業務の標準化は、誰でも同じ品質で業務に取り組めるよう作業内容を整えることです。本記事では業務を標準化することのメリットについて簡潔にご説明していますので、標準化に取り組むかどうか、検討するための材料としてご確認ください。
標準化とは｜おさらい
ことばの意味と概要
標準化とは誰でも同じ品質で業務に取り組めるよう、作業手順や工程を統一することです。
複数名で取り組んでいる業務では、どうしても作業者によって業務内容にばらつきが生まれてしまいます。それに伴って業務品質にもムラが生まれてしまうと、自社の事業運営にも影響を及ぼしかねません。そこで、業務を標準化することで、作業内容を統一でき、業務品質の安定性を高めることができます。
標準化の具体的なメリット
標準化は業務改善のためのひとつの施策として取り入れられますが、具体的には以下のようなメリットがあります。それぞれの項目についてご説明します。
- 業務品質の安定
- 生産性の向上
- メンバーのスキル向上
- 組織独自の優位性の確立
- 属人化の解消
業務品質の安定
冒頭で述べたように、標準化の取り組みによって作業手順・工程を統一することで、業務品質の安定性を高めることができます。複数名で業務を担当している場合、また、店舗や支店が全国に存在している場合であっても、いつでも誰にでも同様の対応が可能になります。
生産性の向上
作業内容が明確になることから、メンバーの作業ミスや抜け漏れ、遅れを削減することができます。業務を問題なく進行できるようになることで、業務の管理コストが下がり、よりコアな業務への集中が可能になります。また、標準化に取り組む過程で業務の可視化や整理を行うことで、無駄な業務の発見・削減にも繋がります。
メンバーのスキル向上
業務を標準化することで、各業務のゴールが明確になります。それに従って目標値とメンバーそれぞれのスキルレベルを把握できるようになり、目標管理やメンバーの教育が容易になります。
組織独自の優位性の確立
組織規模が大きくなると、どうしても業務に関わる人数が増えていきます。従って業務の詳細な管理が難しくなり、品質にムラが生まれる原因となります。組織拡大時に細かなオペレーションの整備まで手を回せる企業は多くないため、業務をきちんと整えることによって業務品質を安定的に保てるようになることが、他社と比較した際の優位性になり得ます。
属人化の解消
業務が属人化し、特定のメンバーしか対応できなくなってしまうと、必然的に業務が一部のメンバーに集中してしまいます。標準化によって、これまで特定のメンバーが抱えていた業務を複数のメンバーで対応できるようになることで、より効率的な業務の進行に繋がります。また、業務がオープンになることで業務のノウハウが可視化され、組織としてのナレッジの蓄積も可能になります。
標準化に取り組むべき業務の特徴
標準化はどの業務でも最低限必要になりますが、効果の出やすさは業務の特徴によっても異なります。標準化に取り組むことの判断がつきかねている場合には、以下の特徴に該当するかを確認してみてください。
- 作業手順や業務フローが定まっている
- 長期間、繰り返し定常的に取り組んでいる
- 複数の担当者が関わっている
- チームや部署を跨いで作業している
ざっくりまとめると、“複数名でコンスタントに取り組まれている定型業務”がもっとも効果が出やすいと考えられます。事務的な作業やバックオフィスの業務が多く該当しますが、例えば営業フローを整えること、コンサルティングの支援内容を統一することなども標準化の範疇と言えます。イメージがつきづらいという方は、定型業務の定義について解説している記事も参考にしてください。
標準化に取り組む際のポイント
ツールを用いてアウトプットをまとめる
業務の標準化に取り組む際には、作業手順書やフローチャートなど何某かの形式で業務情報をまとめることが一般的です。メンバーへ共有しやすくなるだけでなく、メンバーが入れ替わった際の引き継ぎにも利用することができます。
注意点として、業務内容に変更があった場合に更新を怠らないことが重要です。あらかじめ更新タイミングを定めておき、定期的に見直すようにしましょう。
アウトソーシングを検討する
アウトソーシングとは、自社の業務の一部を他社や外部のリソースに委託することです。請負企業が複数企業の業務をまとめて処理することでボリュームによるコストメリットを実現しており、自社で独自に対応するよりもコストを安く済ませることができます。
業務を標準化することで当然社外のメンバーでも対応が可能になるため、これまでアウトソーシングが難しかった業務もアウトソーシングできる可能性があります。アウトソーシングについての詳細を説明している記事も参考にしながら、一度検討してみてください。
業務水準を適切に設定する
業務を標準化することができても、そもそもの業務水準が低ければ生産的であるとは言えません。反対に、標準化しても複雑度の高すぎる業務では、余計に作業ミスの発生率を高めたり、別途サポートが必要になったりしてしまう可能性もあります。業務のゴールを達成するために適切なレベルで、標準化を取り入れましょう。
標準化することを目的としない
標準化は、業務品質を安定させること、生産性を向上させることなど、何某かの目的を持って取り入れられる一つの手法に過ぎません。標準化によってどんな課題を解決できるのか、明確に定めてから取り組むことを意思決定しましょう。
おわりに
業務の標準化は、業務改善の第一ステップとして取り入れられる工程でもあります。効果が出やすい業務の特徴に当てはまった方は、ぜひ、業務効率化に向けて取り組んでみてください。
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