KPTは振り返りの際に用いられる、Keep/Problem/Tryの3点を合わせたフレームワークです。本記事では、KPTをチームで活用するための手順とポイントをご紹介します。
KPTとは｜基本をおさらい
ことばの意味
KPTは「Keep」「Problem」「Try」の頭文字をとった言葉で、振り返りに必要な3つの観点をまとめたフレームワークです。以下3つの要素に沿うことで、効果的な振り返りができます。
- 【K】Keep：よかったこと、続けるべきこと
- 【P】Problem：問題、課題
- 【T】Try：解決策、今後取り組むこと
一般的には以下のような形で図式化されることが多いです。左上から名前の通りK→P→Tの順に当てはめていきます。紙やホワイトボードを使用する場合はこの形を描き、各要素に付箋を貼ってすすめていく手法もあります。
KPTの成り立ちと特徴
KPTは現在ではビジネスで使用されるフレームワークですが、もともとはアジャイル開発の中で生まれたものです。アジャイル開発はシステムを小さく区切り、実装→テストを小単位で繰り返していく開発手法で、従来の開発手法よりも素早く開発が進められるという特徴があります。
そのため、アジャイル開発から発展した手法であるKPTも、短期間でスピーディに、繰り返し振り返る必要のある場合の利用に適しています。比較的どのような業務でもKPTを使うことはできますが、1サイクルの期間が短く、繰り返し発生する定型業務の振り返りに特に効果的です。
KPTが用いられる理由
振り返りのフレームワークは他にもいくつかありますが、KPTは主に以下の特徴から各所で活用されています。
誰とでも、どんな業務でも使えて万能
KPTは、基本的に何の業務でも活用できる万能なフレームワークです。個人のタスクでもチームでも、業務内容や期間を問わずどんな事業やプロジェクトでも活用できます。例えば営業メンバーとエンジニアなど役職の異なるメンバーが関わっている場合でも利用できます。
良かった点も振り返ることができる
振り返りを行うと再発防止やさらなる改善を意識するあまり問題点に目が行きがちですが、成功要因も個人のノウハウや組織の学びに繋がる大切な情報です。Keepの項目を設けることで自然と良かった点にも目を向けることができ、より価値の高い振り返りができます。
課題の早期発見・解決につながる
先述した通り、KPTは短いスパンで繰り返し実施することが前提となっている考え方です。細かく改善サイクルを回せることで、課題の早期発見につながります。
また、見つかった課題点にはTryで次回以降のアクションを設定することが必須になるため、見つかった課題の解消もしやすくなります。
振り返りにはKPT以外の手法も複数あります。KPT以外の手法と比較して検討したい場合には、振り返りの手法について紹介している記事を参考にしてください。
KPTの活用事例
実際にKPTを使う場面について、弊社での事例を挙げてご紹介します。
個人での振り返り: メンバーの1on1
弊社で月末に実施しているメンバーとの1on1では、以下のようなシートを用いてKPTを利用しています。
Googleスプレッドシートでメンバー別にシートを作成し、タブを月ごとに分けて記入しています。毎月、以下の流れで実践しています。
- 1on1の対象者が、個人でKPTの観点に合わせて振り返りを行う
- 評価者に共有する
- 評価者から、KPTの観点に合わせてフィードバックをもらう
- 両者の意見を踏まえて、来月のTry（アクション）を決める
個人の振り返りでKPTを使用している理由は、過去との比較がしやすいためです。先月と同じProblemが発生していたら別のTryが必要だと判断できたり、数ヶ月前と現在のKeepを比較することでメンバー自身も成長実感を得やすくなります。また、先月に出したTryが実践されたのかを確認しやすいこともポイントです。
チームでの振り返り: 事業の中間評価
こちらも弊社で、事業の中間振り返りを行う際に使用しました。複数名が関わっていたため1度振り返りの機会を設けて会話しながらKPTを洗い出し、議事録としてドキュメントに記入しました。以下はサンプルですが、同様の形式で複数項目について振り返りをしました。
チームで振り返りをした際には、個人のスキルではなくチームとしての進め方や業務自体の良し悪しの評価を重視しました。その結果を踏まえてチームでの業務の進め方を見直し、より効率的に業務を進行できるようになりました。
このように、人数や期間、内容を問わずKPTを用いることが可能です。
KPTの実践方法
KPTの具体的な使い方と各項目で意識すべきポイントについて、今回は営業チームでの振り返りを例に説明します。
1.振り返りの進め方を決める
事例でも分かるように、KPTを用いた振り返りにはいくつかの進め方があるので、まずはどういった形式で実践するのかを決めます。主に以下のような点です。
- 振り返りの範囲…個人で行うか、チーム全体で行うか
- 記入する場所…Excel、ドキュメント、PowerPoint、付箋
- 頻度…事業やプロジェクト終了時、週次、月次、Qごと
人数や集まりやすさ、業務の特性などによって適切な進め方が異なるので、ご自身の業務に合わせて検討してください。
2.結果を確認し、実践したタスクを洗い出す
目標に対する結果（達成状況）の確認と、振り返りの対象となる業務の洗い出しをましょう。KPTに照らしたときに良し悪しを判断できるよう、定量的な結果はもちろん工夫したポイントやかかった工数、進め方についても合わせて確認します。
チームで振り返りを行う場合は、全員で話す前に個別に業務を洗い出しておくと共有がスムーズです。また、業務の抜け漏れを防ぐため時系列で洗い出すのがおすすめです。
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（例）営業チームでの対応業務の中間振り返り [目標]1月中に、チーム全体で新規契約を5件獲得する [1月15日時点での結果]3件（内訳:Aさん3件、BさんとCさんは0件） [行ったタスク] ・リストアップ（毎朝30分）:全体で100件（内訳:Aさん30件/Bさん40件/Cさん30件） ・テレアポ:全体で100件（内訳:Aさん30件/Bさん45件/Cさん25件） ・メルアポ:全体で80件（内訳:Aさん30件/Bさん20件/Cさん30件） ・商談:全体で15件（内訳:Aさん8件/Bさん4件/Cさん3件）
3.KPTの観点で振り返りを行う
2.の内容を踏まえてKPTで振り返りを行います。各項目別の進め方についてご説明します。
■Keep
Keepには、自分やチームのアクションの中で「よかったこと」「今後も続けるべきこと」を当てはめます。なるべく具体的に記入するよう意識してください。
ここでのポイントは、良かった事実だけでなくなぜその結果を導き出せたのか、うまくいった理由も合わせて記入することです。振り返りの機会では失敗要因に目が行きがちですが、成功要因を確認することは再現性を高めるためにとても大切です。
（例） [keep]Aさんの契約数は、先月は1件だったが今月は3件であった [要因]ロープレの回数を増やし、あらゆる顧客のパターンに対応できるよう準備したから [keep]チーム全体でのアポ数が30％増加した [要因]全員で作業する日を定例で設けたことで、モチベーションを保ち続けることができたから
■Problem
業務内で生じてしまった「問題」「課題」を確認します。ProblemでもKeepと同様、なぜその問題が生じたのか“Why”を深堀りましょう。また、Tryで本質的な改善アクションを導き出すためには「問題」と「課題」を分けて洗い出し、根本課題を特定することが重要です。何が問題なのか、なぜその問題が生じたのか、様々な観点から考え因果関係を整理することで、より根深い課題を見つけることができます。
（例） チーム内での成績に個人差がある ∟細かいノウハウや顧客ごとの傾向を、チームで共有していない ∟アポ終了後の各自の振り返りが曖昧になっている ∟伸び悩んでいるメンバーは正しい営業が分からないので、自分の問題に気付けない →チーム全員で話したり共有したりするための機会が設けられていない、ルールがない
■Try
Tryには、Keepをさらに良くするためのアクションと、Problemを解決するためのアクションを記入します。次の振り返り機会で実行状況を確認できるよう、定量的に・具体的な行動レベルで設定することがポイントです。「〜を意識する」「できるだけ〜する」のような曖昧な表現は避けましょう。目標設定の方法についてまとめた記事も参考にしてください。
当然ですが、Tryで出したアクションは実行しなければ意味がありません。Tryを記入したタイミングでカレンダーやTodoリストに登録する癖をつけると、実行の抜け漏れを防ぐことができるのでおすすめです。
（例） ・毎週月曜のミーティングで、営業ノウハウを共有する時間を30分設ける ・チーム全員参加の作業日を定例で週2日設け、そのうち1日15分はロープレを行う ・アポ終了後、振り返りをスプレッドシートに記入する ・月末までに、BさんとCさんは、Aさんや上司の営業に必ず3回は同行する
KPTを使うときのポイント
振り返りの期間は短く設定する
振り返りの機会に一度だけ使用しても、改善のサイクルを回すことはできません。忘れないうちに振り返り、次のアクションに繋げることを習慣化するため、なるべく短い期間で振り返りの機会を設けましょう。
また、今回Tryで出したアクションの結果を次回の振り返りで確認することで、KPTの効果が最大化されます。最低でも3回以上は活用し、可能であれば日次や週次のミーティングアジェンダに組み込むなどして継続的に利用してください。
個人視点とチーム視点を分けて考える
個人とチームでは、よかった点、課題、改善点がすべて異なります。正しく振り返りができるよう、個人の結果とチームとしての振り返りは分けて行いましょう。
またチームメンバー同士の業務理解を促進するため、個人のアクションに関する振り返りもメンバー間で共有することをおすすめします。
目標・目的を明確にしておく
Keep、Problemに当てはまる内容は実現したいことによって異なります。実は問題でないのに問題として処理していたり、目標が達成できていないのにKeepで評価していたり、というケースもしばしばあります。「何をするときに役立つ取り組みだったのか」「何に対する問題なのか」を意識してKPTに当てはめるようにしてください。
前回決めたTryが実践されているか確認する
Tryの項目でも述べましたが、出したアクションは実行しなければ意味がありません。きちんと実行されたのか、その結果はどうだったのかの確認を徹底してください。
Tryの結果に対してKPTで繰り返しを行うことで良い振り返りのループに繋がります。
おわりに
KPTはどんな振り返りでも活用できる万能なフレームワークですが、きちんと手順を踏んで活用しなければ中身の浅い振り返りになってしまいます。次に繋げるため、各ポイントをしっかり意識して取り組んでみてください！
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