タスク管理について「具体的な管理方法が分からない」「管理しているつもりだけど抜け漏れや遅れが発生してしまう」ということはありませんか？
タスク管理は業務進行において必要不可欠です。本記事では、チームでのタスク管理の方法とポイント、おすすめのツールについてご紹介しています。
チームのタスク管理についておさらい
冒頭でもお伝えしたように、本記事では「チーム」でのタスク管理について説明します。まずは基本のおさらいです。
注意！ただの進捗管理だけではダメ
言わずもがなですが、タスク管理はある業務・プロジェクトを問題なく進めるために必要なタスクを管理することを指します。したがってタスクの履行状況の確認だけでなく、タスクの適切な分解、メンバーへの割り当て、全体のスケジュール設計なども含まれます。
特に、タスクに前後関係がある場合や同時に複数のタスクが進行する場合には、期限設定やコミュニケーションの取り方が重要になります。進捗状況の管理のみになっていないか、今一度見直してみてください。
チーム全体でタスクを管理することの効果
タスク管理は初歩的な業務に思われがちですが、徹底して管理できた場合にかなりの業務改善効果を得られます。主に得られる効果は以下です。
抜け漏れや遅れが減り、結果的に業務品質を安定させる
タスクの進捗状況を細かく管理すると、業務の抜け漏れを未然に防ぐことができ、業務の遅れにも気づきやすくなります。タスクのやり忘れや納期遅れがなくなることで、結果的に業務品質の安定に繋がります。
タスクの優先度が見え、業務効率化に繋がる
現在抱えているタスクの全体感を把握できることで、タスクの優先順位づけが可能になります。その結果、より重要度の高いタスクから着手でき、業務を効率的に進行することができます。タスクの優先順位づけについては、タイムマネジメントについて解説している記事を参考にしてください。
各メンバーの業務量が見え、働き方を見直せる
タスクを担当者ごとに管理することで、各メンバーの業務ボリュームが明らかになります。例えば一部のメンバーに業務が偏っていた場合に分担を調整したり、全体の業務が多すぎる場合に人員を増やしたりなど、業務量と人員のバランスを調整できるようになります。
タスク管理の方法
一般的には、以下の3つのいずれかの方法でタスクを管理することが多いです。業務内容、管理体制に合わせて検討してください。
紙に書き出す
最もシンプルな方法で、手元の紙にタスクを箇条書きでメモする方法です。もしくは、付箋にタスクを書いておき、終了したら剥がすという方法もあります。
個人のタスクを手元で管理する場合には便利ですが、自分の手元でしか進行状況を確認できないため、チームでのタスク管理には不向きです。
タスク管理ツールを利用する
タスク管理のためのクラウドサービスを用いる方法です。業種業界や業務の特徴に合わせて様々なツールが開発されているので、それぞれの業務にとって最適な形で管理することができます。また、ツールによっては期限超過の通知が届く、タスクの結果を分析できるなど、業務管理の負担を軽減できることも利点です。具体的なツールは後半でご紹介します。
Excelを使用する
Excel上に、タスクをリスト形式にまとめて管理する方法です。表形式でタスクを俯瞰的に確認できること、自社の業務に合わせて作成できることがポイントです。これまでタスク管理をしていなかった場合には、いきなりツールを導入する前にまずはexcelで試験的に管理してみると感覚が掴めるかと思います。
当メディアではTodoリストやガントチャートの形でご紹介しています。サンプルもご用意しているので、雛形としてご自由にお使いください。また、それぞれの作成手順について紹介している記事も、ぜひ参考にしてください。
タスクをうまく管理するためのポイント
期限を明確にする
期限設定はタスクの遅れに気づくというメリットもさることながら、業務効率化を意識づけられることがポイントです。期限がないと1つのタスクに必要以上に時間をかけてしまったり、重要なタスクに時間を割けなくなってしまう可能性があります。仮でも良いので、期限を切っておくようにしましょう。
担当者を必ず1人決める
タスクの担当者が定まっていないと、抜け漏れが発生しやすくなります。複数名で取り組む場合や、手の空いたメンバーが進める場合にも、必ず1名は代表者を決めておくのがおすすめです。
タスクの内容を具体的に伝える
自分以外のメンバーにタスクを受け渡す際のポイントです。抽象的なやりとりでは齟齬が起きやすくなり、タスクのやり直しやミスに繋がります。業務を円滑に進めるためにも、なるべく具体的に伝えるようにしましょう。
タスクを適切な大きさに分解する
excelやツールにタスクを登録する際は、中身の作業まで分解することで細かい進行管理が可能になる上に、抜け漏れの防止にも繋がります。例えば「資料作成」であれば、骨子の作成→チェック→デザインの最終化→誤字脱字の確認、といったように、業務の流れに合わせて分解できます。
進行状況を口頭でも確認する
ツールやexcelにタスクを記録している場合でも、改めて口頭でタスクを見直すことで、具体的なタスクの状況や今後の動きなどツール上では分からない情報を確認できます。弊社ではミーティング終わりの5分で、ツールを見ながらタスクの状況を口頭で確認しています。定例で読み合わせの機会を設けるのがおすすめです。
おすすめのタスク管理ツール
タスク管理は多数存在していますが、特におすすめのツールを4つご紹介します。筆者が実際に使用したものについては実際の使用感をもとに記載していますので参考にしてください。
JIRA
JIRAは多くの有名企業にも導入されているプロジェクト管理ツールです。大企業ではJIRA専門の担当者が置かれるほど、多機能でパワフルなサービスです。弊社では、現在JIRAを用いてすべての業務管理を管理しています。
サービスサイト: https://www.atlassian.com/ja/software/jira
サービスの特徴
もともとソフトウェア開発に使用されていたことから、チケット単位でタスクのステータスを管理できます。また、大企業に多く導入されていることから、他サービスとの連携やセキュリティの管理も分厚く設計されています。
向いている業務
多機能で柔軟なので、複雑性の高いプロジェクトに適しています。反対に簡易な業務や工数の少ない業務にはオーバースペックになってしまう可能性があります。
料金
10ユーザーまでは無料でご使用いただけます。11名以上は1ユーザー月額840円から利用可能で、7日間の無料トライアルも可能です。個人的には、機能の割にかなり安価だと感じます。
octpath
弊社が提供しているツールで、フロー形式でタスクを管理できるサービスです。
サービスサイト:https://octpath.com/
サービスの特徴
フロー形式で手順や作業記録、チェックリストを管理できるため、octpathに沿って作業することで誰でも同じように作業を進められます。また、作業漏れのアラート機能やリマインド、条件に合わせた自動分岐機能などにより、ミスや遅れの発生を未然に防ぎ、ダブルチェックや身長確認などの煩雑な管理コスト自体を削減できます。
向いている業務
定型業務に特化しており、例えば受注から納品までの手続き、入社対応、社内での申請業務などに利用いただいています。また、タスク開始のお知らせや作業結果の記録機能があるため、担当者や部署の入れ替わる業務だとより効果を得られます。
料金
1ユーザーにつき月額1,650円の1プランで提供しており、無料トライアルも受け付けています。サービスのデモや資料請求も受け付けておりますので、詳細はサイトよりご確認ください。
asana
asanaはfacebookの共同創業者が開発した王道のタスク管理ツールです。弊社でも、交通費の精算やメール返信などの細かいタスクを管理するために現在も利用しています。
サービスサイト:https://asana.com/ja
サービスの特徴
シンプルで分かりやすいUIと、画面上の動きのスムーズさがポイントです。また、タスクの階層を分けて登録できるので、細かいタスクの管理も可能です。スマートフォン用アプリもあるので、出先でもタスクを確認できます。
向いている業務
個人のタスクからチームのタスクまで幅広く管理できます。ただ、単発で発生したタスクを管理するニュアンスが強いので、大規模なプロジェクトやフローの管理には向きません。備忘として小さい業務をメモしておく感覚だと、使いやすいと思います。
料金
無料利用、プレミアム、ビジネス、エンタープライズの4プランがあります。少人数のチームなら、無料利用でも十分タスクを管理できます。
Wrike
ライクは、プロジェクト管理を基本としたタスク管理ツールで、世界で2万社、日本でも1000社に導入されています。
サービスサイト:https://www.wrike.com/ja/
サービスの特徴
パフォーマンス集計やチャット、承認機能など、チームでのプロジェクト管理に役立つ機能が豊富なツールです。タスクを更新した際の通知や記録も細かく設計されています。
向いている業務
複数名で取り組むプロジェクトでの利用に適しています。カスタマイズ性に優れているので、開発やマーケティング、デザインなど幅広い業種に対応しています。
料金
無料利用、プロフェッショナル、ビジネス、エンタープライズの4プランがあります。それぞれ機能と人数制限があり、自社に合わせてお選びいただけます。また、2週間のトライアルもお試しできます。
おわりに
タスク管理は簡単なように思えますが、実は「上手な」管理のためには工夫が必要です。ぜひ記事を参考に、タスク管理の徹底から業務効率化に取り組んでみてください！
