Todoリストは今すべきタスクをリスト形式にまとめたもので、簡単に作成できる上に業務管理に非常に役立つツールです。今回の記事では、個人だけでなくチーム全体のTodoを管理することを目的として、Todoリストの活用方法とポイント、おすすめのツールについてご紹介します。タスクの抜け漏れや遅れに悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

おさらい|Todoリストとは

Todoリストはその名の通り、Todo(今すべきタスク)をリスト形式でまとめたものです。個人利用はもちろんチーム全体のタスク管理にも役立ちます。また、紙やexcel、クラウドサービスなど様々な形式があるので、業務内容やチーム携帯に合わせて取り入れやすいこともポイントです。

Todoリストを活用して得られる効果

Todoリストの大きな特徴は「Todoを一箇所にまとめて管理できること」「作業と合わせて担当者や期限、優先度などの情報も記入できること」の2点です。したがって、以下のような効果を得られます。

  • Todoの抜け漏れを防ぐことができる
  • Todoの遅れや停滞を防ぐことができる
  • Todo全体を俯瞰的に把握でき、優先度の高い業務に集中できる
  • メンバーの業務の進行状況を見える化でき、進捗管理の負担が軽減する
  • カテゴリやタグを用いて、Todoを整理しやすくなる

Todoが多く業務に抜け漏れや遅れが発生している場合や、チームメンバーの業務を把握できていない場合、気軽に業務管理をする手段として取り入れてみてください。

Todoリストの作り方

今回は、Excelを用いた作成方法をご紹介します。後半でもご紹介しますがTodo管理ツールも数多く提供されているので、まずは自分で作成してみたい、という方は参考にしてみてください。

excelで作成したTodoリストのイメージ画像です
excelで作成したTodoリストのイメージ

1.Todoを洗い出す

まずは、抱えているTodoをすべて洗い出します。画像内では以下の赤枠内に該当します。

TodoリストにおけるTodoの洗い出しを表した画像です
Todoの洗い出し

抜け漏れを減らすため、タスクの流れに合わせて時系列で洗い出すのがおすすめです。
後から履行状況を確認できるよう、なるべく具体的に記入してください。例えば上記の業務だと「A社ご提案資料の作成」では細かいTodoを忘れかねないので、「ダブルチェックの依頼」や「資料の保存」など、実際の作業レベルで記入しています。

また、洗い出したTodoが多い場合はカテゴリやタグを用いて整理します。業務名やプロジェクト名を記入する場合もあれば「個人」と「チーム」で分けたり、担当者ごとに分ける場合もあります。タスクが埋もれたり混乱したりしないよう、適切な粒度で分けてください。

2.期限を決める

洗い出したTodoそれぞれに期限を設定します。今回の例では期限超過に気づけるよう、今日より過去の日付は背景と文字を赤色に、明日の日付が赤字になるよう書式を設定しました。

Todoリストにおける期限の設定を表した画像です
期限の設定

経費精算や書類提出など期日が予め決まっている場合はその期限を記入します。厳密に期日が決まっていないTodoでも記入したまま放置することのないよう、仮でも構わないので期限を記入してください。

3.担当者を決定する

次に、各Todoに担当者を決め、記入します。

Todoリストにおける担当者の設定を表した画像です
担当者の設定

こちらも期限と同様、タスクが浮いてしまうことのないよう、担当者が決まっていないTodoでも1名は割り振るようにしてください。担当者が複数いる場合は主担当を決めておくとベストです。また、必要があれば「ダブルチェック担当者」を設けておくのもおすすめです。

4.優先順位づけをする

最後に、洗い出したタスクに優先順位づけを行います。実際にTodoリストを使用する際には、ここで記入した優先順位にしたがって優先度の高いTodoから消化していきます。

todoリストにおける優先度の設定画像です
優先度の設定

優先度は、重要度と緊急度から検討して振り分けます。今回の例では高・中・低の3段階で記入していますが、段階数や名称はTodoの数やジャンルに合わせて調整してください。

ここまで記入したらTodoリストは完成です。このままリストにしたがって、各自Todoを履行していきます。

活用のためのポイント

Todoが発生したらすぐに起票する

Todoが発生したらすぐにリストに追加する癖をつけると、圧倒的にTodoの抜け漏れを減らすことができます。ミーティング中にTodoが生まれたり業務時間外にパッと思いついたりした場合は、Todoをメモ程度に記入するだけでも変わってきます。忘れそうだと思ったら、小さいTodoでも起票するよう意識してみてください。

Todoを確認する機会を設ける

今抱えているTodo一覧を確認する機会を定例で設けましょう。遅れがないかだけでなく、情報が最新化されているか、優先度が正しいかも合わせて確認します。個別の確認はTodoが完了しステータスを記入するタイミングで、チーム全体で確認する際は週次定例やミーティング終わりがおすすめです。

また、チームメンバーの抱えているTodoのボリュームも確認しましょう。Todoが進まないことが最も避けるべき状態なので、一部の担当者に偏っていて業務が停滞している場合には他のメンバーに割り振るなどして調整してください。

担当者に割り振る際は、目的やゴールも合わせて伝える

チームメンバーにTodoを割り振る場合は目的やゴール(何をもって終了と言えるのか)、意識して欲しいポイント等も合わせて伝えましょう。そのTodoが最終的に繋がっているかをきちんと認識してもらうことでタスクに関わる齟齬をなくし、スムーズに業務を依頼することができます。

2021年度|Todo管理のおすすめツール5選

ここまではExcelを用いてご紹介しましたが、最後に、筆者が使用していたものも含めて、Todo管理ツールをご紹介します。どのツールも無料で利用を開始できます。
Todoが少ない場合にはExcelでも十分対応可能ですが、期限切れのリマインドが届く、見た目や操作が簡単などツールを用いるメリットも多くあります。ツールごとに特性が異なるので、ご自身の業務に合うものを探してみてください。

Asana

サービスサイト: https://asana.com/ja
asana(アサナ)は現在弊社でも使用しているタスク管理ツールです。

asanaの画面イメージです
asana画面イメージ

シンプルなチェック形式で、Todoの登録、変更、完了も簡単です。1つのタスクに紐づけてサブタスクを作成でき、細かいTodoも管理しやすいのが魅力です。チームで無料で使用していても十分に効用を得られるので、Todoリストを気軽に試してみたい方におすすめです。

Trello

サービスサイト: https://trello.com/ja
Trello(トレロ)は「かんばんボード」の代表格と言えるタスク管理ツールです。筆者は学生時代に使用していました。

Trelloの画面イメージです
Trelloの画面イメージ(引用)

かんばんボードはドラッグ&ドロップでタスクを動かせる自由さと、ステータスを瞬時に把握できるのがポイントです。Trelloも個人・チーム問わず比較的簡単に使うことができるので、Todo管理をしたことがない方にもおすすめです。

Todoist

サービスサイト: https://todoist.com/ja/features
Todoist(トゥードゥーイスト)は、名前からも分かるようにTodoリストの管理に特化したツールです。

Todoistの画面イメージです
Todoistの画面イメージ

カテゴリや期限、優先順位の設定も柔軟で、繰り返し発生するTodoをテンプレートとして登録することもできます。また、1週間・1ヶ月ごとにタスクの履行結果をグラフで表示できたり、消化したTodoの個数を記録できたり等、細かい機能が充実しています。AsanaやTrelloに比べ、より細かく業務を管理できます。

Nozbe

サービスサイト: https://nozbe.com/ja/
Nozbe(ノズビー)は日本ではあまり使われていませんが、コミュニケーションツールとTodoリストを組み合わせたツールです。

Nozbeの画面イメージです
Nozbeの画面イメージ

チームでの使用を前提に作られているので、コメントやアクティビティ管理、セキュリティに関わる機能が充実しています。何よりインターフェースが綺麗で色味も鮮やかなのが魅力的です。新しいツールを検討している場合にぜひお試しください。

Google Todo

サービスサイト: https://apps.apple.com/app/apple-store/id1353634006?mt=8
Google Todoは、Googleカレンダーと併用またはアプリで利用できるサービスです。

GoogleTodoのイメージ画像です
Google Todoの画面イメージ

Googleカレンダーと連携して同じ画面内でTodoを管理できます。ただ、Todo同士を紐付けたり他のメンバーを割り振ったりすることはできないので、単発で発生する且つ個人で進めるTodoを管理する際におすすめです。

おまけ|octpath

サービスサイト: https://octpath.com/
弊社の提供している「octpath」はTodoと合わせて、定型業務でよく使われるマニュアルや業務プロセスも管理することができるクラウドサービスです。

octpathの画面イメージです
octpathの画面イメージ

定常的に発生するTodoを業務プロセス単位で管理でき、担当者や期限も合わせて登録できるため、リアルタイムに進行状況を確認できます。また、マニュアルも合わせて管理できることで業務手順が見える化され、属人化を解消するということもポイントです。チームで、定常的に発生するTodoを管理したい場合におすすめです。

おわりに|サンプルダウンロード

今回ご紹介したexcelのTodoリストは、以下のボタンから無料でダウンロードしていただけます。そのまま雛形としてお使いください。

excelで作成したTodoリストのサンプル画像です
excelで作成したTodoリスト

Todoリストは簡単に作成できる上に業務の抜け漏れを減らせる便利なツールです。個人だけでなくチームの業務管理に、ぜひ取り入れてみてください。

オススメの記事