重要性

リモートワークを円滑に進めるためにはツール、特にクラウドサービスの導入が不可欠です。

リモートワーク・テレワークでは、社員がそれぞれ離れた場所で業務を行います。時間や場所を問わないため多様な働き方を取り入れられる、コストを削減できるなどの良い面もある一方で、お互いの様子が見えないためにメンバーの変化に気づけなかったり、業務の進捗状況を把握できず結果的に事業や組織の運営に問題をきたしてしまったりする可能性があります。

そこで、リモートワークに適したツールの導入が役立ちます。詳細は後述しますが、ツールの導入によってリアルタイムのやりとりや業務確認が可能になり、誰がどこにいても問題なく業務を進行できる環境を実現できます。また、コストの削減やコミュニケーション量の増加、業務のミスや遅れの削減も期待でき、オフラインと比較しても業務を効率化できる可能性が大いにあります。
リモートワークを通して業務を効率化するためにも、ぜひツールの導入を検討してみてください。

ツール選定時のポイント

今やあらゆる分野でさまざまな特徴のツールが開発されているため、自社の状況に合ったツールを導入する必要があります。自社に合ったツールを選定するためのポイントは以下です。

自社の業務・体制に適しているか

業務や組織体制は企業によってバラバラなため、適切なツールも異なります。例えば、管理したい業務はプロジェクト形式なのか繰り返し発生する業務なのか、何名のチームでツールを導入したいのか、既存のツールとどう棲み分けるか、などです。自社の業務やチームに合っているか、具体的に利用シーンを想像して確かめてみてください。最近ではサービスサイトにおすすめのプランや導入例が記載されていることがほとんどなので、ツールの提供元が推奨している利用方法を見てみるのもおすすめです。

現場メンバーが使いやすいか

ツール導入を行うのは管理者・マネージャーであることが多いですが、実際にツールを使用して作業を進行するのは現場の担当者です。ツールの導入を決めたものの、リテラシーなどの問題からうまく運用に乗せられず失敗してしまうケースも多々あります。マネジメントの立場だけでなく、メンバーの視点で使いやすいと感じられるかどうかを事前に確認しましょう。

コストに見合う業務改善効果が見込めるか

当然のことですが、導入するだけの効果が見込めるか、コストと合わせて必ず確認しましょう。ここで言うコストは費用だけでなく、既存ツールからの移行コストや、運用に乗せるための現場への教育コストも含まれます。ツールを導入するまでの流れを具体的に洗い出して、コストに見合う効果が得られるかを正しく評価しましょう。

後半では、ジャンルごとにおすすめのツールをご紹介します。以上のポイントを踏まえて、導入を検討してみてください。

ツール紹介: オンラインミーティング

リモートワークではミーティングもオンラインで行う必要があります。今回は、社内で行うミーティングで使用できるおすすめツールをご紹介します。

①Zoom

言わずと知れたミーティングツールです。弊社も導入していて、社内のミーティングからクライアント様との商談・打ち合わせでも利用できるため重宝しています。
サービスサイト: https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

zoomのイメージ画像です

サービスの特徴
zoomはweb会議での利用を目的に作られたツールです。したがって、ウェイティングルームを作ったりホワイトボードを利用できたりと、会議を円滑に進めるために必要な機能が備わっています。また、アカウント登録者が1人いれば、他の参加者はURLをクリックするだけで利用できることも使いやすさのひとつです。

料金
2名までなら時間無制限で利用できます。また、3名〜100名は40分の制限付きで無料で利用可能です。有料プランは小規模チーム向けの2,000円と中規模以上の企業向けの2,700円があり、それぞれ利用できる機能が異なります。詳細はサービスサイトを確認してください。

②Teams

Teamsの中の一つの機能であるビデオ会議を利用することができます。既にTeamsを利用している企業であればこちらを利用するのがおすすめです。
サービスサイト: https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/video-conferencing

Teamsのイメージ画像です

サービスの特徴
基本的に、既にMicrosoft社の製品を導入している企業を対象としています。グループウェアの一部として利用することができるため、カレンダー等との連携、メンバーの招待、ログインなどを簡単に行うことができます。

料金
ビデオ会議の機能だけを切り出して販売しているわけではないので、Teamsの利用料の中に含まれています。無料、540円、1,360円の3つのプランに分かれており、プランによってビデオ会議で利用できる機能にも差があります。

ちなみに、プライベート用ツールで有名なSkypeのビジネス版は、Microsoftの製品となっており、現在はSkypeのみの利用は推奨されていません。Skypeの利用を検討されている方・現在利用している方はTeamsの会議機能を利用することをおすすめします。

ツール紹介: コミュニケーション・チャット

オンラインでは社員どうしの状況が分からず、また気軽に話しかけることもできないために、いつでも連絡がとれるコミュニケーションツールの導入が必須です。ただ会話するだけでなく仕事上のやりとりをスムーズにするためのツールとして、自社に必要な機能を兼ね備えたツールを導入しましょう。

①Slack

弊社でも利用しているチャットツールです。全世界に1,000万人以上のユーザーを抱えており、日本でも多くの企業が取り入れています。
サービスサイト: https://slack.com/intl/ja-jp/

slackのイメージ画像です

サービスの特徴
UIがシンプルで使いやすいのはもちろんのこと、連携できるサービス数が圧倒的に多いのがポイントです。他サービスの通知をslack上で受け取ったり、サービスによってはslack上で作業やコメントができます。また、社内手続きのためのワークフローを作成できたり、コメントに対するリアクションを追加できたりと、業務を円滑に進めるための細かな機能が豊富です。

料金
無料、850円、1,600円、エンタープライズの4プランがあります。連携できるアプリの数や利用できる機能に差がありますが、規模の小さいチームでチャットツールとして利用するのであれば、無料でも十分かと思います。

②LINE WORKS

LINEのビジネス版チャットです。弊社でも一部のお客様との連絡用に使用しています。
サービスサイト: https://line.worksmobile.com/jp/

LINE WORKSのイメージ画像です

サービスの特徴
基本的な仕様やデザインはプライベートで利用できるLINEとほぼ同じです。LINEを利用していればそのままのイメージで導入できるため、あまりビジネスに知見のない方でも馴染みやすいサービスです。一般企業だけでなく飲食店や建設業など業界を問わず利用していただけます。

料金
フリー、500円のビジネス、800円のエンタープライズの3つがあります。社内全体で導入するのであれば、セキュリティや管理機能が充実しているビジネス以上のプランがおすすめです。

③Chatworks

日本で利用者の最も多いツールです。大企業でも多く導入されています。
サービスサイト: https://go.chatwork.com/ja/

chatworkのイメージ画像です

サービスの特徴
chatworkはテクノロジーに詳しくない人でも使えるよう設計されているので、年齢や業界を問わず導入しやすいサービスです。また、チャット内のコメントをそのままタスクとして登録できるため、タスク管理も同時に行うことができます。

料金
フリー、500円のビジネス、800円のエンタープライズの3つがあります。社内全体で導入するのであれば、セキュリティや管理機能が充実しているビジネス以上のプランがおすすめです。

ツール紹介: タスク管理

業務の抜け漏れ、遅れを減らすために最も重要なのがタスク・プロジェクト管理ツールです。サービスによってUIや機能が大きく異なるため、自社の管理したい業務に合ったものを選ぶ必要があります。複数のツールをきちんと検討してから導入しましょう。

①JIRA

大企業ではJIRA専門の担当者が置かれるほど、多機能でパワフルなプロジェクト管理サービスです。弊社でも開発・ビジネス両方の業務で利用しています。
サービスサイト: https://www.atlassian.com/ja/software/jira

JIRAのイメージ画像です

サービスの特徴
もともとソフトウェア開発に使用されていたことから、チケット単位でタスクのステータスを管理できます。担当者・期限の管理と合わせてタスクの工数記録も可能です。また、他サービスとの連携やセキュリティ面も分厚く設計されているので大企業にも多く導入されています。

料金
10ユーザーまでは無料でご使用いただけます。11名以上は1ユーザー月額840円から利用可能で、7日間の無料トライアルもあります。個人的には、機能の割にかなり安価だと感じます。

②octpath

オクトパスは弊社が提供する、定型業務に特化したタスク管理ツールです。個々のタスクではなく、業務をフロー単位で管理することができます。
サービスサイト:https://octpath.com/

octpathのイメージ画像です

サービスの特徴
業務のフロー、マニュアル、タスクを一つにまとめて管理できます。各業務フローの期日や担当者の設定、コメントなど、定型業務の管理に役立つ細かい機能が豊富です。また、マニュアルや入力項目を設けられることから、作業記録やマニュアル管理の用途でも利用できます。

料金
1ユーザーにつき月額1,650円の1プランのみ提供しており、1ヶ月の無料トライアルを受け付けております。詳細はサービスサイトからお問い合わせください。

③asana

asanaはfacebookの共同創業者が開発した王道のタスク管理ツールです。弊社でも単発で発生する細かなタスクを管理するために利用しています。
サービスサイト:https://asana.com/ja

asanaのイメージ画像です

サービスの特徴
シンプルで分かりやすいUIと、画面上の動きのスムーズさがポイントです。また、タスクの階層を分けて登録できるので、細かいタスクの管理も可能です。スマートフォン用アプリもあるので、出先でもタスクを確認できます。

料金
無料利用、プレミアム、ビジネス、エンタープライズの4プランがあります。少人数のチームなら、無料利用でも十分タスクを管理できます。

ツール紹介: データ・ファイル管理

リモートワークになってから、ペーパーレス化を推進した企業も多いのではないでしょうか。データやファイルの管理を十分に保存でき、社外からでもアクセスできるクラウドサービスのおすすめをご紹介します。

①Google Drive

Googleのアドレスを持っていればすぐに利用できるサービスです。弊社も利用しています。
サービスサイト: https://workspace.google.com/pricing.html

Googleドライブのイメージ画像です

サービスの特徴
Googleが提供しているサービスのため、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドを同じ環境にデータを保存でき、一箇所に必要な情報をまとめられます。また検索性やUIが優れている点もポイントです。

料金
個人・チーム利用であれば無料、ビジネス利用では4つのプランがあります。小規模なチームであれば無料利用で差し支えないと思います。もし保存するデータ容量がいっぱいになってしまった場合には、追加でデータ購入することも可能です。

②box

もともと大企業向けのデータ管理のために開発されており、ビジネスに必要な機能が豊富なことが特徴のサービスです。
サービスサイト: https://www.box.com/ja-jp/home

boxのイメージ画像です

サービスの特徴
コンテンツの管理ができるのはもちろんのこと、承認のためのワークフローがついていたり、書類にそのままサインができたりと、業務を円滑にすすめるための付随機能が多数あります。企業向けで出発したサービスのためセキュリティにも力を入れています。また、ビジネスプラン以上であればデータ容量無制限で利用可能であることもポイントです。

料金
ビジネスであれば550円から利用でき、4つのプランに分かれていて、中規模以上の企業で制限なく使うためには1,800円のビジネスプランがおすすめされています。

③Dropbox

Dropboxはストレージ管理のみに特化したサービスで、全世界で50万以上のチームに利用されています。
サービスサイト: https://www.dropbox.com/ja/

Dropboxのイメージ画像です

サービスの特徴
ストレージ管理に特化しているため、1ファイルあたりの容量が無制限であったりセキュリティが充実していたり等、細かな便利機能が豊富です。ファイル共有時の保護や透かしも可能なため、ビジネスでの利用に適したサービスです。

料金
3名以上で利用する場合は、1,250円と2,000円の2つのプランがあります。個人でも2,000円から利用できます。それぞれ利用機能に制限があるので詳細はサイトを確認してください。

導入時のコツ、ポイント

必ず複数のツールを比較検討・トライアルする

同じ用途のツールでも機能や使い方にはサービスごとに差異があります。自社に必要な条件を洗い出し、複数のサービスを比較してから導入を決めましょう。特によくある失敗例として、とりあえず最も安いサービスを導入した結果、業務にフィットせず運用できなかったというケースがあります。今はほとんどのサービスでトライアル期間やデモの機会を設けていますので、具体的な機能まで確認してみることをおすすめします。

定着・運用方法も設計する

慣れないリモートワークの中でツールを導入すれば、管理者だけでなくメンバーにも負荷がかかります。可能な限り早く安定的に運用できるよう、レクチャーの機会を設ける、既存の管理方法と同時並行の期間を設ける等、現場への装着の方法について導入前から検討しておきましょう。

ツールの利用体制を決めてから導入する

現在はいち企業の中で複数のツールを導入することが一般的になっていますが、手当たり次第に導入すれば反対に管理コストが上がってしまいます。どういう形式のツールを利用するのか、導入前に検討しておきましょう。例えばGoogleやMicrosoftの製品のようにひとつで何でもできるツールを1つ導入するのか、各方面で最適なツールを複数導入するのかなどです。

おわりに

同じ用途でも、サービスによってできることは大きく異なります。これからリモートワークに取り組む方だけでなく既にリモートワークを実践している方も、ぜひ一度、業務環境を見直してみてください。

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