タスク管理・共有ツール5選｜選び方のポイントと活用方法

ホーム / プロジェクトマネジメント / タスク管理・共有ツール5選｜選び方のポイントと活用方法

メンバーが抱えるタスクをチーム全体で共有することで、タスクの抜け漏れやプロジェクトの遅延を防止できます。効率的なタスク管理で業務をスムーズに進行させるには、クラウドツールによるタスク管理・共有がおすすめです。

チームで活用できるタスク管理・共有ツールから、おすすめの5つをピックアップし、選び方のポイントや活用方法とともに紹介します。

タスクを共有する必要性

チームで業務やプロジェクトを進めるときは、各メンバーが担当するタスクを共有することが大切です。どのような内容のタスクをどのメンバーが担当しているのか、現在の進捗はどうなっているかなど、個々のタスクをチーム全体で共有することでメンバーそれぞれの仕事や動きを把握できます。これによりタスクの抜け漏れや進捗の遅れを防ぎ、業務やプロジェクトをスムーズに進められるようになります。

タスク管理・共有にはクラウドツールの活用がおすすめです。タスク管理ツールを導入するメリットとして以下の点が挙げられます。

• タスクの詳細や進捗をリアルタイムで確認できる
• 優先的に取り組むべきタスクが明確になる
• タスクの割り振りが容易になる
• 期限を守る意識が高まる
• 遅れているタスクをチームでサポートできる

おすすめのタスク管理ツールについては次項で紹介します。

おすすめのタスク管理・共有ツール5選

チームのタスク管理・共有に役立つクラウドツールを5つピックアップしました。

Asana

サービスサイト：Asana

Asanaはチームの大小を問わずに利用できるワークマネジメントプラットフォームです。無料プランでも無制限でタスク・プロジェクトを作成できます。チームでのプロジェクト管理に活用したい場合にはStarterプラン、複数の部門を横断する業務を管理したい場合にはAdvancedプランが向いているでしょう。どちらも最大500人のユーザーとコラボレーションでき、人工知能が仕事の効率化を手助けする「Asana AI」にも対応しています。

※30日間の無料トライアルあり（Starter / Advanced）

Backlog

サービスサイト：Backlog

Backlogは誰でも直感的に操作できるシンプルなUIデザインのタスク管理ツールです。タスクごとに担当者や期日、優先度を見える化することで、タスク漏れやスケジュール遅延の防止につながります。タスク管理だけでなく、プロジェクト全体のスケジュールや進行状況を一目で把握できるガントチャート機能（スタンダード・プレミアム・プラチナの各プランで利用可能）もあり、チームで進める業務をリアルタイムで管理できます。

※30日間の無料トライアルあり

関連記事：backlogとは？｜チームで使える超強力なプロジェクト管理ツール

Wrike

サービスサイト：Wrike

Wrikeはあらゆる業務に対応できるタスク管理ツールです。個人専用のダッシュボードは作業スタイルに合わせて柔軟にカスタマイズ可能で、チーム全体のタスクを包括的に確認できます。ドラッグ&ドロップで簡単に操作できるガントチャートも機能もあり、プロジェクトの進捗状況がチームにリアルタイムで共有されます。チームで活用する場合はユーザー数に応じてタスク・プロジェクト数が無制限のプランを選ぶとよいでしょう。

※14日間の無料トライアルあり

Jooto

サービスサイト：Jooto

Jootoはカンバン方式でタスク・プロジェクトを管理するツールです。作成したタスクはドラッグ&ドロップで簡単に移動でき、プロジェクトの進捗状況を一目で把握できます。優先度の高いタスクはラベル表示をさせることで作業の抜け漏れが起きる心配もなくなります。初めての人でも使いやすいシンプルな操作画面で、部署・チームを横断するプロジェクトのタスク管理にもおすすめです。

※2024年8月より料金体系が変更（上表は変更後の情報を反映しています）

※31日間の無料トライアルあり

octpath

サービスサイト：octpath

octpathは弊社が提供しているプロセスマネジメントツールです。タスクごとに担当者や期限、見積もり時間を設定することで役割分担が明確になり、メンバーが抱えている業務や工数、それぞれの「忙しさ」が可視化されます。フロー形式でタスクを登録するため、手順が決まっている業務のマニュアル・手順書としても活用できます。ご興味のある方は、octpathの全機能を無制限にご利用いただける無料トライアルをぜひお試しください。

※15日間の無料トライアルあり

タスク管理ツールの選定ポイント

企業がツールを選ぶときにはどのような点を重視すればよいのでしょうか。ここでは「機能」「コスト」「操作性」の3点から、タスク管理ツールの選定ポイントを紹介します。

機能

個人やチームのタスク管理が行えるクラウドツールは数多くありますが、搭載されている機能はツールによって異なります。フロー形式やカンバン方式、ツリー型、ToDoリストなど、タスク管理の方法もさまざまあるため、まずは自社が管理しやすい形を検討することをおすすめします。

その上で、他にどのような機能を求めるのか明確にし、自社が最大限に活用できるツールを見極めましょう。あまり多くの機能を求めすぎるとオーバースペックになって活用しきれないため、自社にとって必要な機能を備えたツールを選ぶことが大切です。

業務フローと進捗管理が出来るプロセスタスク管理ツール「octpath」がおすすめです。
15日間の無料トライアルもあるので、試してみてはいかがでしょうか。

コスト

タスク管理ツールを継続的に利用するには、ツール導入・運用にかかるコストが自社に合っているかどうかを確認する必要があります。ツールごとに料金プランが決められており、プランによって使える機能が異なります。機能によっては別途オプション料金がかかることもあるため、自社に必要な機能がプランに含まれているか、もしくはオプションとして追加料金が発生するかについてもあらかじめ確認しておきましょう。

使える機能は制限されるものの、ツールによっては無料プランが用意されています。チームで使用する場合には有料プランへの移行が必要となるケースが多いですが、まずは無料プランから始めてみるのもおすすめです。

操作性

タスク管理ツールは日常の業務で使用するため、誰もが簡単に操作できるツールを導入することが重要です。操作が複雑なツールは組織に定着しづらく、ツールを使うメンバーが限られてしまうことがあります。多くの機能が備わったツールやデザイン性の高いツールもありますが、メンバーが毎日使うことを考えると、誰でも直感的に動かせる操作性の高さも重視したほうがよいでしょう。

ツールの機能や料金は資料を見れば確認できますが、個々の操作性は実際に動かしてみなければわかりません。自社に合いそうなツールをいくつかピックアップし、トライアルやデモを通じて実際に操作してみることをおすすめします。

タスク管理ツールの活用方法

タスク管理ツールを効果的に活用する方法を以下にまとめました。

タスクの優先順位を設定する

タスク管理ツールを利用する際はタスクを細分化して登録し、それぞれの優先順位を決めておきます。プロジェクトを進行する過程ではさまざまなタスクが発生しますが、優先的に進めるべきタスクもあれば、一つ前の作業が終わらなければ取りかかれないタスクもあります。あらかじめ優先順位を設定しておくと何から始めるべきか明確になり、スムーズにタスクを消化していくことができます。

チームで進捗状況を共有する

タスク管理ツールを活用すると、メンバーが抱えているタスクの進捗状況をチーム全体で共有できます。個々の進捗がリアルタイムで表示されるため、進捗が遅れているタスクをいち早く発見し、手が空いているメンバーをサポートに入れられます。このように個々のタスクの遅れを防ぐことで、プロジェクト全体の遅延を防止できます。

ツール内のメッセージ機能を利用する

タスク管理ツールの基本的な機能として「メッセージ機能」があります。個々のタスクについて疑問や質問がある場合、ツール内のメッセージ機能を利用すればわざわざ外部ツール（メールやチャットなど）に切り替える必要がなくなります。メッセージ機能を利用したら関係者にメール通知できるツールも多く、自分宛てのメッセージを見落としてしまう心配もありません。

おわりに

業務やプロジェクトを滞りなく進行させるためには、メンバーが担当するタスクの管理・共有が必須となります。タスク管理ツールを活用することで個々の進捗状況が可視化され、他のメンバーの動きやプロジェクト全体の状況をリアルタイムで把握できます。

本記事ではおすすめのタスク管理・共有ツールとして以下の5つを紹介しました。

• Asana
• Backlog
• Wrike
• Jooto
• octpath

タスク管理ツールの選定ポイントを参考に、自社に合うツール選びを進めてみてください。