定型業務とは「定常的に発生していて、業務の流れや手順が決まっている業務」を指します。この記事では、非定型業務やプロジェクトと言われる業務との違いを明らかにしながら、定型業務を効率化するための方法とポイントについて紹介しています。業種や部署を問わず存在する業務ですので、ご自身の業務を想像しながら読み進めてみてください。

定型業務とは

言葉の定義

冒頭で述べたように、定型業務は「定常的に発生していて、業務の流れや手順が決まっている業務」のことです。繰り返し行うもので毎回同じクオリティを担保する必要があるために、業務内容が固まっている業務です。ルーティン業務と言われることもあります。より細かく定型化されている場合には、担当者や期限、発生タイミングが決まっていることもあります。

定型業務の具体例

一般的にイメージしやすい定型業務と言えば、例えば以下があります。

  • 経費精算、給与振り込み作業
  • 週次で行う営業実績の回収、分析
  • 各種事務作業(契約書の印刷や荷物の発送、ファイリングなど)
  • 入社手続き(入社確定〜事業部配属までに行うPC手配や研修、社員証発行等)
  • 事故やトラブル、障害発生時の対応フロー
  • メディア運営業務(記事の執筆、推敲、アップロード、公開)

一般には週次や月次など発生タイミングが決まっている業務をイメージされることが多いですが、入社手続きやトラブル対応等、タイミングは決まっておらず何某かの状況をトリガーとして発生する定型業務も多くあります
また、上記はあくまでも一例で事業の形態や組織構造は企業によって異なるため、実際には企業独自の定型業務も多く存在しています。

非定型業務との違い

当然ではありますが言葉の意味からすると、定型業務に該当しないものはすべて非定型業務に該当します。単発で発生するTodoやプロジェクトなどです。
ただ、あえて非定型業務と言う場合には“都度判断や考察が伴う業務”を指すケースが多いです。定型業務を“手順に沿って進めれば誰にでもできる業務”と捉え、反対に、非定型業務は都度思考や判断が必要な業務として使われます。具体的には、コンサルティングや、経営に関わる上層概念の検討などです。非定型業務の方が、定型業務と比べ難易度の高いことが多いです。

プロジェクトとの違い

プロジェクトは定型業務の対になるものとして挙げられ、定型業務と反対の特徴を持っています。具体的には以下のように区別できます。

項目定型業務プロジェクト
チーム編成毎回同じメンバーやチームが対応都度、臨時で組織が作られる
期限期限なく長期的に取り組む目標を達成したら終了する
定型業務とプロジェクトの違い

プロジェクトはある目的をもとに作られ、そのときの予算やチーム編成に合わせて業務を進行する必要があるため、一つの手順やフローを繰り返し行うことはありません。また、定型業務のように半永久的に続くわけではなく、決められた期間の中で進行します。取り組み方も全く異なるため、完全に別物として捉えてください。

定型業務の効率化について

業務を定型化することの効果

あまり認識されていませんが、そもそも“業務の定型化”も業務効率化のための手段のひとつです。業務の手順やフローを一律に整えることで、具体的には以下のメリットをもたらします。

  • 業務の手順やフローを見える化できる
  • 業務の属人化が解消され、引き継ぎに生じるコストを削減できる
  • 誰でも同じように作業ができることで、クオリティを担保できる
  • 業務のミスや抜け漏れ、遅れを削減する

その上で、さらに定型業務を効率化することの意味は以下です。

定型業務を効率化することの重要性

定型業務は他の業務に比べ、効率化を実現できたときのインパクトの大きい業務です。
定型業務は半永久的に繰り返される業務で、業務によっては毎日取り組まれることもあります。当然ですが業務の発生頻度が高ければ高いほど、効率化できる業務のボリュームも多くなります。短期的な業務や単発で発生するTodoを効率化しても効果は一時的ですが、定型業務は一度効率化できてしまえば効果を得続けることができるため、QCDの改善に効果の高い取り組みと言えます。ぜひこの機会に効率化に取り組んでみてください。

定型業務を効率化する方法

次に、定型業務を効率化するための具体的な方法についてご説明します。主に、以下の4つのステップで実行します。

定型業務を効率化する際の方法をまとめた画像です。
定型業務を効率化するためのステップ

1.まずは業務を見える化

定型業務を見える化できていない場合は、まず第一ステップとして業務手順やフローを明らかにしましょう。見える化できていなければ業務上の課題や改善点を見つけられないためです。
見える化の方法はいくつかありますが、今回は定型業務に適した2つの方法を挙げています。

作業手順書の作成

作業手順書は、業務のステップと作業内容をまとめたドキュメントです。

作業手順書のサンプル画像です
作業手順書のサンプル

業務のステップが多く手順が細かく複雑な場合は、手順書を作成することで手順を一律に揃えることができます。具体的な作成方法については、作業手順書について解説している記事を参考にしてください。

フローチャートの作成

フローチャートは、業務のフローを図式化して表すことができます。直感的に理解しやすく、担当者の違いや、並行処理や分岐を分かりやすく記載できることもポイントです。

フローチャート(業務フロー図/業務プロセス図)のサンプル画像です。
フローチャートのサンプル

細かい手順は記載できないため、全体を俯瞰して確認したい場合に適しています。フローチャートの具体的な作成方法を紹介している記事を見て作成してみてください。

業務を正しく見える化するためには、資料作成に対する関係メンバー全員の協力が必要です。何度も対応している業務であっても細部まで把握できていないケースもありますので、丁寧に確認することを意識しましょう。

2.課題を洗い出す

業務を見える化できた後は、効率化するためのポイントを探します。見直す際の観点は様々ですが、例えば以下のようなものがあります。

  • 毎回のようにミスや遅れが発生している業務はないか
  • 形式的に行っているが、本当は不必要な業務はないか
  • 担当者や担当部署は適切か
  • 業務の順番を入れ替えることはできないか
  • 自動化やツールの導入によって効率化できる業務はないか

長期間取り組んでいると業務内容が完全に固定化されるため、変更可能な箇所が見つかりづらいかもしれませんが、現在の運用を最適と思わず、一から見直してみることが重要です。

3.改善方法を検討する

課題が明確になったら解決方法を検討します。1つの課題に対して1つのソリューションとは限らないので、フローの変更などで複数の課題を一気に解決できる方法を考えてみましょう。
また、改善の方向性はECRSで考えるのがおすすめです。ECRSは業務改善に取り組む際に用いられるフレームワークで、業務を見直すための以下4つの観点の頭文字を合わせたものです。

  1. Eliminate(排除): 業務やプロセスをなくす
  2. Combine(結合) : 別々の作業を同時に処理する、ひとつにまとめる
  3. Rearrange(再配置): プロセスや担当者を入れ替える
  4. Simplify(簡素化): 手順やプロセスを簡単なものに変える、自動化する
ecrsの要素を解説している画像です

4つの観点から各課題に何が適しているのか、検討していきます。より詳細な進め方については、ECRSについて解説している記事も参考にしてください。

4.試験運用してから、本格的に運用する

改善策が決まったらまずは試験的に運用し、進行において問題がないか・本当に業務が効率化されるのか、を確認します。トライアルとして取り組んでみて改善点があれば修正し、想定通りの運用ができる形式が整ったら本格的に業務を切り替えます。
ただ、業務を切り替えた直後はミスや抜け漏れが発生しやすくなることもあり、業務が効率化されたことの効果を実感できるまでには一定の期間が必要なことも多いです。業務の発生頻度にもよりますが、1週間〜1ヶ月程度お試し期間を設けて振り返りを行うことがおすすめです。

番外編|ツール導入を通して業務を効率化する

進捗管理やマニュアル管理ができるようなサービスの導入を通して、定型業務の効率化を行う方法もあります。単発のタスクやプロジェクトを管理するツールではなく、業務をフローごと管理でき、業務をテンプレートとして登録できるサービスがおすすめです。
弊社でも、定型業務の進捗管理に特化したクラウドサービス「octpath」を提供しています。業務のフローと合わせて、各作業で参照するマニュアルやチェックリストも管理できるため、サービスへの業務登録を通して業務を見える化できます。また、業務の期日や担当者の設定を通してミスや遅れを減らすこともでき、サービスを利用する中で業務を効率化できます。
詳細はサービスサイト(https://octpath.com/)をご確認ください。

定型業務を効率化するためのポイント

定期的に業務を見直す機会を設ける

業務環境は人事異動や事業のフェーズに合わせて変わり、それに合わせて最適な業務の形式も変わっていきます。一度効率化できた段階で終わりではなく、定期的に見直す機会を設け、常に最適な業務形態にアップデートできるようにしましょう。頻度には決まりはありませんが、業務の発生頻度が少ない場合でも半年か少なくとも1年に1度は見直せると良いです。

担当者目線を忘れずに

業務効率化を推進するのは主にマネージャーや管理者の方であることが多いかと思いますが、業務変更の影響を最も強く受けるのは、実際に業務を担当している現場の担当者です。担当者にとって取り組みやすい施策を、可能な限り負荷のかからない形で装着できるよう意識しましょう。

定型化できていない業務の定型化も検討してみる

現在定型化できていないが、実は定型化できる、という業務も存在します。特にフローは固まっているが業務手順がバラバラというケースで、担当メンバーそれぞれが独自の手順で取り組んでいる場合です。現在は定型化できないと思っていても実際には最適なフローが1つ決まっていることも多いので、業務全体を見直してみましょう。

おわりに

定型業務は非定型業務やプロジェクトに比べ軽んじて見られがちですが、効率化できたときのインパクトが大きい業務です。自身や部署の担当業務はベストなフローとなっているのか、この機会に見直してみてはいかがでしょうか。

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