バックオフィス業務と言ってもイメージがしづらいかと思いますが、意味としては直接利益を生み出す活動の後方支援にあたる業務を指します。バックオフィス業務は事業運営において重要な役割を持ちますが、ミスや非効率さが発生しやすい業務でもあります。本記事ではバックオフィス業務の具体例と合わせて、効率化するための方法やポイントをご紹介します。

バックオフィス業務とは

ことばの意味

冒頭で述べたようにバックオフィス業務は、営業やマーケティングなど直接的に利益を生み出す活動を後方的に支援する業務のことです。売上に直接影響しない、事務・庶務業務やサポート業務など全般を指します。

具体的な業務例

バックオフィスと言って一般にイメージされやすいのは、人事部や総務部、経理部などで対応する業務かと思います。例えば以下です。

  • 従業員の入社手続き(PCや社員証の手配、労務書類の回収、新人研修の実施など)
  • 月次で発生する支払いや請求業務、経費精算
  • 事故やトラブル、災害発生時の処理業務
  • 企業・事業運営に関わる規定の管理、法務業務
  • 情報システム部での情報処理やシステム管理業務

ただ、上記の部署・業務に限らず、実際にはフロントの部署の中で行われる業務の一部もバックオフィス業務に該当します。例えば以下です。

  • 営業担当のサポート業務(見積書や営業資料の作成、業績管理)
  • 顧客からのお問合せに対応するカスタマーサポート業務
  • 社長室や経営企画部門でのリスク管理やセキュリティ管理業務

営業部やマーケティング部の業務の中でも、直接顧客と対話する機会のないルーティン業務や事務作業も多く発生します。したがって部署を問わず、後方支援にあたる業務はすべてバックオフィス業務と言えます。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィスは、あるタイミングに合わせて繰り返し行われる業務や事務的な作業が多い傾向にあります。単純な流れでも、繰り返し行う業務を効率化できることで、長期的に見れば相当なコストを削減することができます。
また、バックオフィスは守りの役割とみなされることが多いですが、攻めの戦略も重要です。非効率な業務を削減することで、より重要度の高い業務に時間を割けるようになり、事業や組織全体にとっても良い影響を及ぼします。

バックオフィス業務を効率化する方法

業務の効率化のための具体的な手順を説明します。以下の4つのステップで取り組みます。

  1. 業務を見える化する
  2. 業務上の課題を見つける
  3. 改善の方法を検討する
  4. 試験的に修正してから本格運用に切り替える

詳細は後述しますが、バックオフィス業務は関係部署や人数が多いため、どこまでを効率化の範囲とするかを始めに決めてから以下の手順で取り組んでください。

1. 業務を見える化する

まずは、現行のバックオフィス業務とその課題点を明らかにするために、業務全体を見える化します。何度も対応している業務であっても、作業内容を細部まで把握できていないケースも多々あります。この段階で正しく業務を把握することが効果的な業務改善につながりますので、慎重に行なってください。見える化の方法は、以下の2つがおすすめです。

作業手順書の作成

作業手順書は、業務のステップと作業内容をまとめたドキュメントです。

事務作業向け業務マニュアルのサンプルイメージです。
事務作業向け手順書のサンプル画像

業務の手順が細かく複雑だったりチェック観点が多かったりする場合は、手順書を作成することで情報を一律に揃えることができます。事務作業を対象とした手順書の作成方法について解説している記事もありますので、参考にしてください。

フローチャートの作成

フローチャートは、業務のフローを図式化して表すことができます。直感的に理解しやすく、担当者の違いや、作業の順番を分かりやすくまとめられることもポイントです。

フローチャート(業務フロー図/業務プロセス図)のサンプル画像です。
フローチャートのサンプル

細かい手順は記載できませんが、全体を俯瞰して確認したい場合に適しています。フローチャートの具体的な作成方法を紹介している記事を見て作成してみてください。

2. 業務上の課題を見つける

業務を見える化した後は、効率化できるポイントを探します。見直す際の観点は様々ですが、例えば以下のようなものがあります。

  • 毎回のようにミスや遅れが発生している業務はないか
  • 形式的に行っているが、本当は不必要な業務はないか
  • 担当者や担当部署が最適か
  • 単純作業の割にはコストがかかっている業務はないか
  • 業務の順番によって無駄が発生していないか

特にバックオフィス業務は細かい作業が多い傾向にあります。手順の中身まで確認し、本当に最適な方法かどうか一から見直してみることが重要です。

3.改善の方法を検討する

課題が明確になったら解決方法を検討します。1つの課題に対して1つのソリューションとは限らないので、フローの変更などで複数の課題を一気に解決できる方法を考えてみましょう。
改善の方向性はECRSで考えるのがおすすめです。ECRSは業務改善に取り組む際に用いられるフレームワークで、業務を見直すための以下4つの観点の頭文字を合わせたものです。ECRSについて解説している記事も参考にしてください。

  1. Eliminate(排除): 業務やプロセスをなくす
  2. Combine(結合) : 別々の作業を同時に処理する、ひとつにまとめる
  3. Rearrange(再配置): プロセスや担当者を入れ替える
  4. Simplify(簡素化): 手順やプロセスを簡単なものに変える、自動化する
ecrsの要素を解説している画像です

4. 試験的に修正してから、本格運用に切り替える

改善策が決まったらまずは試験的に運用し、進行において問題がないか・本当に業務が効率化されるのか、を確認します。トライアルとして取り組んでみて改善点があれば修正し、想定通りに運用できる形式が整ったら本格的に業務を切り替えます。
ただ、業務を切り替えた直後はミスや抜け漏れが発生しやすくなることもあり、業務が効率化されたことの効果を実感できるまでには一定の期間が必要なことも多いです。業務の発生頻度にもよりますが、1週間〜1ヶ月程度お試し期間を設けて振り返りを行うことがおすすめです。

番外編|ツール導入を通して効率化する

サービスの導入を通して業務を効率化する方法もあります。現在は部署や業務特徴に合わせて多数のツールが開発されていますが、バックオフィスの業務管理においてもバックオフィス業務に特化したサービスを用いることをおすすめします。
弊社では、バックオフィス業務の進捗管理に特化したクラウドサービス「octpath」を提供しています。業務の一連のフローと、各作業で参照すべきマニュアルやチェックリストを合わせて管理できるため、サービスの利用を通して業務を見える化できます。また、業務の期日や担当者の設定を通して進捗管理の負担を減らしつつ、効率化を実現できます。詳細はサービスサイト(https://octpath.com/をご確認ください。

octpathのイメージ画像です

バックオフィス業務効率化のポイントとコツ

他部署に影響が出ないかを確認する

バックオフィス業務は、全体の業務フローの中に複数の部署が関わっていることが多いです。自部署の最適化によって他の関係者に影響が及ばないかを事前に確認しましょう。また、他部署のメンバーも含めた対応が必要な場合には対象規模が大きくなるため、プロジェクトとして進行することをおすすめします。

複雑性のない業務から効率化に取り組む

現行業務を変更することで現場メンバーにも負荷がかかります。まずは、業務の流れがシンプルで関係者の少ない業務からライトに取り組みましょう。小さい業務から試験的に切り替えて、問題なければ他の業務にも拡大していくことで、スムーズに業務を効率化することができます。

現場メンバーも巻き込んで実践する

業務の変更によって最も影響を受けるのは現場の担当者です。マネージャーや管理者が一方的に業務改善を指示するのではなく、現場の目線に立って進行することが重要です。また、業務の見える化のためのヒアリングや実行段階においてもメンバーの主体的な参加が肝になります。現場の納得感を得るためにも、初期のフェーズからメンバーも巻き込んで進行しましょう。

おわりに

バックオフィス業務は事業や組織を支える重要な業務ですが、一方で事務的な対応が多く非効率になりやすい業務でもあります。仕組みを整えることで大きなインパクトをもたらしますので、ぜひ効率化に取り組んでみてください。

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