「情報共有が大切である」ということは当然ご存知かと思います。しかし「自分のチームはどれだけ情報共有が正しくできているのか」や、「情報共有を促進するために具体的にどうすればよいのか」という問に答えられる方は案外少ないのではないでしょうか。
本記事では、情報共有の基本をおさらいした上で理解を深め、チーム内の情報共有を促進するための具体的な方法をいくつかご紹介します。
情報共有とは？｜基本をおさらい
状況共有を辞書で引くと以下のような内容が記載されてます。
見聞や知識、ノウハウを、仲間に伝達し共有すること。組織やメンバー間で知識や情報などを伝達し合うことで認識などを揃える、といった文脈などで特に使われる表現。
Weblio辞書 「情報共有」
情報共有を少し言い換えるなら「いつでも、だれでも、どこからでも、必要な情報を把握できるようにする活動」と表現できるでしょう。企業であれば、組織内のあらゆるメンバーやステークホルダーが、必要なタイミングで（時にはリアルタイムに）、知るべき情報を知れるようにするための取り組みが情報共有です。
情報共有を促進するための、有名な言葉として「ホウ（報告）・レン（連絡）・ソウ（相談）」がありますが、これは主体を個人に置いた際の情報共有を実現するための取り組みと言えます。
先に端的に情報共有の重要性を述べるとするなら「組織としての力を最大化するため」となります。やや、抽象的な表現ですが、個の寄り集まりで構成されている組織のパフォーマンスを最大化するためには、各人が持っている強みやノウハウを組織として活かすことが重要です。せっかく個人が獲得した知見を宝の持ち腐れとしないためにも、絶対に取り組む必要がある活動として情報共有を認識しましょう。
情報共有できていますか？できていない場合のデメリット
ビジネスシーンにおいては、企業規模によっては情報伝達の流れが非常に複雑になるため情報共有の難易度が高くなります。また1対1でのコミュニケーションと異なり、情報共有の対象者が増えると指数関数的に複雑さが増します。
ここでは、ご自身のチームの情報共有ができているかを把握いただくためのチェック観点をご紹介します。具体的な情報共有の手段ではなく、「情報共有ができていないことが原因で発生しやすい問題」として該当するものがあるかご確認ください。
- 特定の業務のやり方や手順について、一部の担当者のみしか知らないかつ、知るためにはその人に聞く以外の方法がない
- 業務上の軽微なミスを把握できていない。大きなミスやトラブルが起きて後から、軽微なミスが発生していたことを知る場合がある
- 同じ情報を2回以上、説明することがある。または、聞かれることがある
- 同じ業務でも担当者やメンバーによって品質ややり方にばらつきがある
- 他部署や他チームから「その話は聞いていない」と言われることがある
- チーム内で人間関係が良くないメンバーが存在する
いかがでしょうか。3つ以上該当するものが存在する場合は、情報共有が正しくできていない可能性が高いです。なぜ、上記のような問題が発生するのかについては、後述する情報共有が正しくできている場合のメリットとして、逆の観点でご紹介します。
情報共有のメリット
情報共有が重要である、ということは認識されているかと思いますが、ここでは具体的なメリットをご紹介します。
社内の業務改善が進みやすくなる
特に現場レベルの横同士での情報共有が円滑になると、業務上の工夫やより良い結果を出すためのノウハウがメンバー間で行き渡るようになります。
意思決定が早くなる
必要な情報がタイムリーに組織全体に共有されていると、当然、意思決定をする人の手元にも必要な情報が常に揃っている状態になります。そのため、判断を下す場合や意思決定を迫られた場合に直ちに実行に移せます。
メンバーの立ち上がりが早くなる
新たなメンバーがチームに加わった際に、作業に必要な情報が整理・見える化されていると、自分自身で能動的な情報把握が可能となります。その結果、立ち上がりが早くなることに加えて、周りのメンバーにかかる教育コストが低減するというメリットもあります。
必要な情報がいつでも手に入る
チームや組織内で情報が整理・見える化されていることによるメリットです。必要な情報を入手する際に、知っている人を探したりする必要も無く、能動的に情報へアクセス、獲得できるようになります。
部署間のコミュニケーションの円滑化
情報共有がスムーズに実施されることで、部署同士のコミュニケーションも活発になります。心理的な信頼関係の改善にも大きく寄与するため、部署間で連携しながら進める業務の場合には有用なメリットとなります。
組織として新しいアイディアや工夫が生まれる
もっとも重要なメリットの一つです。組織が組織であることの優位性は個人の考えや知識が相互作用によって新たな工夫やアイディアを生み出す部分にあります。正しい情報共有は、メンバー間に新しい知見や価値観を提供し、新しい発想を生み出すことに繋がります。
業務時間を有効活用できる
誰もが自由に必要な情報にアクセスできる状態を実現することで「情報を入手するためにかかる時間」を削減できます。特に、情報が属人化していて、知っている人に聞く必要がある場合、その人を探すことにも時間がかかり、更に情報を聞き出す際には伝える側の時間も消費することになります。情報が正しく共有されていることでこれらの無駄な時間を削減できるのです。
トラブルやリスクの早期発見
情報共有はノウハウや知識だけではありません。業務の実施状況や状態、メンバーの感覚なども情報です。事業現場ではこれらの情報がリアルタイムで共有されていることで、小さなリスクや懸念（ヒヤリハット）をメンバーやマネージャーが素早く把握できるようになり、大きな事故やトラブルを未然に防げるようになります。
情報共有がうまくいかない理由
それではなぜ、情報共有がうまくいかないのでしょうか。該当する理由について記載します。ご自身のチームで当てはまっているものが無いか確認してみてください。
自分が持っている情報の価値を低く見ている
周囲の人が気づきづらい原因の一つとして挙げられますが、情報を持っている人がその情報が他のメンバーにとって価値が無いと勘違いしているケースです。端的に言えば「共有したところで意味がない情報」と捉えている場合です。これは、特定の情報だけでなく意見や考えが共有されない原因にもなります。改善のためには情報共有の重要性についてチーム全体で認識を高め、どんな情報も共有が歓迎されるという心理的安全性を構築することが重要です。
情報を共有したと思っていたが伝わっていなかった
「伝えたつもりだったのですが…」というケースです。一見、当たり前の話ですが、情報伝達は「発信」と「受信」の双方の関係によって成立します。発信しただけで、受け取り手が「気づいていない」「理解していない」場合は、共有できていることになりません。伝え方の工夫はコミュニケーションツールの整備によって改善が期待されますが、受信者側も受け取り、理解したとレスポンスを返せる状態、つまり情報共有を通じたコミュニケーションが成立している状態を作り上げる必要があります。
情報共有のルールが整備されていない
「どのような場所で情報を共有するか」「どのような形で情報を伝えるか」の2点が明確になっていない状態です。この場合、情報を発信する側も迷ったあげく共有することを断念してしまいますし、情報を受けたい側もどうすれば情報にアクセスできるのかが判断できない状態になります。情報共有のためのツールを用意し、ルールを明確にすることで、問題は解消できます。
情報共有の場が確立されていない
前項と類似した内容ですが、具体性の高い要素です。情報共有するにも、メールなのか社内イントラなのか、口頭なのか、共有場所があいまいな状態です。これは、どこで共有すればよいか迷ってしまうだけでなく、共有方法が最適化されていないとタイムラグが発生することになります。例えば、営業先で入手した情報を素早くチーム全体に共有したい場合には、外出先からもアクセス可能な社内Wikiやチャットなどがなければ、会社に戻らないと共有ができません。チームの状態や、業務に応じて、最適な情報共有のためのツール・環境を整備することが重要になります。
情報共有の重要性を認識できていない
管理者やマネージャーの方が情報共有の重要性を理解していても現場のメンバーは同じように考えていないケースが少なからずあります。重要性が理解されていなければ、当然、情報共有に取り組むモチベーションも湧きません。情報共有の第一歩として、本記事のメリットやデメリットでご紹介している内容をもとに、ぜひチーム内で情報共有の重要性について認識を合わせるようにしてください。
情報共有を促進するための方法とポイント
ここからは情報共有をチーム内で促進していくための具体的な方法とポイントについてご紹介します。ぜひ、簡単に取り組めそうなものからチームで活用してみてください。
情報共有ツールを整備して一元管理
情報共有を行うためのツールは様々なものが存在します。
- 口頭、会議
- メール
- 電話、オンラインミーティングツール（Zoom、Skypeなど）
- チャットツール（Slack、Teamsなど）
- Wikiツール（Confluence、Notion、esa、など）
- 社内SNS（Talknote、Yammer、など）
情報共有のためのツールを整備することで、発信・受信の場所が一元化されると同時に、タイムリーな情報共有が可能となり、情報共有のハードルを下げることができます。本記事では詳細は言及しませんが、上記に記載したとおり様々な情報共有のためのツールが存在しますので、業務内容や、どのような情報を共有したいのか、誰が情報にアクセスするのか、などの要素から最適なツールを選定しましょう。以下に選定する際の観点を完結に記載します。
- 情報にアクセスする人は？（社内、社外、複数部署、限定されたメンバー）
- 発信、参照する際の場所・方法は？（社外からアクセスするか？スマートフォンからも見るか？）
- どのような種別の情報か？（ナレッジやTipsなど体系的にまとめるもの、メンバーの考えを発信するためのもの、お客様の最新状況などのステータス情報）
- どれだけのリアルタイム性が必要か？（瞬時な情報共有が必要、後から参照するために残しておきたい）
Webサービス系のツールは無料で試せるものも多いので、まずは費用が発生しない方法で模索してみることをおすすめします。
情報共有のためのルールを整備する
情報共有を促進するためには、ツールなどの環境と合わせてルールも整備するようにしましょう。具体的には以下の観点を明確にして、メンバー間で共有すると良いです。
- 情報共有の場所（利用するツールや方法）
- 情報共有する際の項目（伝達する項目の明確化、量や粒度の目安づくり）
- 情報共有のタイミイグ（即時の共有か、週1回まとめて共有か、など）
- 共有する先のメンバー（誰に共有すれば良いのか）
対象の業務内容や目的によってそれぞれの内容は多種多様かと思いますが、明確にすることでメンバーも迷わず情報共有できるようになります。
情報共有の動機づけをマネージャーから発信する
管理者やマネージャーがチームメンバーに対して実施すべき事項になります。情報共有の重要性や必要性について明確に説明するようにしましょう。また、ここで重要なのは「あらゆる情報には価値がある」という意識を持ってもらうことです。情報共有の阻害要因は意識や環境の要因も大きいですが、単純に「手間がかかる」ことが根本要因である場合もあります。情報共有をしてくれたメンバーに対しては、積極的に感謝を示すと同時に、あらゆる情報が有用であることを周囲にも届くように伝えることが重要です。そうすることで、メンバーも「自分が共有した情報が役に立った」と感じられ、より丁寧かつ頻度高く情報を共有しやすくなります。
チーム内の心理的安全性を確保する
前項と類似したポイントになりますが、チームにおいて情報共有を推進する際は必ず心理的安全性が担保されているかということをチェックしましょう。心理的安全性（phychological safety: サイコロジカルセーフティー）は「チームメンバーが、自分がどう思われるのかを気にすることなく、チーム内で自由に発言・行動できるかどうか」を表すものです。情報共有の際にメンバーが心配するのは「自分の情報に価値などあるのだろうか」「間違った考えや意見を共有してしまっているではないだろうか」ということです。管理者やマネージャーの方は「どんな情報にも価値があり、共有することは常に歓迎される」ということを明言してください。詳しく知りたい方は心理的安全性について詳細に説明した記事もご参考ください。
情報共有を習慣化する
理想的には各メンバーが能動的に必要な情報をリアルタイムに共有してくれることです。しかし、チームによってはいきなりその状態を実現するハードルが高いケースがあります。その場合には、情報共有の場を明確に決めて習慣化すると良いでしょう。一つのおすすめの方法は朝会や週次定例のような形で各メンバーから情報共有や報告をしてもらうことです。繰り返しになりますが、このとき必ずあらゆる情報を歓迎するようにしてください。定期的に情報共有する習慣を作っておくと、チーム内でも情報共有の温度感ややり方が醸成され、能動的な情報共有が実現できるようになります。
共有された情報を業務や事業に活用する
少々ハードルが高いポイントになりますが、実際に共有された情報を業務に活かす部分になります。共有された業務への活用はの本質的かつ最終的な目的であるといっても過言ではありません。情報の活用は業種や業務内容に渡って多岐に渡ります。例えば営業であれば「先日、XXさんが共有してくれたお客様の事例を別のお客様に話したことで受注につながった」や「XXさんが業務上のポイントを共有してくれたおかげで、いままでよりも正確に業務をこなせるようになった」などです。こういった成果が出てくると、情報共有もますます活発になり良い循環が生まれます。
まとめ
いかがでしたでしょうか。情報共有の重要性と取り組みのためのポイントについてご理解いただけましたでしょうか。情報共有は組織としての強みを増し、新しい発想を生み出すための原動力となります。経済的なメリットだけでなく、情報共有が活発な現場ではメンバーも楽しく充実感をもって仕事に取り組むことができます。ぜひ、小さな施策から取り組んでみてください。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
