業務改善・効率化に役立つ「ワークフロー」。その言葉自体は聞いたことがあっても、具体的にどういうものか、どうやって取り入れるのかわからず、運用に踏み切れていない方も多いのではないでしょうか。
この記事では、ワークフローの概要や作成するメリットとともに、紙で運用する問題点とシステム導入の効果について解説します。業務にワークフローを取り入れたい方、ワークフローとは何か詳しく知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
ワークフローとは
ワークフローとは「業務の一連の流れ」のことで、企業・組織で行われる業務がどのような流れを辿るのか、その業務を誰が担当するのか、完了までに誰の確認や承認が必要なのかを表したものです。また、中でも特に申請・承認を必要とするような稟議プロセスを指すことが多いです。
通常、企業では稟議や申請を通す際に複数人が関わり、決められた流れに沿ってプロセスを進めていきます。たとえば出張に伴う経費申請をする際、「申請者→所属部門長→経理担当者→経理部門長（最終決裁者）」というように、最終決裁者の承認を得るまでに所属部署内外の関係者を経由することが多いでしょう。ワークフローとはこのような流れ全体を指します。
ワークフローがあれば業務の流れと必要な情報を一目で把握できるようになります。
ワークフローの具体的な業務例
ワークフローの主な対象業務には、例えば以下が挙げられます。
- 備品購入稟議
- 経費精算申請
- 利用許可申請
- 労務申請（残業、休暇、休日出勤など）
- 出張申請
- 見積申請
- 契約書締結申請
- 新規取引先の与信申請
ワークフローの対象となる業務は企業によって異なるものの、上記のような稟議・申請の作業をひとつのフローとして可視化することで、決裁までの手順を効率的かつスピーディーに進められます。
類似用語との違い
ワークフローとよく似た用語に「業務プロセス」や「フローチャート」があります。ワークフローとはどのような違いがあるのでしょうか。
業務プロセス
業務プロセスは「業務の開始から終了までの一連の流れ」のことです。厳密な定義の違いはありませんが、ワークフローは前述の通り申請や承認を必要とする稟議の流れを、業務プロセスは企業活動における業務の流れを指すことが多いです。例えば新規契約後の顧客対応、入社手続き、月次請求業務などが該当します。業務プロセスについて解説している記事も確認してみてください。
フローチャート
フローチャートは業務の流れを図式化したものです。フローチャート専用の記号を用いて作成することが特徴で、主に作業内容の整理や管理をするために使われます。ワークフローを図式化する際に利用されることもあります。フローチャートの概要や書き方について解説している記事も参考にしてください。
ワークフローを作成するメリット
決められたパターンに沿って業務の流れを「見える化」するワークフロー。企業の業務にワークフローを取り入れるメリットには以下が挙げられます。
業務効率が改善する
企業で行われる業務に一人の意思決定で完結するものは少なく、大抵は複数人が決められた流れに沿ってそれぞれのタスクを行います。ワークフローで業務の流れと各々が行うタスクを明確化することで、次に誰が何のタスクを行うか迷うことがなくなり、業務効率の改善につながります。
また、ワークフローを作成する際に業務の一連の流れを洗い出すと、これまで気付けなかった不要なプロセスが浮き彫りになることがあります。非効率の元となっているプロセスを把握し、削れるものは削ることで、業務にかかる時間を短縮できます。
内部統制が容易になる
業務の流れを可視化・標準化するワークフローは、内部統制の観点からも効果的に活用できる仕組みです。
内部統制とは企業の目標を達成するために必要なルールを整備し、そのルールに沿った健全な運営を行うことです。ワークフローで業務の一連の流れを共有すれば、社員は意識せずとも自社のルールに沿った適切な対応をとることができます。コンプライアンス（法令遵守）の面でも、企業が行っている業務の内容とその流れを明確化・可視化させることは必須といえるでしょう。
ワークフローを改善する方法
現状のワークフローを把握し、効率化するための基本的なステップは以下のとおりです。フローチャートを作成するか、もしくはより簡易に箇条書きで取り組んでも構いません。
- ワークフローの目的を確認する
- 現在行っている業務の全体像を書き出す
- プロセスごとに担当者とタスクを明確にする
- 非効率なポイントを探し、改善策を検討する
必ず、ワークフローの目的を確認してから取り組んでください。
まずは、現在どのような流れで業務を行っているかがわかるよう全体像を書き出し、各業務の担当者、期限等を明確にしていきます。
例えば備品購入稟議のワークフローを作成する場合、業務には「申請者」「所属部門長」「管理部門長」「総務担当者」などの登場人物が関わります。業務に関わる担当者を明確にし、それぞれが行うタスク（申請、確認、保留、差し戻し、承認、発注など）を細かく書き出しましょう。
次に、業務の中で非効率さ・煩雑さを感じている観点を洗い出し、業務の統合や削除を検討し、最終化していきます。一度で綺麗な形に改善するのは難しいため、メンバーの意見を伺いながら繰り返し改善に取り組むことをおすすめします。
業務における改善点を探す際は、業務改善の観点をまとめたECRSの観点で見直すことがおすすめです。 ECRSについて解説している記事も参考にしてください。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務の流れをシステム上で管理することで、ワークフローを電子化・自動化できる仕組みのことで、ワークフローの効率的な管理に欠かせないツールです。ここでは、ワークフローシステムの概要と導入による効果を解説します。
ワークフローを紙で運用する問題点
ワークフローは業務の効率化や内部統制の仕組みづくりに効果があるものの、紙で運用することには以下のような問題点があります。
- どの申請書を使うかわからない
- フローの途中で停滞しやすい
- 進捗状況を把握できない
- 次に誰に回すか調べる必要がある
- 書類管理の手間がかかる
ワークフローを紙で運用すると、その業務に必要な書類を「探す」、次に回す人を「調べる」、保管場所を確保し書類を「管理する」などの手間がかかります。また、紙ベースだと申請した書類がどこまで進んでいるかすぐに把握することはできません。担当者が不在の場合はフローの途中で確認・承認作業が滞り、フローが完了するまでに多くの時間を費やしてしまいます。
既存のワークフローを洗い出したり整理したりすることは業務改善の第一歩です。しかし、紙ベースの運用は業務の流れを止めてしまいがちで、進捗状況を把握するにはその都度調べなければなりません。無駄なプロセス、非効率なプロセスを削ることはもちろん必要ですが、フローの運用自体をスムーズにすることもワークフロー運用の大切なポイントです。
ワークフローシステム導入による効果
反対に、紙ベースの運用からワークフローシステムに切り替えるメリットには以下が挙げられます。ワークフローシステムを用いるとことで、先ほどご紹介した紙ベースで運用する際の問題点をすべて解決できます。
- 進捗状況を可視化できる
- 意思決定がスピーディーに進む
- 書類の作成や確認作業の負担を軽減できる
- 書類の不備や人的ミスを大幅に減らせる
- 内部統制・コンプライアンスを強化できる
- 書類保管・管理のコストを削減できる
業務の内容・条件によっては分岐が発生したり確認項目が多くなったりするため、紙で運用するとどうしても人的ミスが起こりやすくなります。ワークフローシステムは業務を効率化するメリットがあるのはもちろん、ヒューマンエラーを引き起こさせないことで精神面も含めた担当者の業務負担を軽減する効果もあるのです。
システム導入のコストはかかるものの、効果的な業務改善・効率化ができること、人的ミスをゼロに近づけられること、社内ルールに則った適切な処理ができることを考えると、ワークフローをシステムで管理するメリットは大きいといえます。紙ベースのやりとりにストレスや負担を感じている場合は、ワークフローシステムによる運用を検討してみましょう。
おすすめのワークフローシステム
ワークフローを管理するシステムにはさまざまな種類があります。ここでは、業務改善に役立つおすすめのワークフローシステムを3つご紹介します。
ジョブカンワークフロー
サービスサイト：ジョブカンワークフロー
ジョブカンワークフローは、あらゆる申請書に対応したワークフローシステムで、国内No.1のシェアを誇ります。直感的に使いやすいシンプルなUI設計で、申請・確認・承認作業にかかる手間や時間を最小限に抑えられます。スマートフォンにも最適化しているため、いつでもどこでもスマホからフローを進めることができ、業務の流れを停滞させることはありません。
バクラク申請
サービスサイト：バクラク
バクラクは、AI-OCRを用いたクラウド型のワークフローシステムです。AIが請求書を自動でデータ化した後、自動でデータがサービス内に保存されるため、仕訳や請求書の管理に関わる業務自体を削減し、効率化することが可能です。また、チャットアプリでの承認も可能です。経費精算、請求書、電子帳簿保存などもシリーズとして展開されています。
承認TIME
サービスサイト：承認TIME
承認TIMEは、社内文書の申請・決裁・保管業務の電子化を実現できるワークフローシステムです。1ID300円で利用できるサブスクリプションサービスで、中・小規模の企業も導入しやすい形態です。また、導入が完了するまで、ヒアリングやテスト運用など、幅広くサポートしていただけます。
octpath
サービスサイト：octpath
octpathは弊社が提供しているプロセスマネジメントツールです。一般的な「稟議・承認」のニュアンスを含むワークフローシステムとは異なり、セールスプロセスや契約手続きなどの通常業務をフロー形式で可視化し、そのまま業務管理ができるサービスです。
タスクごとに手順や作業記録も管理できるため、octpathに従うだけで誰でも同じように作業でき、業務品質を安定させることができます。また、業務の標準化により教育や引き継ぎのコスト削減にもつながります。
おわりに
ワークフローとは企業で行われる業務の流れを意味する言葉で、わかりやすく図式化したもの自体を「ワークフロー」と呼ぶこともあります。ワークフローで業務の内容や担当者、流れを明確化すると、業務効率の改善や内部統制の強化につながります。
ワークフローを紙で運用することには業務の流れを停滞させてしまう問題点があり、書類の作成や保管・管理の面でも手間がかかります。こうした紙ベースの運用におけるデメリットを解消するのが「ワークフローシステム」で、業務の進み具合や個々のパフォーマンスをリアルタイムで把握できます。業務改善や効率化に悩みを抱えている方は、業務にワークフローを取り入れるとともに、業務の流れを電子化・自動化するシステムの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
