マネジメントサイクルとは、企業の目標達成に向けて、計画の策定から実行、評価の流れを繰り返す手法で、業務を効率的に進行するために不可欠な取り組みです。取り組みの方法とポイントを解説していますので、ぜひ参考にしてください。

マネジメントサイクルとは

ことばの意味

マネジメントサイクルとは、企業が目標を達成するための業務管理方法の一つです。目標達成に向けて計画を策定し、計画通りに実行できたかを振り返り評価し、改善点を元に次の計画を立てる、という流れを繰り返します。詳細は後述しますが、有名なPDCAサイクルをイメージしていただけると分かりやすいかと思います。

マネジメントサイクルの目的とゴール

マネジメントサイクルの目的は、端的に言うと生産性の向上です。
企業のリソースには限りがあるため、可能な限り短期間・少ないリソースで目標を達成することが重要になります。マネジメントサイクルでは、計画を立ててから実行に移すことで目標までの最短ルートを明らかにすることができ、また、サイクルを重ねていく中でアクションの精度を上げられるため、実行と改善活動を同時に進行することができます。
したがって、マネジメントサイクルのゴールは最短距離で目標を達成することです。あらゆる業務・プロジェクトで取り入れることができるため、身近な目標から取り組んでみることをおすすめします。

マネジメントサイクルの取り組み方

今回は、最も代表的な手法としてPDCAサイクルの流れと手順をざっくりとご説明します。詳細な内容はPDCAサイクルについてまとめた記事をご覧ください。

PDCAとはPlan(計画)→Do(実行)→Check(評価)→Act(改善)のそれぞれの頭文字を取った言葉で、事業やプロジェクトを進めるときのステップを表したフレームワークです。ご存知の通り、以下の4つのフェーズに分けて取り組みます。

PDCAサイクルの流れを表した画像

Plan(計画)

まずは、目標達成に向けて計画を立てます。PDCAサイクルは一連の流れ自体を何度も繰り返すことを前提としていますので、初めて取り組む場合には以下の2つの観点で計画を立てます。

  1. 1回目のPDCAサイクルの計画(短期計画)
  2. 施策全体の計画(長期計画)

特に後者の長期計画の設定は忘れがちなので、注意してください。
また、計画段階では、具体的な取り組みの内容(WhatやHow)だけではなく、取り組みの目的(Why)やゴールの整理も行います。目指す先が明確になるだけでなく、実行後、目標を達成できたかどうかの判断も容易になるためです。

Do(実行)

短期計画の内容に従って、実行していきます。基本的には事前に決めた内容のとおりに実行していく形で問題ありません。
実行フェーズでは、後から評価ができるように必ず結果の記録をつけるようにしてください。定量的な結果だけでなく定性的な気づきや変化も記録しておくことで、後続のCheck(評価)のフェーズで有効活用できます。
また、実行フェーズでは計画どおりに進まない場合も気にしすぎないことがポイントです。そもそもPDCAサイクルは小さなトライ・アンド・エラーを何度も回すことで最終目標に近づくことを趣旨としているので、計画外の出来事を進んで受け入れるようにしましょう。

Check(評価)

Check(評価)ではPlan(計画)とDo(実行)の結果を比較します。具体的には、計画通りに進められたこと、そうでなかったこと、その要因、想定外の気づきや結果を確認します。
振り返りの際は、何が原因でそのような結果になったのかを必ず考えましょう。結果は複合的な要因によって引き起こされる場合が多く、単一的な原因を特定することは難しいですが、想定される原因を明確にしなければ、次の改善を行う場合に良い打ち手を見つけ出すことができません。振り返りについては、KPTやLAMDAなど様々な手法が存在します。様々な振り返り手法について紹介している記事もありますので、合わせて参考にしてください。

Act(改善)

Act(改善)ではCheck(評価)で実施した振り返りをもとに次のPDCAサイクルを回すための改善点の洗い出し、次の計画を実施します。この際に重要なのは、最初に立てた長期の計画についても同時に確認することです。「計画をすること」と「実際に取り組むこと」では大きな違いがあります。得られた結果や反省から必要に応じて長期計画も修正・最適化するようにしましょう。

マネジメントサイクルの種類

これまで一例としてPDCAサイクルの手順をご説明しましたが、マネジメントサイクルには、一つ決まった手法があるわけではありません。基本的には計画立案→実行→振り返り、という流れが整っていればマネジメントサイクルと言えます。PDCAサイクル以外にも利用できるフレームワークをいくつかご紹介していますので、自社に合うものから取り入れてみてください。

OODAループ

OODAは「ウーダ」と発音し、Observe(観察)→Orient(状況判断)→Decide(意思決定)→Act(実行)の頭文字を取ったものです。OODAはObserve(観察)を起点としており、目標を立てることが難しい場合に、現在の状況を確認してから判断を下すことができます。したがってOODAはより不確実性が高く、変化が激しい環境において活用できるフレームワークになります。最初にObserve(観察)を実施して情報を集め、Orient(状況判断)によって適切なアクションの検討を行い、Decide(意思決定)で最終決定、そしてAct(実行)という流れになります。

OODAループを表した画像です

CAPDサイクル

PDCAサイクルの順序を入れ替えた方法で、現状の運用方法のチェックから開始します。単語は異なるものの、主旨自体はOODAループと同様と言えます。
取り組みの規模が大きい場合には特にPDCAサイクルのPlan(計画)のフェーズから進めなくなったり、計画立案に時間をかけてしまい全体の進行が遅くなってしまったりすることがあります。まずは現状を確認してから計画を立てることで、現状と乖離しない計画を立てられ、スムーズな進行を可能にします。

CAPDサイクルのイメージ画像です

PDRサイクル

PDRサイクルはPrep(準備)→Do(実行)→Review(見直し)の頭文字を取った手法です。プランニング(計画)のフェーズがないことが大きな特徴です。実行までのスピード感に重きを置いていて、まずは実際に取り組んでみて結果を見てから判断を下します。結果が出やすい小さい業務や、複雑性が高く計画を立てられないプロジェクトに適しています。

PDRサイクルのイメージ画像です

ちなみに|計画フェーズのない手法が注目されている

VUCA時代と言われるように、現代においてはひとつのプロジェクトの中でもさまざまな状況が絡み合い、課題・問題が複雑化していることがほとんどです。そのような状況下で計画を立てることは難しく、まずは着手してみてから判断した方が結果的にスムーズに進められることも多いために、プランニング(計画)フェーズを設けず、まずは実行することに重きを置いている手法に注目が集まっています。今回ご紹介した中でも計画から開始しているのはPDCAサイクルのみであるように、すべてを計画通りに進めるのではなく、実行しながら考え進めていくことが重要です。
ただもちろん、完全に無計画に進めるべきではありません。アクションの具体的な内容を決める必要はなくとも、活動におけるゴール、最悪の場合にどのような事態となるのか、期限、関係者など、プロジェクトの基本的な内容については明らかにしてから取り組むことをおすすめします。

マネジメントサイクルを上手く回すポイント

効果を最大化するため継続的にサイクルを回す

もともとマネジメントサイクルは、複数回繰り返すことを前提に設計されています。一周取り組むだけでは十分に効果を得ることはできません。回数に決まりはありませんが、当初の目標を達成できるまで、必要な限り繰り返し取り組みましょう。

目標を常に意識する

マネジメントサイクルの取り組みの中では、計画を立てること、サイクルを回すこと自体が目的化してしまい、マネジメントサイクルに取り組んでいること自体に満足してしまうケースが多々あります。本来達成すべき目標を忘れないよう、最初に設定したゴールを常に意識しながら取り組みましょう。

メンバーと共通認識を持ちながら進める

どんな業務・プロジェクトでも、必ず複数名のメンバーとの関わりが必要になります。また、実際に計画に沿って業務を推進していくのは実務を担当している現場メンバーです。全体で協力しながらスムーズに業務を進行するため、マネジメントサイクルを開始する前に主旨やゴールを正しく伝えておきましょう。

定性的な情報を軽視しない

マネジメントサイクルでは、定量的な結果のみを評価しても、具体的な改善案を出すことができません。適切な改善策を立てるためには、その結果に至った理由の把握や、実行フェーズで手を動かす中で分かる事実がとても重要になります。定量的なデータの蓄積・分析のみに頼らず、各メンバーの取り組みの内容や感想についても合わせて記録し、振り返りに役立てましょう。

小さな失敗や想定外の事象を気にしすぎない

当然のことながら、すべてが当初の計画通りに進行することはありません。また、先述しているようにマネジメントサイクルは目標を達成するまで何度もサイクルを繰り返すことを前提としています。実行していく中で計画から乖離したり、想定外の結果になったりすることを許容し、次のサイクルに活かすための学びとして蓄積しましょう。
合わせて、もし計画からズレが生じた場合には修正力が肝になります。なぜズレが生じているのか、要因は何なのか、次に取り組む場合にはどうしたら良いのかを常に振り返りながら、サイクルを回しましょう。

おわりに

マネジメントサイクルは、構造自体は非常に分かりやすく、取り入れやすい手法です。まずはミニマムな形で、3サイクル回すことを目標に取り組んでみてください。また、業務を効率化するための手法はマネジメントサイクル以外にも多数あります。詳細は、業務効率化についてまとめた記事や、業務改善カテゴリ内の記事を参考にしてみてください。

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