コンティンジェンシープランは不測の事態が発生した際の対応方法についてまとめたもので、プロジェクトの計画を立てる際に必ず登場する考え方です。本記事ではコンティンジェンシープランの概要について記載しています。

コンティンジェンシープランとは

言葉の意味と概要

コンティンジェンシープラン(Contingency Plan)とは、予期せぬ事態が発生した際の対応方法について事前にまとめた計画書のことです。コンティンジェンシー(Contingency)とは「不測の事態」を意味する英単語で、例えば災害やテロ、大規模な事故、トラブルなど、事前に予測したり防いだりすることのできない出来事を指します。

コンティンジェンシープランは、計画立てが必要なプロジェクトであれば、プロジェクト計画書の作成と合わせて必ず作成されます。また、金融機関や公的機関などでは事故発生時の一般市民の生活への影響が考えられるため特に重視されており、企業向けの監督指針やマニュアル上でもコンティンジェンシープランの策定を求める文言が詳細に記載されています。

作成の目的

コンティンジェンシープランを作成する目的は、予期せぬ事態が発生した場合に企業や事業への被害を最小限に留めることです。
事故やトラブルは発生を未然に防ぐことがもちろん最重要ではありますが、自然災害やテロなど事前に予測のできない事態も多くあります。それらのイレギュラーな事態が発生した場合、いち早く適切な対処ができなければ莫大な損害を生みかねず、二次被害を招いてしまう可能性もあります。また、場合によっては取引先や顧客に対して被害が及んでしまうことも考えられます。コンティンジェンシープランを作成することで、スピーディな事態の収束に繋がり、その後のスムーズな復興、安定的な事業運営へと繋がります。

BCP(事業継続計画)との違い

コンティンジェンシープランと混同されやすいものとしてBCPがあります。BCP(Business Continuity Plan)とは日本語で事業継続計画のことで、コンティンジェンシープランと同様、リスク発生時の対応についてまとめたものです。
一見似ているように思えますが、ざっくりまとめると以下のような違いがあります。

コンティンジェンシープランBCP(事業継続計画)
重視すること発生したトラブルをいかに素早く適切に処理するかトラブル発生時にいかに業務を問題なく進行するか
記載内容・発生しうるリスクや事態
・それに対する対応策
・優先して行う業務、優先度
・トラブル発生時の周囲への影響度
など、ビジネスインパクト分析を行なって明らかにすること
コンティンジェンシープランとBCPの違い

最も大きな違いとして、コンティンジェンシープランは目の前で発生している事態の収束を最優先としていることに対し、BCPでは通常業務の継続を重要としています。BCPではビジネスインパクト分析(BIA)という分析方法を取り入れ、トラブル発生時に優先して行うべき業務を策定します。業務の優先順位づけ、システムなどが停止した場合の事業への影響度づけなどを行いながら、リスクと対応策について詳細に計画立てを行います。
ただ、昨今ではコンティンジェンシープランの作成時にもビジネスインパクト分析を行うことも増えてきています。ビジネスインパクト分析の有無ではなく、作成時のポイントが異なることを覚えておいてください。

コンティンジェンシープラン作成のステップ

参考までに、コンティンジェンシープランの作成方法をざっくりとご説明します。コンティンジェンシープランに限定していませんが、リスク管理の方法について記載している記事もぜひご覧ください。

1.作成目的の明確化

当然の内容ではありますが、コンティンジェンシープランを作成する目的について取り組見始める前に確認します。対応策を検討する際に齟齬が起きることを避けるため、関わるメンバー全員が理解できるよう明文化しまとめておくことをお勧めします。

2.リスクと社内の状況の確認

次に、コンティンジェンシープランを立てるために前提として必要な情報の整理を行います。具体的には、以下のような項目について明らかにします。

  • 発生しうるリスク
  • それぞれのリスクレベル
  • プロジェクトで対応している業務や資源
  • コンティンジェンシープランの基本的な方針

冒頭で述べた通り、そもそもコンティンジェンシーとは『予測できない事態』を指すため、リスクの洗い出しを行う場合にも、細かく網羅的に想定する必要はありません。過去の出来事を参考に、自然災害から社内外のトラブルまで様々なパターンを想定しておくことが重要です。

3.プランの策定

具体的に対応策を検討します。検討が必要な項目はプロジェクトの内容や事業形態によって少々異なりますが、基本的には以下のような項目について考えます。

  • リスクシナリオ(トラブル発生時の流れをストーリー形式で考える)
  • 想定される損害、影響
  • 対応策についての具体的な手順や流れ
  • 緊急時体制の構築(役割やチームの編成について)
  • 対応スケジュール

実務的な訓練が必要な場合には、訓練実施についての手順やスケジュールも記載します。

4.関係メンバーへの周知

プランが完成したら関係メンバーに公開・共有します。一部のメンバーが理解しているだけでは緊急対応が必要になった場合に対応ができなかったり、遅れてしまったりする可能性があるため、プロジェクト開始前に全員に共有しておくことが重要です。

5. リハーサル・訓練の実施

「3.プランの策定」で訓練計画を立てた場合、必要に応じてリハーサル・訓練を実施する場合もあります。実際にリスクや懸念が発生したことを想定して、事前に決めた内容に従って擬似的に対応を実施します。必須の工程ではありませんが、リスクや危機に対して意識を向け、有事の際に戸惑わないためにも余裕があれば実施できると良いでしょう。

おわりに

コンティンジェンシープランの概要についてご理解いただけましたでしょうか?プロジェクトを問題なく進行させるために必要な計画ですので、ぜひ作成を検討してみてください。
また、金融庁の公開している中小・地域金融機関向けの総合的な監督指針内でもコンティンジェンシープランについて言及されていますので、プランの内容や基準を詳細に知りたい方は参考にしてみてください。