プロジェクトを円滑に進め、スケジュールどおりに成果をあげるために進捗管理は必要不可欠です。ここでは、「概要は知っているが、具体的な取り組み方やポイントを知りたい」「どのように進めればよいのかわからない」という方を対象に、進捗管理のメリットやポイント、取り組み方を記載していきます。

あらためて「進捗管理」とは

一言でいうと、「業務やプロジェクトの進み具合をリアルタイムに把握し、計画どおり進行できるように管理すること」です。ただし、皆さんもご承知のとおり、物事が計画どおりに進行することはほとんどありません。
誤解を恐れずにいえば、本質的な進捗管理は「目的達成のために、業務やプロジェクトの進み具合をリアルタイムに把握し、体制や計画を柔軟に改善すること」と考えています。

なぜ進捗管理が重要なのか

あらゆる業務やプロジェクトは「期限」と「目標」が存在します。
ただし、それを達成するために必要な資源(ヒト・モノ・カネ)は限りがあります。その限られたリソースの中で、期限どおりに目標を達成する、または、成果を最大化するために、体制や手法は常に最適化されている必要があります。
しかし、どのような体制や手法が最適なのかは、プロジェクトの状況が的確に把握できていなければ、判断できません。目標達成のための体制・手法の最適化のための土台として、業務の進み具合を把握する進捗管理が必要となるのです。

自分のチームに進捗管理は必要か

「自分のチームが進捗管理をしてメリットがあるのか?」と思われたら、以下の点を確認してください。すべての要素を満たしているプロジェクトや業務であれば、進捗管理に取り組むことを強くお勧めします。

  • 対象のプロジェクトや業務に2人以上のメンバーで取り組んでいる
  • 「予算や人員などのリソース」「期限」「目標とする成果」が決まっている
  • 計画の「期間」が3ヶ月以上である

よくある勘違いとして「定型業務だから進捗管理は必要ない」という考え方です。作業内容が決まっていて、繰り返し発生する業務においても、上記の要素を満たしていれば進捗管理によって十分なメリットを享受できます。

注意!「管理するだけ」では成果は出ない

よくある誤りは進捗管理によって現状を見える化しただけで満足してしまうことです。
進捗管理はあくまでも手段であって、目的ではありません。前述のとおり期限内の成果を最大化することが最大の目標です。そのためには進捗管理をした上で、具体的な行動に移していかなければなりません。ここでは先に、進捗管理を経たアクションによってどのようなメリットが得られるのか見てみましょう。

「進捗管理」によって得られるメリット

代表的なメリットについていくつか記載します。現在のプロジェクト・業務で活かせる内容があるか参考にしてみてください。

スケジュールや計画に対する進み具合を把握

もっとも直接的に得られるメリットの一つです。事前の計画から取り組んでいる内容が乖離していないか、スケジュールどおりに進んでいるかがわかります。遅れが発生している場合は体制や方法を見直すか、計画自体を変更することを検討しましょう。

問題やリスクの早期発見

定性的なメリットになります。順調そうに進んでいるプロジェクトでも、隠れた問題や将来のリスクが途中で見つかることが少なくありません。タイムリーな進捗管理を行うことで、それらに早く気づくことができ、大きな問題となる前に対処できます。

チームメンバーのパフォーマンスの最大化

見落とされがちなものが「メンバーごとのパフォーマンス」です。プロジェクト全体の状況把握のためには、それぞれのメンバーがどの作業をどれだけ進めているか、という情報が必要不可欠です。
これにより、メンバーごとの得意・不得意や、調子の良し悪しがわかります。そのうえで、体制を見直したり、アサインする業務を変更したりすることで、チーム全体としてパフォーマンスが発揮しやすい状態が実現できます。

進捗管理の具体的な進め方

あなたのチームにおいてどのように進捗管理を実現していくべきか、順を追って説明します。記載する方法は、私が過去に様々なプロジェクトに取り組んだ経験から、ベストプラクティスをまとめたものです。ここでは、具体的なプロセスを理解することで、自身のチームでも取り組むことができそうかイメージしてみてください。

1. 取り組む必要性ついてチームで認識合わせ

当然ですが進捗管理は管理者1人ではできません。各メンバーから日々の進捗報告を受けて、それらをもとに管理者がチーム全体の進捗状況を把握します。
ポイントとして後述しますが、「進捗の報告」は業務に取り組むメンバーからすると、一見メリットが少なく、成果に直接つながらない作業が増えた、と思われてしまいがちです。そのため、取り組む前には必ずチーム全員で、「なぜ取り組む必要があるのか」「それによってどんなメリットがあるのか」を明確にして合意形成しましょう。

2. プロジェクト/業務の計画の精緻化

進捗管理は「現状」と「計画」を比較しながら進めていきます。そのためには立てた計画が最低限精緻化されていて、必要な情報を含んでいる必要があります。計画を作成する際のポイントを簡単に記載します。

最終的なゴールの明確化

そのプロジェクトを通じて達成したいゴールを明確にしてください。この際、定量的な指標に落とし込まれていることが大切です。一般的なゴールの指標としては「売上」「利益率」「削減コスト」などがあります。ここはプロジェクトの内容に合わせて確認してください。目標の抽象度が高いと、具体的なアクションや施策に落とし込むのが難しくなります。
(悪いゴール)「売上を増加させる」
(良いゴール)「現在の営業人数を変えずに、2年以内に売上を1,000万円増額する」

人員・リソースの明確化

「人員」はプロジェクトに参加するメンバーです。単純な人数だけでなく、役割、工数(割ける時間)、担当するタスクの概要、を整理します。工数の詳細を知りたい方は「工数管理とは|プロジェクト管理における重要性と効果」も参考にしてみてください。
合わせて「予算」も確認しておきましょう。余剰予算の有無を含めて把握しておくことが重要です。プロジェクトの体制や手法の調整の際には、取れる手段を左右する要素の一つになります。

期限とマイルストーンの明確化

プロジェクトの期限は、全体の期限だけではなく、マイルストーン(チェックポイントとなる中間目標)も決めておきましょう。
プロジェクトの内容・規模にもよりますが、マイルストーンの単位は最長でも3ヶ月、短ければ2週間を目安に設置すると良いです。また、マイルストーンにも結果を定量的に判断できる要素を含めるようにしてください。

タスクの細分化

具体的なやること、タスクについても明らかにしておきましょう。単純にタスクと言っても、その粒度は様々です。例えば、「新製品を開発する」という最も大きなタスクを細かくしていくと、「コンセプトを考える」「競合の調査をする」などの構成要素に分解できます。
計画段階での細かさの目安としては「そのタスクに要する期間が1〜2週間」となります。細かすぎるとタスクが増えすぎて管理が煩雑になりますし、粗すぎると進捗状況が計画どおりか判断が難しくなるという問題が発生します。
ここでは詳細を割愛しますが、上記の要素をもとに「ガントチャート」を作成すると、計画をわかりやすく可視化でき、チーム内や上層部にも共有が簡単になります。

3. 役割分担を決める

基本的には「管理者」を1名決めれば問題ありません。大切なことは管理者を必ず1名にすることです。管理者以外の方は、ここでは便宜的に「作業者」と呼びます。

管理者の役割と決定時のポイント

「管理者」は「進捗管理における責任者」になります。この「管理者」はプロジェクトのリーダーや責任者である必要はありません。ただ一般的にはリーダーが兼務する場合が多いです。
プロジェクトの規模が大きくなると、チームリーダーとは別に、進捗管理を専門に行うPMO(プロジェクトマネジメントオフィス)としてアサインする場合もあります。目安として5名以上が関わるプロジェクトであれば、PMOを専任で立てることをオススメします。
具体的な機能は「進捗状況の取りまとめ」と「振り返りの進行役」です。各メンバーから進捗状況の報告をうけて、それらをガントチャートなどに実績として取りまとめていきましょう。振り返りの場においても主体的に状況の分析を行います。

作業者が進捗管理においてやるべきこと

管理者以外の各メンバーは「自分の担当業務についての報告」が担うべき役割になります。報告の頻度は短い場合は「毎日1回」、長くても「1週間に1回」のスパンで実施しましょう。詳細は後述しますが、「毎日1回」の報告を推奨します。

4. 進捗管理を開始し報告と取りまとめを継続

上記の3ステップが完了したら、進行管理をスタートしていきましょう。

業務終了時に作業者から進捗状況の報告を受ける

全作業者から、毎日業務が終了するタイミングで、作業進捗の報告をしてもらいます。報告の際、報告書など形式張った形でまとめる必要はありません。メールやチャットなどでも結構ですので、最低でも以下の要素がわかるようにしてください。

  • 実施した作業内容…計画のどこに該当する作業か明確にしましょう。
  • 進捗度…%(パーセント)で表現します。大まかな値でも構いません。
  • コメント…業務上の懸念やリスク、心配事を記載します。

一般的にはあまり認識されていませんが、3つ目の「コメント」は大切な要素になります。定性的な項目ですが、プロジェクト進捗全体のリスクや計画乖離にいち早く気づくうえで、役立ちます。一言だけでもよいので、書いてもらうようにしましょう。

管理者が受けた報告を取りまとめる

各作業者から受けた報告は管理者が取りまとめましょう。よくある方法は計画時に作成したガントチャートに対して実績値を入力していく形です。
注意点として、取りまとめは管理者が対応しましょう。手間がかかる作業ではありますが、そうすることで、肌感覚として全体の進捗状況を把握できます。取りまとめは1週間に1回の実施で問題ありません。ただし、作業者からの報告には必ず毎日目を通すようにしましょう。

5. 振り返りと計画や体制の改善

管理者が取りまとめたチーム全体の進捗状況をもとに、振り返りを実施します。振り返りの頻度は週1回程度がベストです。もし、プロジェクトチームの定例会議があれば、その場を活用するのが良いでしょう。振り返りの際には以下の観点をチーム全員で確認します。

  • 進捗状況…計画どおりのスケジュールで進行しているか。遅れが無いか。
  • リスクや懸念…今後の作業スケジュールに影響があるリスクが無いか。
  • 今後の予定…次の1週間に取り組む作業内容の確認。

振り返りの場では各メンバーから個別に報告を受けるようにしても良いですし、人数が多い場合や時間が限られている場合は、管理者の報告にとどめ、特筆事項だけ担当者から共有してもらうようにしましょう。

もし、進捗状況に遅れや懸念が見つかった場合、対応策を検討しましょう。避けるべきは、担当者を個人攻撃することや、「もっと頑張る」「残業時間を増やして対応する」などの方法です。多少の遅れなら挽回できるかもしれませんが、本質的な改善にならず、どこかで破綻します。
それではどうすればよいのでしょうか。改善の観点としては大きく2つで、「計画の変更」または「方法の変更」になります。

プロジェクト計画そのものを変更する

プロジェクト進行上、致命的な認識の齟齬や想定業務の漏れが見つかった場合は、積極的に計画変更を検討してください。
計画の変更と聞くと、一般的には「スケジュールの延期」を想像しますが、「対応しない(捨てる)業務を決める」ことで同じスケジュールのままプロジェクトを完了する方法もあります。忘れがちな観点なので、ぜひ検討してみてください。

プロジェクト進行の方法を変更する

こちらはかなり多くの要素を含みます。「担当者の入れ替え・配置換え」「メンバーの増員」「対応方法の変更」「対応する順序の入れ替え」「利用するツールの変更」などが主な手段です。軽微な遅れなら、少しの工夫で調整できることが少なくありません。最適な手段は業務内容によって大きく変わりますので、チーム内で相談しながら決めましょう。

進捗管理を成功させるためのポイント

進捗管理でもっとも多い失敗は「始めてみたけど継続できなかった」というパターンです。以下では、継続するためのヒントと進捗管理を効果的に活かすポイントを記載します。

取り組みはじめは報告の手間を最小限に

いざ、進捗管理を始めるにあたって、作業者の方が感じるのは「なぜ、業務と関係ない作業に時間を使わなくてはいけないのか」ということです。対応として、報告の頻度を減らすことも考えられますが、習慣化しづらくなるという点から推奨しません。可能な限り1日1回の報告は継続してもらいつつ、報告内容の最小化を目指しましょう。
前述のとおり、最低限必要な要素は「作業内容」「進捗度」「コメント」の3つだけです。それぞれ箇条書きで報告してもらうだけでも十分です。それなら5分程度で対応できます。

また、これは管理者向けのポイントになますが、管理者は上層部に対してもプロジェクト状況を定期的に報告する場合があるかと思います。その場合、報告書やレポートのフォーマットは自分たちが使っている進捗管理のフォーマットをそのまま用いて報告する旨を合意しておくことをオススメします。それによって、別途、報告書を作成する手間が削減できます。

作業者もメリットを享受できるように

進行管理はマネージャーや管理者にとっては、大変嬉しい仕組みですが、現場の作業者やメンバーは、「手を抜いていると思われるのでは」「監視したいだけなのでは」と感じることが少なくありませせん。
作業者やメンバーに快く協力してもらうためのポイントは、取り組みの最初に行う必要性の認識合わせです。最終的な目的は「プロジェクトの成功と成果の最大化」であることを伝えつつ、作業者個々人にとっても、負荷が高い作業環境を避け、作業効率化を最大化するためであることを明確にしましょう。

改善のアクションは細かく、早く

報告や振り返りの頻度を見て「こんなに頻繁にやる必要があるのか」と感じた方もいるかと思います。この理由は「早期に問題や遅れに気づき、素早く対応するため」です。
問題が小さいうちに対応した方が、対処するコストは少なくて済みます。当たり前に思えますが、実践しようとするとなかなか難しいポイントの一つです。これは、管理者だけでなくチーム全体で共通の意識を持つようにしてください。

おまけ|進捗管理にツールを利用する

今回の記事では進捗管理の大まかな進め方をご紹介しましたが、実際に進行する際には、excelや進捗管理のためのサービスを利用するのが一般的です。プロジェクト管理ツールやプロセスの管理ツールはいくつも提供されていますので、自社に合うものを探せるとベストです。
弊社でも、定型業務の進捗管理ツールを提供しています。進捗を俯瞰的に見られるだけでなく、マニュアルも合わせて管理できることでミスや抜け漏れも削減します。詳細はサービスサイトをご覧ください。
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まとめ

進捗管理は業種や業界、業務内容に関わらず、実施することで大きな効果をもたらしてくれます。成功させるためには継続することと、得られた結果から改善のアクションに移していくことが鍵になります。
取り組む場合、最初は負荷がかからず、小さく始められる方法でスタートしてみてください。

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