ECRSは、業務改善に用いられる4つの観点をまとめた定番のフレームワークです。
生産現場で生まれた業務改善手法ですが、現在はバックオフィスや間接部門などのあらゆる業務に用いられています。
この記事では用語の基本的な意味と、ビジネスシーンでの具体例をご紹介します。
効率的な業務改善には 業務改善・支援ツール「octpath」 の利用がおすすめです。
ECRSとは
ECRSは、業務改善に取り組む際に用いられるフレームワークで、業務を見直す際に役立つ以下の4つの観点と順番を表しています。
「イーシーアールエス」または「イクルス」と読みます。
- Eliminate（排除）: 業務やプロセスを削減する
- Combine（結合） : 別々の作業をひとつにまとめる、同時に実行する
- Rearrange（再配置）: プロセスの順番や担当者を入れ替える
- Simplify（簡素化）: 手順やプロセスを簡単なものに変える
並び順にも意味があり、E→C→R→Sは改善効果の大きい順に並んでいます。この流れで業務の見直しを行うことで、効率的に業務改善に取り組むことができます。
利用タイミングとしては、主に業務改善に向けて現行業務の整理・見直しを行う場面です。フローチャートやマニュアルに記載してある業務情報を眺めながら、ECRSの観点に沿って業務の見直しを行います。
効率的な業務改善には 業務改善・支援ツール「octpath」 の利用がおすすめです。
ECRSの各観点の詳細と具体例
ECRSそれぞれの考え方について、具体的な取り組みと合わせて簡単にご説明します。
Eliminate（排除）
「取り除くことのできる業務はないか」
まず始めに取り組むべきはEliminate（排除）です。日常的にこなしていて運用が安定している業務の中にも、実は不必要な業務が隠れていることがあります。また、近年では効率化に役立つツールが次々にリリースされているため、過去にはなかった効率化の方法が生み出されている可能性もあります。
それらのムダを見つけ、削減を検討します。実現したときの効果は大きい上、実行するコストは低いことが多いため、比較的取り組みやすい手法です。
【取り組みの例】 ・社内共有のための報告書やレポートの作成を廃止する ・交通費削減のため、支社から本社への出張をなくす
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Combine（結合）
「複数のメンバーが担当している業務をひとつにできないか」
「同時に進行した方が効率的なタスクはないか」
Combine（結合）は複数の業務をまとめる手法です。類似する業務を1つにまとめたり、順番に行っていた業務を同時並行で処理したりすることで、作業工数を削減したり、必要な機材や器具の個数を減らしたりすることが可能になります。また、業務の結合だけでなく、規模によっては部署やチーム自体を統合することも考えられます。
【取り組みの例】 ・各拠点で行っていた新入社員研修を、本部でまとめて実施する ・複数のフォルダに分散しているマニュアルをひとつのクラウドシステムにまとめる ・複数のチームで分担していた作業を一つのチームに移行する
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Rearrange（再配置）
「作業工程を入れ替えることで効率化できないか」
「該当業務により適した人材はいないか」
業務プロセス内の作業の順番や人員配置、作業場所を変更するのがRearrange（再配置）です。業務内容やメンバーの専門性は、時間の経過や雇用状況に合わせて少しずつ変化します。配置を見直すことで業務全体の最適化が可能になります。
【取り組みの例】 ・専門知識が必要な業務を一部切り出し、外部業者に委託する ・修正の手間を減らすため、資料のチェックを行うタイミングを早める
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Simplify（簡素化）
「作業手順をよりシンプルにできないか」
「チェックすべき観点を単純化できないか」
最後に、業務プロセスや手順をよりシンプルにできないかを見直します。作業内容を簡略化するほか、新しいシステムやツールの導入も効果的です。簡素化は時間の削減だけでなく、属人化の防止やミスの削減にも繋がります。
【取り組みの例】 ・必要書類を個別に回収していたが、フォーマットを作成し、一括して回収する ・データ集計ツールを導入し作業を自動化することで、目視でのチェックを減らす
効率的な業務改善には 業務改善・支援ツール「octpath」 の利用がおすすめです。
おわりに
冒頭にお伝えしたように、ECRSは効果の高い順に並んだフレームワークです。ご自身の担当業務を改善できないか、まずはEliminate（排除）から検討してみてください。また、今回の記事ではECRSの基本のみご紹介しました。業務改善のための具体的なステップは業務改善カテゴリ内の記事を参考にしてみてください。
