表には出にくいものの、企業活動を支える存在である「バックオフィス業務」。組織運営に欠かせない重要な役割を担う一方で、業務の属人化や手作業による非効率さが課題となるケースも少なくありません。
この記事では、バックオフィス業務の重要性や具体例に触れながら、よくある課題と業務を効率化する方法を詳しく解説します。
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バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、会社の表に出ない裏方の業務全般を指します。主に「総務」「人事・労務」「経理・財務」「法務」「情報システム」など、外部の顧客と直接関わらない裏方部門での業務が該当し、営業や顧客サポートといったフロント業務を支える後方支援のような役割を担います。
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バックオフィスの重要性
バックオフィスは売上を生み出す業務ではありませんが、健全かつ安定した組織運営に欠かせない存在です。
例えば、労務管理が適切に行われなければ社員の働き方に支障が出たり、コンプライアンス違反として社会的信頼が低下したりするリスクを伴います。フロントオフィスのように直接売上に関与することはなくても、組織が円滑に機能するための基盤を築く存在であり、“縁の下の力持ち”として重要な役割を果たしています。
関連記事：労務管理とは｜具体的な仕事内容とシステム化するメリットを解説
一般事務との違い
一般事務はバックオフィス業務の一部に含まれる存在であり、より限定的でサポート的な役割を担っています。バックオフィス業務が組織全体の運営を支える幅広い業務を指すのに対し、一般事務は書類作成やデータ入力、ファイリング、電話対応などのルーティンワークが中心です。
バックオフィス業務は専門知識や判断力が必要となる場面も多いですが、一般事務は主に定型業務やサポート業務を担うため、高度な知識よりも手順が決まっている業務を正確かつ効率的にこなすことが求められます。
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バックオフィス業務の具体例
バックオフィスに該当する主な部門は次のとおりです。
- 総務
- 人事・労務
- 経理・財務
- 法務
- 情報システム
ここでは各部門におけるバックオフィス業務の具体例を紹介します。
総務
組織の円滑な運営と社員が働きやすい環境づくりを担う部門です。
他部門との連携や柔軟な対応力が求められます。
主な業務例
- 設備・備品の管理
- 契約まわりの管理
- 社内規定の整備・運用
- 株主総会や社内イベントの運営
- 来客・電話対応
人事・労務
企業の経営資源である「ヒト」に関する業務全般を担う部門です。
関連する法律知識や業務遂行能力、コミュニケーション能力が求められます。
主な業務例
- 採用活動
- 人事評価
- 人材配置
- 人材育成
- 入退社対応
- 勤怠管理be
- 給与計算・社会保険手続き
- 就業規則の整備・改定
人事・労務の仕事内容については以下の記事でも詳しく解説しています。
本記事とあわせて参考にしてください。
関連記事：人事労務とは｜主な仕事内容と業務効率化の方法を解説
経理・財務
企業のお金の流れを記録・管理する部門です。
ミスが企業への信頼を左右するため、細部にわたる正確な業務遂行が求められます。
主な業務例
- 仕訳・伝票入力
- 請求書・領収書の発行
- 支払い・入金の処理
- 月次・年次決算対応
- 税金に関する手続き
- 予算管理・資金繰り
- 資産運用
法務
法律に関連する業務全般を担う部門です。
企業のガバナンスを支えるポジションであり、高度な法律知識や課題解決能力が求められます。
主な業務例
- 契約書の作成・審査
- コンプライアンスの推進
- 法的トラブルの対応
- 知的財産権の管理
- 社内規定の法的チェック
情報システム
社内のIT環境を整備・管理する部門です。
IT全般の知識やプロジェクトマネジメント力が求められます。
主な業務例
- 社内ITインフラの整備
- PCやモバイル端末の管理・設定
- 社内システムの導入・保守
- セキュリティ対策
- 社内ITサポート（社員からの取い合わせ対応）
バックオフィス業務のよくある課題
バックオフィス業務によくある課題として以下の点が挙げられます。
業務の属人化
バックオフィス部門では専門的な知識や独自の手順を必要とする業務も多く、担当者個人のスキルやノウハウに依存しやすい傾向があります。これにより、特定の担当者しか業務内容や進め方を十分に理解しておらず、他のメンバーがスムーズに業務を代替できないケースも少なくありません。こうした属人化が進行すると、その担当者が異動・退職する際の引き継ぎが難航し、業務が停滞するリスクが高まります。
業務負担の増大
バックオフィスの業務内容・範囲は非常に多岐にわたり、特に年度末は多くの部門で業務過多になりがちです。しかし、バックオフィス部門は売上に直接結び付かない分、容易に人員を増やせず、限られた人数で膨大な業務を担っている企業も少なくありません。一人あたりの業務負担が過剰になると、人為的ミスの増加やモチベーションの低下、さらには人材流出につながるリスクがあります。
アナログな管理体制
企業全体でDX（デジタルトランスフォーメーション）推進の必要性が叫ばれているものの、バックオフィス部門では対応が後回しにされがちです。契約書の管理や申請手続き、勤怠管理など、未だに紙ベースで運用している企業も多く、本来システム化できる業務がアナログな運用のまま残っているケースが見受けられます。こうした管理体制はヒューマンエラーや情報漏洩リスクが増えるだけでなく、担当者の業務負担を無駄に大きくする要因にもなります。
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バックオフィス業務を改善するメリット
上記の課題を解消するにはバックオフィス業務を改善し、業務プロセスの効率化や担当者の負担軽減を図る必要があります。ここではバックオフィス業務の改善によって得られるメリットを紹介します。
コスト削減
バックオフィス業務を効率化することで作業時間が短縮し、人件費の削減につながるメリットがあります。これまで手作業で行っていた業務を自動化すれば、人為的ミスによる再作業や修正対応にかかるコストを減らせます。紙代や郵送費、書類の保管スペースといったコストも、業務のデジタル化によって大幅に抑えることができます。
業務改善によって空いたリソースは、重要な意思決定を伴うコア業務に充てることで、組織全体の生産性向上やイノベーションの促進にもつなげられるでしょう。
人為的ミスの防止
「業務の正確さ」が強く求められるバックオフィス業務において、紙ベースの作業や手入力に頼る運用では人為的なミスが発生しやすく、重大なトラブルに発展するリスクも高まります。さらに、バックオフィス部門は担当者一人ひとりの業務量が多いため、常に多忙な状況に置かれていることもミスを誘発する要因となるでしょう。この点、バックオフィス業務の効率化に取り組むことで、業務プロセスの最適化と担当者の負担軽減につながり、ヒューマンエラーを未然に防げるメリットがあります。
業務負担の軽減と働きやすさの向上
バックオフィス業務を効率化することは、担当者一人ひとりの業務負担を減らし、長期にわたって働きやすい職場づくりに大きく貢献します。日々の業務に追われるストレスが軽減されることで、社員の心身への負担が減り、仕事に対するモチベーションが自然と高まります。これにより、優秀な人材の定着や離職率の低下、組織全体の活性化にもつながることが期待できます。
バックオフィス業務を効率化する方法
バックオフィス業務を効率化するには以下のような方法があります。
業務フローの見直しと標準化
まずは現状の業務フローを見直し、無駄な作業や非効率なプロセスを洗い出すことから始めます。このとき、実際に作業を担当しているメンバーにヒアリングを行い、現場目線で業務の課題を把握することが重要です。
現場の声を反映させて作業手順を標準化し、マニュアルや手順書として整備することで、誰が担当しても一定水準の品質を保てるようになります。バックオフィス業務の属人化を防ぐとともに、担当者の急な異動や退職時にもスムーズに引継ぎを行えるため、業務が停滞することなく組織全体のパフォーマンスを維持できます。
また、メンバーの業務量や労力を均等に振り分ける「平準化」もあわせて実施することで、担当者の負担軽減と組織全体の生産性向上につなげられます。平準化と標準化の統合的なアプローチについては以下の記事を参考にしてください。
関連記事：平準化と標準化の違い｜業務改善に取り組む具体的なステップを解説
外部リソースの活用
バックオフィス業務を効率化するには、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）の利用やフリーランス人材への業務委託など、外部リソースを活用することも有効な手段となります。高度な知識やスキルを持つ外部の事業者に任せることで、業務の品質が高まるだけでなく、リスク管理やコンプライアンス対応を強化できるメリットもあります。すべての業務を社内の人員だけで完結させようとせず、業務の性質や専門性に応じて、社外のリソースを取り入れることも検討しましょう。
ツール導入による自動化・効率化
ツールやシステムの導入による自動化・効率化も、バックオフィスの業務改善に欠かせない取り組みです。勤怠管理や給与計算、申請手続きなど、これまで紙ベースや手作業で運用していた業務をツールに置き換えることで、作業時間の大幅な短縮と人為的ミスの防止につなげられます。クラウド型のツールを導入すればリアルタイムでの情報共有が可能となり、部署を横断してやりとりすることの多いバックオフィス部門にとって非常に有効です。
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おわりに
バックオフィス業務とは、企業活動を後ろから支える“縁の下の力持ち”のような存在です。一人ひとりの業務量が多く、属人化やアナログな管理体制も課題になりがちですが、標準化への取り組みや外部リソースの活用、ツール・システムの導入によって効率化を図ることができます。
近年はクラウド型のバックオフィス支援ツールが充実し、コストを抑えながら柔軟に運用できる環境が整いつつあります。バックオフィスの課題を放置せず、早めに見直しと改善を図ることが、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
