議事録作成のコツ9選｜会議内容を正しく伝える書き方のポイント

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議事録は、会議内容を正確に記録し、関係者全員の認識を揃えるツールです。しかし、議事録を作成する作業は時間と手間がかかり、内容の抜け漏れや表現の曖昧さが生じることも少なくありません。

この記事では、会議前・会議中・会議後の3つのフェーズに分け、正確でわかりやすい議事録を作成するコツをご紹介します。議事録に時間がかかりすぎる、記録の精度が落ちているといった課題を抱えている場合はぜひ参考にしてください。

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議事録作成でつまずきやすいポイント

議事録を作成する目的は、会議の要点を正確に記録・共有することにあります。決定事項や今後のアクションプランなど、重要な情報を関係者間で共有するうえで、認識のズレや伝達漏れを防ぎ、会議後の業務を円滑に進める役割を果たします。

しかし、実際の議事録作成ではさまざまな課題に直面しがちで、以下のような点につまずくケースが多く見られます。

• 会議の目的や流れを把握できていない
• 発言内容を正確に記録できない
• 要点の取捨選択が難しい
• 定量的な情報が抜け落ちている
• フォーマットが統一されていない
• 会議後の清書に時間がかかる

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誰にとってもわかりやすい議事録を作るためには、つまずきやすいポイントをあらかじめ把握し、会議前・会議中・会議後の各工程で意識すべき点を押さえておくことが重要です。そうすることで、情報の抜け漏れや認識の齟齬（そご）を防ぎ、実務に活かしやすい議事録を作成できます。

次章からは、議事録作成のコツを段階ごとに整理してご紹介します。

会議前にやっておくべき議事録作成のコツ

会議前の準備をしっかりと行うことで、議事録作成の負担は大きく軽減されます。まずは、作業を効率化するためにやっておくべき事前準備から見ていきましょう。

前回の議事録や関連資料を読み込む

会議前に前回の議事録や関連資料を確認しておくことで、会議の目的や議論の流れを把握できます。今回の会議で何が重要なポイントになるのかを理解しやすくなるため、発言の意図を的確に捉え、重要な決定事項や変更点を聞き逃さなくなります。会議後に議事録をまとめる際にも、抜け漏れや認識違いを防ぎ、質の高い議事録作成につながります。

議事録のフォーマットを用意する

あらかじめ議事録のフォーマットを用意しておくと、会議中のメモ取りや会議後の清書作業がスムーズになります。記入欄が決まっていれば、発言を聞きながら「どこに何を書くか」で迷うことがなくなり、重要な情報を整理しながら効率よく記録できます。

一般的な議事録に必要な項目は次の通りです。事前に議事録用のメモやドキュメントに転記し、会議中は内容の記録に集中できる環境を整えておきましょう。

• 議題
• 日時／場所
• 参加者
• 会議内容
• 決定事項／To Do
• 保留事項
• 今後の課題
• 次回の予定

よく使う言葉を単語登録しておく

パソコンでメモを取る場合は、会議に関連する専門用語や社内用語、変換に時間がかかる用語などをあらかじめ単語登録（辞書登録）しておくことをおすすめします。入力のスピードが上がるだけでなく、表記ゆれや入力ミスの防止にもつながり、後から修正する手間を減らすことができます。

会議中の負担を減らす議事録メモのコツ

会議中は発言を聞きながら記録する必要があるため、スピード感のある会議では議論の流れや要点の把握が難しくなることがあります。正確かつ効率よくメモを取るコツを押さえ、重要なポイントを漏らさず整理できるようにしましょう。

議事録ツール「Texta」の活用もおすすめです。

PREP法や5W1Hを意識する

会議中の議事録メモは、発言内容をそのまま書き起こすのではなく、情報を整理しながら簡潔に記録することが重要です。その際に役立つのが「PREP法」や「5W1H」といったフレームワークであり、発言の要点を押さえつつ必要な情報を効率的に書き留められます。

説得力を高める「PREP法」

PREPは以下の頭文字を取っており、最も伝えたい要点（結論）を最初に持ってくることで説得力の高い文章を作成できます。

• Point（結論）
• Reason（理由）
• Example（具体例）
• Point（結論）

メモの段階でPREPを完全な形で整える必要はありませんが、会議中は冗長な説明が続くことも多いため、話の本質を見失わないように意識しましょう。

情報整理に役立つ「5W1H」

必要な情報を過不足なく記録するコツは「5W1H」を明確にすることです。以下の5つの視点で情報を整理すると、後から見返してもわかりやすく、関係者全員が共通の認識を持てる議事録を作成できます。

• When（いつ）
• Where（どこで）
• Who（誰が）
• What（何を）
• Why（なぜ）
• How（どのように）

略語や記号を使って手早く書く

会議中に手早くメモを取るためには、略語や記号を使うのが効果的です。例えば、プロジェクトは「PJ」、担当者は「担」、重要なポイントは「★」、変化を表すときは「→」というように、自分が後から見返して理解できる略語や記号をあらかじめ決めておきましょう。後から正式な表現に書き換えられるため、会議中はできる限り文字数を減らし、スピード重視でメモを取ることが大切です。

ショートカットキーを活用する

パソコンでメモを取る場合は、コピーや貼り付け、検索、保存といった基本操作のショートカットキーを積極的に活用しましょう。マウスやタッチパッドを操作する頻度が減ると、手や視線の移動が少なくなり、作業効率の向上につながります。

会議メモで使えるショートカットキーの一例

会議のスピードが早く、メモ取りが追いつかないという悩みを抱えている人も少なくありません。以下の記事でも効率よくメモを取るコツをご紹介していますので、本記事とあわせて参考にしてください。

関連記事：議事録のメモが追いつかない！要点を逃さず効率よく記録するコツを紹介

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読みやすい議事録に仕上げる書き方のコツ

議事録はただ記録するだけでなく、関係者全員が内容を正しく理解し、具体的な行動や意思決定に活用できる形に整理することが重要です。ここでは、読み手に伝わる議事録に仕上げるコツをご紹介します。

要点を箇条書きで整理する

議事録を読みやすくするコツは、会議の要点を箇条書きで簡潔にまとめることです。文章を長々と書くと重要なポイントが埋もれてしまい、結局何を伝えたいのかわからず、読み手が内容を理解しづらくなります。また、「これ」「それ」「あれ」「どれ」といった指示語は具体的な名称や数字に置き換えると、内容の曖昧さを回避しつつ、最後までスムーズに読み進めることができます。

専門用語は注釈や補足を入れる

議事録の内容は誰が読んでも理解できるよう、可能な限り平易な言葉でまとめることが求められます。会議のテーマによって専門用語を使わざるを得ない場合は、注釈や補足を付けて用語の意味をわかりやすく説明しましょう。そうすることで、読み手が用語の意味を調べたり、内容を推測したりする手間を省くことができます。

共有前にフィードバックを受ける

作成した議事録は関係者に共有する前に、会議に参加した上司に内容を確認してもらい、フィードバックを受けましょう。内容の抜け漏れや認識違いがあれば、指摘をもとに修正を加え、必要な情報を過不足なく整理します。単純な誤字脱字は自分で確認できますが、内容の不明瞭さは見落としやすいため、他の人の目でチェックしてもらうことが重要です。

議事録の書き方について詳しく知りたい方は以下の記事もご参照ください。

関連記事：議事録の書き方｜作成のポイントからメモの取り方まで解説

議事録作成をさらに効率的にする方法

議事録作成をさらに効率化するには、会議内容の文字起こしから要点の整理までを一括で対応できるツールの活用が有効です。音声認識技術や自然言語処理により、話者ごとの発言を自然な言葉で書き起こし、会議内容を的確に要約する機能が搭載されています。

議事録作成ツールを活用することで、手作業での入力や整理にかかる時間を大幅に削減できるうえ、共有すべき情報を漏れなく記録した精度の高い議事録に仕上がります。クラウド型のツールであれば、会議参加者とのデータの受け渡しや編集作業がスムーズに行え、会議後の情報共有が迅速化するメリットもあります。

文字起こし&AI議事録生成ツール「Texta」

弊社が提供する「Texta」は、Web会議中の発言をリアルタイムで文字起こしする機能と、録音済みの音声データを自動でテキスト化する機能の両方を備えたクラウドツールです。面倒な設定は必要なく、起動してボタンを押すだけで、文字起こしから議事録作成まで一貫して行えます。

さらに、AIが会議内容を解析して決定事項の抽出や項目分けまで対応するため、従来のように会議後に手作業で情報を整理する手間がなくなります。Textaを活用することで、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮し、会議内容を漏れなく正確に残すことができます。

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おわりに

議事録は、会議内容を正しく伝え、関係者間の認識のズレを防ぐ重要な役割を担っています。正確かつ読みやすい議事録を作成するコツは数多くありますが、これらはツールを活用することでさらに効率化でき、手作業では時間のかかる文字起こしや要点整理もスムーズに行えます。ツールを上手に取り入れて議事録の作成時間を短縮し、スマートで生産性の高いワークスタイルを実現しましょう。

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