ガントチャートはプロジェクトマネジメントで活用される工程管理表の一種です。ガントチャートを利用することで、プロジェクト計画を一目で俯瞰的に把握できます。本記事では、ガントチャートに馴染みがない方を対象に、基本的な構成やメリット、どのような場面で活用できるのかについてご説明します。

ガントチャートとは

プロジェクトのタスクやスケジュールを管理するために利用される工程管理表(スケジュール表)のひとつです。各タスクの開始日・終了日、発生タイミングを俯瞰的かつ視覚的に確認できるため、プロジェクトで発生する作業の全体感を瞬時に把握できます。
ガントチャート活用の主な目的は、プロジェクトを計画どおりに進め期限内に完了するためです。

今回は例として採用業務を想定した簡易なガントチャートを作成しています(画像1)。以下のガントチャートサンプルは一部抜粋になります。全体を見たい方は、ガントチャートのサンプルExcelをダウンロードしてご確認ください。

画像1: ガントチャートサンプル(採用業務を想定)
ガントチャートとWBS(Work Breakdown Structure)の違い

よくある勘違いで「ガントチャート」と「WBS」を同一視している場合がありますが、厳密には異なるものです。本来ガントチャートとは画像1の右側のカレンダー部分(オレンジ色の見出しの部分)を指した言葉です。左側のタスク一覧(水色の見出し部分)はWBS(Work Breakdown Structure)といい、プロジェクトで発生するタスクを細分化したものになります。実際にガントチャートを活用する場面では双方を一緒に記載することが多いため、今回のサンプルでも合わせて掲載しています。

タスクの基本情報を左側に一覧として記載
画像2: ガントチャート WBS部分サンプル

WBS部分について解説します。WBSはプロジェクトで発生する作業全体を項目ごとにタスクとして細分化しています。記載事項は目的によって異なりますが、以下が基本的な項目です。

  • タスクの概要…タスクの内容を一言で記載
  • 開始日/終了日…該当タスクの開始日と終了日
  • 担当者(責任者)…該当タスクの担当者。複数名いる場合は責任者を記載
  • 進捗率…それぞれのタスクが現在何%まで進んでいるかを記載
各タスクの開始日と終了日からガントチャートを作成
画像3: ガントチャート カレンダー部分サンプル

ガントチャートが本来指し示すのは、このカレンダーの部分です。
カレンダーは1マスが1日単位で区切られていて、スケジュールの開始日から終了日まで該当する期間が青く塗られています。グラフのようにも見えるガントチャートですが、それぞれのタスクが実施される期間を表現することで、視覚的かつ直感的に「どのくらいの期間がかかるのか」「いつ作業が発生するのか」を理解できるのです。

ガントチャートを作成するメリット

そもそもプロジェクトにおいてガントチャートは作成する必要があるのでしょうか?
ガントチャートを作成することで得られるメリットをご紹介します。

プロジェクトのスケジュールを俯瞰的に、直感的に把握できる

プロジェクト計画において非常に重要な要素になります。ガントチャートを作成しなくてもWBSの開始日と終了日の要素だけで、タスクごとの期間は把握できますが、全体を俯瞰的に理解することは困難です。グラフのような形で表現することで、タスク全体の関係性と必要期間が簡単に理解できます。

計画で負荷が高い部分、無理が発生している部分にすぐ気付ける

ガントチャートのもっとも大きなメリットの一つです。俯瞰的にプロジェクトスケジュールが確認できることで、作業が集中する部分を簡単に見つけることができます。例えば、サンプルのガントチャートの8月7日ですが、青い四角がもっとも多く重なっていることがわかります。該当部分を以下に抜粋します(画像4)。

画像4: 作業の重複

重複している部分はそのタイミングで同時に複数の作業が発生することを示しています。そのため、当該部分は負荷が高いことがわかります。このように、事前に作業が集中する部分を見極め、リスクを把握したり、調整したりできるのです。

チーム内で共通認識を持ちやすくなる

チーム内でプロジェクト計画を共有する点でも非常に役に立ちます。作業を担当するメンバーも「担当タスクの期限はいつまでか」「後続作業は誰が担当するか」を簡単に把握でき、メンバー間の連携が取りやすくなります。

プロジェクトが正しく進んでいるか確認ができる

ガントチャートは計画段階はもちろん、プロジェクトがスタートしてからも活用し続けます。プロジェクト進行中に、都度ガントチャートを確認することで、その時点での「完了予定のタスク」「進行中のタスク」がわかります。また、「進行中のタスク」においては、おおよその進捗率や残期間が直感的に理解できるので、プロジェクト進行の遅れに、すぐ気がつけるようになります。

ガントチャート活用にあたっての注意点

もちろん、ガントチャートの利用にあたっては注意点やデメリットもあります。プロジェクトで活用する場合は以下に留意しましょう。

作成に時間がかかる

ガントチャートを作成するにはそれなりの作成時間が必要になります。特にWBS部分の作成は全体のタスクを整理して、適切な要素に分解後、スケジュールを調整していくので、作成者一人では完結できない場合もあります。また、作成途中で変更や修正が発生した場合も部分的な作り直しが必要になり、手間がかかります。
本記事では詳細を割愛しますが、対応策として、ExcelではなくWebサービスや専用のツールを利用することで、作成・変更が容易になる場合もあるので、合わせて検討してみてください。

一度作成したが形骸化してしまう

こちらも現場で散見される現象です。プロジェクト計画時にガントチャートを作成したものの、途中で計画の変更や更新が細かく入り、修正が追いつかず、形骸化してしまうパターンです。前項の作成・変更コストの高さも相まって、プロジェクトが進んでいくと活用されなくなることがあります。本来ガントチャートはプロジェクトの進捗管理にも非常に便利なツールですので、プロジェクトの進捗定例などの場で確認する時間を設けて常に最新化するとよいでしょう。

ガントチャートが活用できる場面・条件

ガントチャートの概要やメリットについて記載してきましたが、どのようなプロジェクトであれば、ガントチャートを利用するメリットがあるのでしょうか。
以下の条件を満たす場合は、プロジェクトの計画策定や進捗管理の難易度が高いため、ガントチャートを作成することで十分なメリットを得ることができます。

  • プロジェクトの期間が3ヶ月以上
  • プロジェクトの期限が決まっている
  • チームメンバー、関係者が4名以上
  • 前後関係があるタスクを含むプロジェクト(あるタスクが終わらないと次に進めないケース)

また、ガントチャートはプロジェクト開始前の計画段階で作成することが理想的です。タスクの洗い出しはもちろんのこと、計画の妥当性やリスクを理解し、プロジェクトの成功確率を高めることができます。

まとめ

ガントチャートの基本について理解できましたでしょうか。もし、これから新規に活用したいと考えている方は、まずはExcelなどで自作するとよいでしょう。そこで十分にポイントとメリットがわかったら、専用のツールなどの導入を検討してみてください。

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