フローチャートは業務の流れを可視化するために有効なツールですが、見やすく、誰にでも理解しやすいフローチャートを作成するためには、いくつかのポイントがあります。
見やすいフローチャートの作り方やコツ、抑えるべきポイントを、フローチャートのテンプレート を使いながらご紹介します。
おさらい｜フローチャートを作成する重要性
そもそもフローチャートとは、業務プロセスや作業手順やシステムのアルゴリズムなどの流れを記号を用いて表したものです。図式化することで複雑な業務も整理することができ、メンバーとの共通認識が取りやすくなる、業務改善に向けた業務整理ができる、などのメリットがあります。
フローチャートを作成する目的
フローチャートを作成する目的は、大きく「業務プロセスや流れの”整理”」と「業務プロセスや流れの”共有”」の2点が挙げられます。
「業務プロセスや流れの”整理”」においては、何も無いところから手順や順序、流れを設計する際に、全体像を整理しながら進められるため効果的です。
「業務プロセスや流れの”共有”」は、複数のメンバー間やチーム内で意思疎通や意識の統一を図るうえで役立ちます。ビジネスシーンにおいては、業務の設計よりも、既存業務の可視化や共有を目的として活用されるケースが多いです。
フロー図を活用した業務の可視化には 業務改善・支援ツール「octpath」 の利用がおすすめです。
フローチャートを作成するメリット
業務の流れや手順を図式化する方法としては、フローチャート以外にも手順書やチェックリスト、マニュアルなど複数の方法があります。フローチャートを活用するメリットは以下が挙げられます。
- フローにおける分岐・並行・繰り返しなど、複雑な流れでも表現しやすい
- もっとも直感的に全体像や流れを理解しやすい
- 比較的スピーディーに作成、アウトプットすることができる
したがって、特に複雑性が高い業務や、業務にかかる期間が長い業務を改善するための手法として適しているツールです。
また、今回は「見やすいフローチャートを作成するためのポイント」に限定してご紹介します。仔細な作成手順やフローチャート作成に利用できるツールについては、それぞれ紹介している記事がありますので、そちらを参考にしてください。
見やすいフローチャートを作成するコツ、ポイント
見やすいフローチャートを作成するということは、誰にとっても分かりやすく、理解しやすいフローチャートを作成することと同義です。ビジュアル的に綺麗なフローチャートを作成するだけでなく、誰でも同じように理解できるフローチャートを作成するためのポイントを、デザインに関するポイントと記載方法に関するポイントに分けてご説明します。
既にフローチャートがある場合に向けて「見直すべきポイント」を列挙していますので、手元のフローチャートと見比べてみてください。
🎨デザインに関わるポイント
まずは、フローチャートのデザインに関わるポイントからご紹介します。
フォーマットは統一されているか
マニュアルやフロー図を作成する際、メンバーごとに色使いや形式がバラバラになり見づらくなってしまった、というケースが多々あります。フロー内で利用する記号の種類や表現方法をルールとして決めておくことで、誰でも同じ品質でアウトプットを作成することが可能になります。フローチャートの作成を進める前に、主に以下について明らかにしましょう。
- フローチャート内で利用する記号のデザイン（サイズ、色味も含めて）
- 利用する媒体（Power Point / Excel / 専用ツール 等）
- 保存先や、アクセス権限範囲
また、フォーマットの統一には、あらかじめPower PointやExcelでテンプレートを作成して共有するか、フローチャートを作成できるツールを利用することが役立ちます。特に、管理コストやテンプレート作成の手間を抑えるために、クラウドサービスの利用をおすすめします。
幅や高さは揃っているか
フォーマットの統一にも関連しますが、フロー内の各ステップの記載幅や高さを揃えるだけでも見やすさはかなり向上します。バラバラに記号を繋ぐのではなく、簡単にラインを決めて角を合わせて並べていくと見栄えが良くなります。
フローの軸は定まっているか
また、フローをいずれかの方向に寄せることも見やすくするためのコツです。細かい部分ですが、縦横上下のどの方向に寄せるかによって形式が分かれます。画像ではAとBが縦方向、CとDが横方向に進行するフローチャートです。また、Aは左寄せ、Cは上寄せ、BとDは中央寄せになっています。
個人的にはAのフローチャートが最も見やすいと感じていますが、特に正解はありません。基本となるフローの軸を決め、必ずそのラインに戻るように表すことがポイントです。
必要最低限のカラーで作成されているか
重要なステップや条件を表すためにカラーを分けるケースもありますが、一つのフローの中で色を多用してしまうと、色ごとの違いが分かりづらくなり、見づらいフローチャートになってしまいます。基本となる白と黒を含めて全体で3~4色に抑えることで見やすくなります。また、複数のカラーを使う際は何を示しているカラーかを併記しましょう。
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情報の記載場所は明確になっているか
フローチャートを作成する目的や業務内容次第では、業務ステップだけでなく、担当者や利用するツールを併記するケースもあります。業務の流れ以外の情報も集約したい場合は、以下のように行ごとに情報を整理するとわかりやすくまとめられます。
📝記載ルールに関するポイント
次に、フローチャートの記載方法に関わるポイントについてもご紹介します。
業務の粒度は揃っているか
フローチャートの各ステップに記載する業務の粒度を揃えることで、業務の理解がしやすくなります。特にフローチャートでは、迷った際は大きめに括ることがおすすめです。粒度が細かすぎるとフローチャートが長くなり、読み取りづらくなる可能性があるためです。例えば「ツールのボタンAを押す」など動作ごとにステップを区切ると細かすぎてしまうため「作業の確認を依頼する」「メールを送信する」のようにアクションごとに区切るようにしましょう。
目安としては作業をするメンバーや部署が変わったタイミング、日付を跨ぐタイミング等でステップを分解することを推奨します。
粒度を細かく分けなければいけないほど手順が細かく分かりづらい業務の場合は、フローチャートではなく作業手順書やマニュアルの方が適している可能性もあります。
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分岐条件やイレギュラー対応も合わせて記載されているか
フローチャートの用途次第ですが、業務情報を集約しておく必要があれば、通常通りの業務だけでなく、分岐条件や、イレギュラーが発生した際の対応内容についても併記しておきましょう。イレギュラーの原因が予測できず対応内容を標準化できない場合は「対応方法が分からない場合はXXさんに連絡をする」など暫定対応を記載しておくと迷いがなくなります。
厳密なフローチャートにこだわりすぎていないか
フローチャートには専用の記号が複数存在します。ただし、業務の整理や共有が目的の場合は、あくまでも誰もが理解できるよう業務を可視化することが最重要であり、専門性の高いフローチャートを作成する必要はありません。記号を使いすぎると新人が理解しづらくなってしまう可能性もあります。フローチャート作成の経験がない場合は、タスク同士を並べて繋ぎ合わせるだけでも構いませんので、専門性を意識しすぎないことに留意してください。
反対にRPAの導入のために作成する場合や、外部のパートナーも交えて大規模に利用する場合は、ルールを守り専門的なフローチャートを作成する必要があります。
octpathでフローチャートを簡単作成
弊社では、フローチャートを簡単に作成し、そのまま業務管理ができるツール「octpath」を提供しています。
- フォーマットに従って、誰でも同じように見やすいフローチャートを作成できる
- 作成したフローチャートを利用してそのまま業務管理
- 作業結果に応じた分岐処理や、同時並行の処理を自動で実行
- 担当者や期限の設定も可能
業務フローの可視化と業務管理に課題を感じられている方は、ぜひご確認ください。
Excelフローチャートのテンプレート
また、Excelで簡単に見やすいフローチャートを作成できるテンプレートもご提供しています。情報入力なしで以下のボタンからそのままダウンロードいただけますので、Excelを利用して業務情報をまとめたい方はぜひご活用ください。
まとめ
見やすいフローチャートを作成するためのポイントはご理解いただけましたでしょうか。フォーマット、ルールを決めることで、誰にでも分かりやすいフローチャートの作成が可能になります。業務の属人化解消に向けて、ぜひ作成してみてください。
フローチャートを活用した業務の効率化には 業務改善・支援ツール「octpath」 の利用がおすすめです。
