SOPは日本語で標準作業手順書と訳され、業務を進行するための手順を統一し、まとめて記載したものを指します。業務品質を安定させるために役立つツールの一つです。この記事ではSOPの概要から作り方までを簡潔に記載していますので、ぜひ参考にして、SOP作成に取り組んでみてください。

SOPの概要

SOPとは

SOPとはStandard Operating Procedureの略称で、日本語では標準作業手順書と訳されます。そのままの意味ですが、ある業務を進行するための作業手順を統一し、まとめて記載したもののことです。標準作業手順書の「標準作業」とは“手順に無駄がなく効率的な作業のやり方”のことで、SOPを作成することで、標準作業の明確化・共有化が可能になります。

マニュアルとSOPの違い

SOPは「マニュアル」と同義としても用いられますが、重視されるポイントが異なります。
一般のマニュアルは業務進行に関わる情報をまとめる必要があるため、利用するツールや規則、チェック観点なども含めて全般的に言及することが一般的です。それに対してSOPはあくまでも手順書なので、業務の工程・手順について詳細に記載することが重視されます。

SOPを作成する目的

SOP作成の目的は端的に作業や技術レベルを標準化し、再現性を高めることです。
決まったメンバーが同じ作業を担当していると社内業務は属人化していきます。属人化は、担当者が休んだ時に誰も代わりに対応できない・ミスに気づきづらくなる・技術力に差が生まれ業務品質がばらつく、などの様々なデメリットをもたらします。SOPの作成によって正しい手順が明確になることで、属人化を防ぎ、SOPを見れば誰でも同じクオリティで作業を進められる状態をつくることができます。

SOPの作成に適している業務

SOPは標準作業を記載するツールなので、単発で発生する業務や簡単な作業には適しません。特にSOP作成の効果が出やすい業務は、以下のような特徴があります。

  • 細かなミスの許されない、クリティカルな作業
  • パターン分けや条件分岐が発生するなど、作業内容が複雑
  • 作業の開始から終了までの期間が長い
  • 複数のメンバーで同じ業務に取り組んでいる

例えば、製造業や医療関係の業務は多くが上記に該当します。ご自身の業務内容に照らして、SOPの作成が必要かどうか、確認してみてください。

SOPの作り方

SOPは、大きく以下の5つのステップで作成できます。

  1. SOP作成の目的の明確化
  2. 作業内容の洗い出し
  3. 骨子・執筆ルールの整理
  4. 作業内容の記入
  5. 現場メンバーの確認と修正

各ステップの実施事項とポイントについてご説明します。

1. SOP作成の目的を明らかにする

当然のことではありますが、まずはなぜSOPを作成するのか、目的を確認しましょう。SOPを作成するとしても、現場の属人化を解消すること、業務品質を安定させること、業務品質を向上すること等、何を目的とするかによって記載内容や作成方法が変わってくるためです。複数名で作成する場合には全員で共通認識を持っておくこともポイントです。

2. 作業内容を洗い出す

SOPの構成や記載内容を決めるため、まずは作業に関わる情報を洗い出して全体像を把握します。基本の手順のほか、チェック観点や対応のパターンなども合わせて確認しましょう。作業の洗い出しは作成ステップの中で最も時間のかかる工程ですが、完成度の高いSOPを作成するために非常に重要な部分です。
洗い出しの際には、作業内容の抜け漏れがないよう時系列に洗い出すことがおすすめです。また、初めから綺麗にまとめようとせず、まずはメモ程度に洗い出しましょう。

3. SOPの骨子と執筆ルールを整える

作業内容を記載するための箱を決め、骨子を作成します。一般的にマニュアルや手順書はパワーポイントやドキュメント、excelなどにまとめることが多いかと思います。決まりはありませんが、画像が多い場合はパワーポイントやドキュメント、作業項目やチェック観点が多い場合はexcelと言ったように、作業内容とSOP作成の目的に合わせて適切なツールを選びましょう。
その上で、誰にでも読みやすいSOPを作成するために執筆時のルールを決めておきます。見出しの設け方、文字色、強調ポイントの書き方など、ある程度決まりを設けるだけでも十分わかりやすい手順書を作成することができます。特に複数名で分担して作成する場合に注意が必要です。

4. 作業内容を記入する

2.で洗い出した作業内容を、3.の骨子・執筆ルールに従って記入していきます。
骨子作成時の注意点でもありますが、ここでは作業の粒度設定がポイントになります。例えばシステムを操作する場合でも、ひとつの作業を「システム上でXXの操作をする」のように業務のまとまりで記載するか、「この画面のこのボタンをクリックする」のようにアクション単位で記載するかによって手順書の具体度が大きく変わります。抽象的すぎると読者による判断が必要になりズレが生じやすくなりますが、具体的すぎても細かすぎて読みづらくなってしまいます。作業内容の特性に合わせて、適切なレベルで記載するよう意識しましょう。

5. 現場メンバーに確認を依頼する

一通り手順の記入を終えたら、実際に作業を担当しているメンバーに内容の確認を依頼します。管理者と現場の作業担当者とでは見えている範囲や視点にギャップがあります。現場メンバーの立場から見て齟齬はないか、意識すべきポイントは間違っていないかなど、細かい部分まで確認してもらうようにしましょう。

もし修正点があれば一度内容を修正してから再度確認を依頼し、問題なく記入ができたらSOPの完成です。

SOPを作成する際のポイント

読者の視点に立って記載する

SOPは現在の担当者以外のメンバーも読者になりえます。例えば新しく入社・異動してきたメンバーや、アウトソーシング先の作業者などです。SOPは作業内容をまったく知らないメンバーでも理解でき、同じように作業ができるよう、正確に分かりやすく手順を書き記す必要があります。SOPを読みながら作業をするメンバーの立場に立ち、丁寧に記載するように心がけましょう。

定期的に内容を更新する

常に正確な内容を記載しておくため、定期的に内容を更新することがポイントです。内容が古くなりSOP自体が形骸化することのないよう、細かな変更であっても都度反映することが理想的です。また、更新忘れを防ぐため、振り返りのタイミングを予め決めておくことをおすすめします。業務次第ですが、最低でも半年に1度は見直しの機会を設定しておくと安心です。

更新しやすい形態を整える

上記の項目と関連しますが、そもそも更新しやすい形態を整えておくことが重要です。例えば、エクセルやパワーポイントを利用する場合はメンバーが簡単に編集できるよう共有フォルダに保管しておくこと、手順書の管理が可能なクラウドサービスを利用すること、などです。
弊社が提供しているサービス「octpath」はクラウド上で業務手順を管理でき、フローに関する情報をいつでも簡単に修正することができます。ミスを防ぐだけでなく、タスクの管理、チームメンバー全員の進捗状況の把握も可能です。詳細はサービスサイトをご確認ください。

終わりに

SOPの概要と作成手順は理解いただけましたでしょうか。完成までには少し工数ががかかりますが、一度作成できれば様々な場面で役立ちます。ぜひ記事を参考に作成してみてください。また、規模の大きい業務の場合にはメンバーの協力が必須です。分かりやすく、役立つSOPを作成するため、全員で協力しながら作成に取り組んでみてください。

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