ワークフローシステムは主に、社内で発生する稟議承認プロセスを電子化し、効率的に管理するためのシステムです。ワークフローシステムは組織体制や業務オペレーションに直結するため、導入前の業務整理からフロー選定まで工夫しながら進める必要があります。
本記事では、ワークフローシステムの概要と導入のためのポイント、おすすめのツールについてご紹介しますので、導入時の参考にしてみてください。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは社内で発生する稟議や承認などのプロセスを電子化して管理するシステムのことで、主に稟議の承認や各種申請フローの管理に用いられます。従来、稟議承認・申請に関する手続きは紙の書類と印鑑を用いて行われていましたが、フロー管理をシステムに置き換えることでペーパーレス化し、業務を効率化することができます。

ワークフローシステムを導入する業務例

ひと口にワークフローと言っても、比較的ライトなものから厳格な承認フローまで様々です。その中で、一般的にワークフローシステムが用いられる業務は以下です。

  • 経費・交通費・交際費精算
  • 物品・機器購入申請
  • 休暇・有給申請
  • 勤怠管理
  • 捺印が必要な申請・承認フロー

どのフローも定常的に発生しますので、誰でも気軽に使いやすいシステムを選ぶことが導入を成功させるためのひとつのポイントです。詳細は後述します。

ワークフローシステムを導入するメリット

改めて、ワークフローシステムを導入する際のメリットをご紹介します。

複雑なフローを見える化できる

特に企業規模が大きいと複数の部署の承認を得る必要があったり、申請内容によって分岐が生じたりと、フローが複雑化しがちです。ワークフローシステムを用いることであらゆる業務の流れを可視化することができ、業務上のミスや非効率な業務の削減に繋がります。

リアルタイムに状況把握できる

紙を使った承認では、申請内容や承認の進捗状況を、資料を持っている本人しか把握することができません。システムを導入することで複数名が同時に情報を閲覧できるようになり、誰でもリアルタイムに申請の状況を確認することができます。

チェック事項やルールを整理でき、ミスや抜け漏れを防げる

例えば申請時に必要な項目が抜けていたり、承認時に確認すべき観点を見逃してしまったりすることはないでしょうか?ワークフローシステムは申請時に必要な項目や確認項目を事前に登録できるため、記載漏れや確認不足を防ぐことができます。また、万が一差し戻しが生じた際にも、システム上で簡単に修正できます。

書類の管理や分析が容易になる

すべての情報をシステム上で管理できることで情報の検索性が上がり、分析や過去分の確認が容易になります。いつ、誰がどんな申請を行ったのか、いちいち紙のファイルを確認せずともすぐに確認できるようになります。

おすすめのワークフローシステム4選

今回は、おすすめのワークフローシステムを厳選して4つ紹介します。上からおすすめ順となっています。また、選定の観点としては以下を考慮しています。

  • 誰でも簡単に操作できるか
  • スムーズに利用を開始できるか
  • 機能に対して料金が安いか
  • 機能性から、業務改善に繋がることが十分に期待できるか

企業規模や組織体制、ITリテラシーの高さによって良し悪しは異なります。あくまでも上記の観点で選んだシステムであることをご了承ください。

ジョブカンワークフロー

サービスサイト
https://wf.jobcan.ne.jp/

ジョブカントップページの画像です

サービス概要
ジョブカンは主にバックオフィスを対象としたクラウドサービスを複数展開していますが、そのうちの1つがジョブカンワークフローです。導入社数が1万社を超えており、ワークフローシステムでは最も多く導入されているという実績があります。

おすすめポイント
筆者が触ったワークフローシステムの中では最もシンプルで分かりやすい画面構成でした。申請者・承認者どちらからしても分かりやすく作られていて、進捗状況をひと目で確認することができます。また、ワークフローに特化したサービスのため、承認の条件付けや編集、権限設定が柔軟であることも魅力です。

ジョブカンのサービスイメージです。
申請後の確認画面

料金
中・小規模の企業であれば一律で1ユーザーにつき月額300円から利用でき、初期費用やサポート費用も一切かかりません。大企業の場合はお問合せが必要です。30日間の無料トライアルが可能ですので、まずは試験利用してみてください。

kintone(キントーン)

サービスサイト
https://kintone.cybozu.co.jp/

kintoneトップページの画像です

サービス概要
kintoneは簡単にアプリを作成できることが特徴のクラウドサービスです。ワークフローに特化したサービスではなく、豊富なアプリの中の一つにワークフロー管理機能がついています。アプリは基本的にテンプレートが作られているので、フロー作成の手間も削減できます。

おすすめポイント
ドラック&ドロップで簡単にフローを編集できるという、機能の分かりやすさとカスタマイズ性の高さが特徴です。また、kintoneは業種や職種を問わず汎用的に使えるサービスで、これ1つでワークフロー以外にも様々な業務の管理に使用できます。ワークフローのためだけにツールを導入するのは面倒、という場合には他の業務管理も合わせて導入するのがおすすめです。

kintoneの画面イメージです。
フォーム申請後の画面

料金
1ユーザーにつき、月額780円のライトプランと月額1,500円のスタンダードプランがあり、機能にそれぞれ違いがあります。詳細はサイトを確認してください。初期費用は無料で、30日間の無料トライアルが可能です。

クラウドERP freee(フリー)

サービスサイト
https://www.freee.co.jp/cloud-erp/ac/workflow/

サービス概要
クラウド会計ソフトで有名なfreeeが提供しているクラウドERPの中に、ワークフロー管理が組み込まれています。ワークフローのみの導入はできず、ERPを導入していただいた後に一部の機能としてご利用いただけます。

freeeトップページの画像です

おすすめポイント
バックオフィス業務のサポートが手厚いシステムのため、人事部や経理部で発生する他の業務と連携して管理することができます。稟議で必要な資料や分析データ・証憑を簡単に参照できます。また、slackとの連携が可能で、1クリックで簡単に承認できることもポイントです。

料金
ERPは社内の基盤となるシステムということから見積もりが必要なため、料金はすべてお問合せから確認してください。サイト内のフォームより直接ご連絡いただけます。

collaboflow(コラボフロー)

サービスサイト
https://www.collabo-style.co.jp/

コラボフロートップページの画像です

サービス概要
collaboflowはワークフローに特化したサービスで、クラウド版とパッケージ版の両方があります。申請内容に合わせた自動分岐やデータ連携、kintone・LINEWORKS等の他サービスとの連携も可能です。

collaboflowのサービスイメージです

おすすめポイント
collaboflowの特徴は画像の通り、excelで作成したフォームをそのまま変換できる機能です。現在excelを使用して稟議書を作成している場合は同じ形式のままシステム化できるため、ITサービスを使ったことのないメンバーでも抵抗なく利用できるかと思います。

料金
クラウド版では一律、1ユーザーあたり月額500円で利用できます。ただ、最低利用期間2ヶ月、最低利用人数は5ユーザーという制限があります。企業規模が大きい場合にはパッケージ版が推奨されているので、詳細は企業ホームページからお問合せください。

ワークフローシステム導入時のコツ

システム導入を成功させるためのコツは、主に以下の4つです。

導入をきっかけに業務プロセスを再設計する

業務フローが煩雑な状態でそのままシステムを導入しては、業務改善効果が半減してしまいます。システム導入をきっかけとして既存の業務プロセスを見直し、最も効率的に運用できる形にフローを設計直してからシステムを導入しましょう。やや難易度の高い作業にはなりますが、長期的に安定して運用するためには、事前準備として非常に重要なポイントです。サービスによっては提供元が導入サポートを行っている場合もあります。

既存の社内システムからの乗り換えも検討する

今回ご紹介したサービスからも分かるように、ワークフロー管理のみを提供しているサービスは案外少なく、バックオフィス業務の管理と合わせて提供されていることが多いです。現時点で何某かの業務管理システムを社内で使用している場合には、これを機に既存のシステムを解約し、1つのサービスに切り替えることも検討してみてください。社内に複数のシステムが乱立していると費用がかさむ上に、効率化のためにシステムを導入したはずが余計に業務が煩雑化してしまう場合があるためです。

値段で選ばず、必ず比較検討・トライアルする

ワークフローを管理できるという大きな機能は同じでも、構成や使い方にはサービスごとに差異があります。自社にとって必要な機能条件を明らかにした上で、複数のサービスを比較検討してから導入を決めましょう。特によくある失敗例として、とりあえず最も安いサービスを導入したものの、業務にフィットせず結局運用できなかったというケースがあります。今はほとんどのサービスでトライアル期間を設けていますので、一度具体的な機能まで確認してから判断することをおすすめします。

どの立場からも使いやすいシステムを選ぶ

サービスをうまく定着させるためには、実際にサービスを利用する現場担当者が使いこなせることが肝です。特にワークフローシステムは申請者・承認者という立場の異なるメンバーが利用するため、誰にとっても使いやすいものを選ぶ必要があります。実際にシステムを使用するメンバーにもトライアルに参加してもらい、感触を確かめてから導入しましょう。選定に関わってもらうことで、ツール導入への納得感を得やすいという効果もあります。

【参考】ビジネスフローの管理ツール

今回の記事では、申請承認を必要とする一般的なワークフローシステムを紹介しましたが、ビジネスに関する業務フローを管理できるサービスも存在します。弊社が提供している「octpath」もそのうちのひとつで、定型業務プロセスの進捗管理に特化したサービスです。

サービスサイト: https://octpath.com/

入社手続きやトラブル対応、顧客対応フローなど、あらゆる定型業務プロセスを対象としていて、ワークフローシステムと同様、業務をフロー単位で管理することができます。また、フローと合わせて作業内で参照するマニュアルやチェックリスト、業務記録も一箇所にまとめることができます。詳細はサイトよりご確認ください。

おわりに

ワークフローは社内のオペレーションに直接影響のある業務ですので、自社の業務に適したサービスを正しく導入できれば、大幅な効率化が見込めます。無料で試用できるサービスがほとんどですので、興味が湧いたものはぜひお試しください。

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