プロジェクトを進行させるためには計画書が必須です。本記事では、初めて計画書を作成する方でも分かるよう、プロジェクト計画書の作成方法とポイントについてご紹介します。プロジェクト計画書のサンプルも無料でダウンロードできますので、合わせてご確認ください。
概要をおさらい
プロジェクト計画書とは
プロジェクト計画書はその名の通り、プロジェクト進行において必要な情報をまとめた計画書です。プロジェクトの全体感をまとめた資料で、具体的で詳細な内容を記入するというよりも、全体が要約されているものになります。形式はパワーポイントのスライドを用いるケースが一般的です。
プロジェクト計画書を用いる場面
計画書は、計画段階はもちろんのことプロジェクトを進行し始めた後にも継続して用いられます。具体的には、以下の場面で活用できます。
- プロジェクト承認…プロジェクト開始前、承認を依頼する際の申請書として利用する
- プロジェクト開始時の情報共有…関係するメンバーと共通認識を持てるよう活用する
- プロジェクト進捗の確認…実行状況が当初の計画と乖離していないか、都度確認する
- メンバー追加時の情報共有…途中参加したメンバーへのフォローアップに役立てる
- プロジェクト評価…実施結果を計画書と比較しながら評価し、報告書にまとめる
プロジェクトチームに参加するメンバーだけでなく、ステークホルダーや、業務影響が出る可能性のある他部署のメンバーなどの利害関係者に対して情報共有する際にも役立ちます。
プロジェクト計画書を作成する目的
プロジェクト計画書作成の目的の1つは「プロジェクトにおける目標達成までの道筋を明らかにすることで、実行後の無駄な動きを減らすこと」です。計画を立てることで目指すべき方向と必要な取り組みが明確になり、効率的にプロジェクトを進行することができます。
もちろん全てを想定通りに進行することは難しく、どうしても計画とのズレは生じるものです。プロジェクト進行においては「当初の計画との差異を把握し、都度修正すること」がポイントです。計画との差異がわかれば、軌道修正も容易になります。
また、プロジェクト計画書を用いる場面からも分かるように「関係者に対して適切に情報伝達すること」も重要な目的の1つです。詳細は後述しますが、プロジェクト関係者の認識に齟齬があると進行中のミスやトラブルに繋がりかねません。計画書を通してプロジェクトの基本方針を関係者全員に伝達することで、認識を揃えることができます。
プロジェクト計画書のサンプルテンプレート
今回は、自社製品の納品業務の改善というテーマでテンプレートを作成しました。作成したサンプルは、以下よりダウンロードいただけます。記入例は簡略化しておりますので、フレームを雛形としてご自由にお使いください。
業務改善ツールを使用したい場合は octpath がおすすめです。
プロジェクト計画書に記載する項目
計画書に記載する項目をご説明します。今回は、以下8つを基本項目として設けています。
プロジェクト計画書の中身は大きく、要件定義と実行計画に分かれます。計画書前半の要件定義で「なぜそのプロジェクトを行うのか」を示し、後半の実行計画で「具体的にどうすすめるのか」を整理します。後半に行くほど具体的になります。
また、上記8つは必要となりうる項目をすべて記載したもので、プロジェクト計画書の用途によっては実行計画部分のみを記述するケースもあります。計画段階の動き方やプロジェクトの規模に応じて、簡略化していただいて構いません。以下で各項目について説明します。
はじめに
冒頭に計画書の概要と目次を記入します。計画書の全体像が分かるよう、「このドキュメントに何が記載してあるのか」を1文程度で簡潔に記載します。
問題提起
「プロジェクトを設立した背景」を明記します。プロジェクトは関係者全員の協力が不可欠です。関係者全員が取り組む意義を理解してくれるよう大義名分を伝えます。
特にトップダウンでプロジェクトが発足した場合や、経営企画室や外部のコンサルタントが指揮をする場合には、現場担当者に意図が伝わらず一方的な施策になりがちです。会社や事業における取り組む意義を正しく伝えましょう。
テーマ設定
ここでは「目的」「達成目標」「対象範囲」「前提条件」について記載し、プロジェクトの全体感をまとめます。サンプル内4,5ページ「プロジェクトテーマについて」に該当します。
目的
「何を実現するためにプロジェクトを行うのか」を記載します。シンプルで基本的な内容ですが、目的を正しく設定できていないと、実行計画を立てていく中でどんどん筋がずれてしまいます。プロジェクトの肝となる部分ですので正しく記載するよう心がけてください。
また、迷ったときに後から立ち返って確認できるよう、一言で簡潔にまとめましょう。
達成目標
プロジェクトを通して達成すべき目標を定量的に設定します。例えば「コストカットのため人員を50%削減する」「月毎のミス発生率を1％に抑える」などです。目標は、QCDの観点で決めることが一般的です。「QCD」とは、生産管理の軸となる3つの単語の頭文字をあわせた言葉で、生産管理の観点・指標として用いられています。
- Q: Quality（品質）
- C: Cost（費用）
- D: Delivery（納期）
QCDの観点に沿って定量的に数値を設定することで、プロジェクトに取り組んだ後の企業や事業の状態を具体的に示すことができます。QCDについて解説している記事も合わせて参考にしてください。
対象範囲
プロジェクトの範囲を記載します。チーム/部署/全社など組織の範囲を指す場合もあれば、業務プロセスの一部を指定する場合もあります。プロジェクトは関係者も関係部署も多いため、進行していく中で対象範囲が広がってしまいがちです。対象範囲を事前に定義しなければ目標やスケジュールにも影響が出てしまうため、正しく定義しておきましょう。
前提条件と制約条件
プロジェクトは臨時組織であるため、集まるメンバーの所属部署や役職がバラバラであることがほとんどです。知識の差やルールに対する認識のズレを防ぐため、前提となっている情報を明示します。また合わせて、業種業界や案件によって生じる制約条件があれば合わせて記載します。
現状分析
現状分析の項目には、現状を調査した結果と問題点を記入します。サンプルでは6ページ目「納品業務に関する現状報告」です。
先述した通りプロジェクトに参加する人員の立場や役職はバラバラです。現場作業を担当し課題感を正しく理解しているメンバーもいれば、初めて業務を知るメンバーもいます。全員が事実に基づいて正しく課題を認識できるよう、事前リサーチという形で調査を行い結果を記載します。解決すべき正しい課題を捉えられるよう、可能な限り定量的に情報を集めたり課題を抱えているメンバーの声を直接拾うことがポイントです。
企画案の提示
プロジェクト企画の基本方針、取り組みのおおまかな内容について記述します。具体的には以下の項目で、サンプルでは7,8ページに該当します。
- プロジェクトのコンセプト
- 主な成果物（業務一覧表、作業手順書、フロー図、システムなど）
- 現状と取り組み後の比較（As is / To be）
アウトプットイメージを揃えるため、プロジェクトの実行によって何が得られるのかを改めて記載します。具体的な手順というよりも、終了後の状態を簡潔にまとめ、「プロジェクトによって何が変わるのか」を明らかにします。
企画案の評価
提示した企画案によって得られる効果を評価します。
当然ですが、プロジェクトの運用にはコストがかかります。費用と時間をかけてまで取り組む価値があるのか、費用対効果を明らかにすることは、プロジェクト承認のためにもメンバーに協力を依頼するためにも必要な観点です。サンプルでは10ページ「プロジェクト予算」のみ記入していますが、承認に必要な項目等を確認し、以下の観点を追加しましょう。
- 予算
- かかる時間、工数
- 費用対効果
特に外部のコンサルタントに依頼をする場合や業務委託など非正規のメンバーが関わる場合には、稼働率にばらつきが生まれるため、工数の管理は必須です。
実行計画
ここから先は「実行計画」に該当し、実行部分に近い、より具体的な内容になります。プロジェクトを実行する際の作業計画、スケジュール、推進体制や役割分担、推進上の留意点についてまとめます。サンプルでは10ページ以降のスライドです。
具体的な作業計画
企画案を具体化し、実行する施策やアクションについて記載します。細かなタスクまで洗い出す必要はありませんが、作業内容や工数をある程度見立てておかなければスケジュールや必要な人員にズレが生じかねません。動き方のイメージが掴める程度に計画しましょう。
まずは全体をいくつかのフェーズに分けてから、細分化するのがおすすめです。サンプル内ではカテゴリ・項目・タスクの3つの粒度に分けて記載しています。
スケジュール
プロジェクト全体のスケジュールを組みます。プロジェクトが長期間に渡る場合には、プロジェクト開始から終了までの全体スケジュールと合わせて、半期や直近3ヶ月分などに限定した短期のスケジュールを記載することもあります。
また、プロジェクトのスケジュール管理に用いるツールとして「WBS」や「ガントチャート」があります。プロジェクトのタスクやスケジュール管理のために利用される工程管理表で、各タスクの開始日・終了日、発生タイミングを俯瞰的かつ視覚的に確認できるため、プロジェクトで発生する作業の全体感を瞬時に把握できます。
ただ、ガントチャートはプロジェクト計画書とは別に作成するのが一般的です。プロジェクト計画書には、ガントチャートに記載したスケジュールの概略を記載するイメージです。ガントチャートのサンプルに関しても、ガントチャートについての記事からダウンロードいただけますので、合わせてご利用ください。
組織体制・役割分担
プロジェクトは関係者・関係部署が多く、それぞれの持つスキルや所属先もバラバラです。組織体制と役割を決めておかなければ責任範囲が曖昧になり、タスクの浮きや伝達ミスに繋がります。プロジェクトチーム全体の組織図と役割について明示し、それぞれの関係性を明らかにしておきます。特に大規模なプロジェクトや社外のメンバーが関わる場合には、利害関係が複雑化するので注意が必要です。
リスクと回避策
リスクを事前に想定できていないと、予期せぬトラブルの発生に繋がります。プロジェクト推進後に発生しうるリスクを洗い出し、発生前の回避策とリスクを低減するための方法、発生時の対応方法について記載します。サンプルにもありますが、リスクを適切に評価するため、リスクが発生した際の影響度・発生の確率も合わせて記入するケースが一般的です。
その他参考情報
参考資料等があれば適宜添付します。例えば同様の取り組みを行った企業の事例があれば添付しておくと、プロジェクトの効果が見えやすくなります。
計画書作成時のポイント
認識に齟齬が生まれないよう丁寧に記述する
先述しているように、プロジェクトに参加するメンバーの役職や事前知識はマチマチです。プロジェクト開始前に認識を揃えられていないと、作業ミスやコミュニケーションコストの増加に繋がります。誰が読んでも同じように理解し行動できるよう、前提となる情報を丁寧に記載するよう心がけましょう。
業務改善ツールを使用したい場合は octpath がおすすめです。
可能な限り定量的に記載する
関係者全員の認識を揃えるためには、個々の解釈が発生しないよう事実ベースで記述することが最も簡単な方法です。誰もが共通でイメージできるよう、可能な限り定量的なデータを用いましょう。また、プロジェクトによって得られる効果など、結果については精緻な見積もりができないこともありますが、その場合も「試算」として記載しましょう。実際に取り組んでから差異を確認し、正しい方向に修正していくことで、プロジェクトの成功率も上がります。
計画書の用途に沿った形で記載する
冒頭でお伝えしたように、プロジェクト計画書はさまざまな場面で用いられます。承認に向けた提案書に近い形で作成する場合もあれば、実行時のマネジメントに主に用いる場合もありますので、用途に合わせて項目やテイストをカスタマイズしてみてください。特に提案や承認に用いる場合には、コストとリスクの観点が重要となりますので、精緻な見積もりを心がけましょう。
ドキュメンテーションのコツをおさえる
プロジェクト計画書は第三者と合意を得るためのドキュメントですので、記載内容の正しさはもちろんのこと、必要な情報を分かりやすく伝えることも意識する必要があります。レポートのように文章をただ並べるのではなく、表やグラフを用いたり、情報を構造化して図にまとめたりして加工することで、ドキュメントの理解を促進できます。いきなり完璧なドキュメントを作成することは難しいですが、読み手にとって分かりやすい伝え方を心がけて作成してみましょう。
おわりに
今回ご紹介した計画書は汎用的で簡単なサンプルです。プロジェクトの内容や用途に合わせて、カスタマイズして取り組んでみてください。また、プロジェクト計画書の作成もさることながら、実行フェーズに移行した後のプロジェクトマネジメントはより高いスキルが求められます。せっかく作成した計画が無駄にならないよう、「プロジェクトマネジメント」カテゴリ内の記事も参考に取り組んでみてください。
