プロジェクトを円滑に進めるためには、タスクごとの役割分担を明確にしたうえで、誰が何を担当するのか、責任の所在はどこにあるのかを共有しておくことが重要です。そうした役割や責任の構造を可視化し、関係者間で認識を揃えるための手法の一つに「RACIチャート」があります。
この記事では、RACIチャートの作り方や活用するメリット、作成・運用時のポイントについて詳しく解説します。
業務効率化ツール「octpath」の活用したタスク管理もおすすめです。
RACIチャートとは
RACI（レイシー）とは、プロジェクトにおける個々の役割や責任の所在を明確にするためのフレームワークです。そして、タスクごとの役割を表形式で整理したものを「RACIチャート」といいます。
通常、プロジェクトには複数のタスクが存在し、タスクごとに役割や責任が割り当てられます。RACIチャートはこの役割分担をわかりやすく可視化するものであり、特に大規模なプロジェクトでは関係者が多くなる分、誰がどのタスクにどのように関与するのかを明確にしておくことが重要となります。
「RACI」は次の4つの英単語の頭文字を取っています。
- Responsible（実行責任者）
- Accountable（説明責任者）
- Consulted（相談先）
- Informed（報告先）
関係者ごとに「実行」「説明」「相談（助言）」「報告」のどの役割を担うかを明示することで、プロジェクトの進行が円滑になり、チーム内の混乱やトラブルの未然防止につなげられます。以下でRACIの役割についてそれぞれ解説します。
業務効率化ツール「octpath」の活用したタスク管理もおすすめです。
Responsible（実行責任者）
Responsibleは「実行責任者」を意味し、実際にタスクを遂行する人を指します。1つのタスクに対して複数の担当者が割り当てられる場合も、タスクの実行に対する責任の所在を明確にする必要があり、実行責任者がその役割を担うことになります。タスクの担当者全員を実行責任者とする場合もあれば、1人を実行責任者として他のメンバーを共同作業者に位置付ける場合もあります。
Accountable（説明責任者）
Accountableは「説明責任者」を意味し、最終的な成果（タスクの完了）に対して責任を担う人を指します。タスクを遂行するのは実行責任者ですが、その進捗状況を確認したり意思決定の承認を行ったりするのは説明責任者の役割です。1つのタスクに対して原則1人を説明責任者とし、小規模なタスクでは実行責任者と兼ねる場合もあります。
Consulted（相談先）
Consultedは「相談先」を意味し、タスクの遂行に際して意見を求められる人を指します。タスクの実行・完了に対する責任を負うものではありませんが、必要な助言や判断材料を提供し、成果の質を高める役割を担います。実行責任者や説明責任者からの相談に対応する立場であるため、タスクの遂行に必要な知識や経験を持ち合わせている人が選出されます。
Informed（報告先）
Informedは「報告先」を意味し、タスクの進捗やその結果について情報共有を受ける立場の人を指します。双方向のコミュニケーションが必要とされる相談先とは異なり、報告先は説明責任者から情報を通知されるだけの一方向的なやりとりとなるのが基本です。タスクの実行や意思決定に関与しないものの、報告された内容に問題がある場合は報告先から説明責任者へ問い合わせを行うことはあります。
RACIチャートを活用するメリット
RACIチャートを活用するメリットとして以下の点が挙げられます。
タスクごとの役割と責任が明確になる
RACIチャートの活用により、各タスクにおける関係者の役割と責任を可視化することができます。「誰が実行するか」「誰が最終責任を担うか」「誰に相談すべきか」「誰に報告すべきか」といった情報が一目でわかるため、関係者間の認識のズレが生じにくくなり、業務の停滞や混乱を防ぐことにつながります。特に複数部門をまたがるようなプロジェクトでは、RACIチャートを通じて関係者それぞれが自分の立ち位置を正しく理解し、部門を超えた協力体制を築きやすくなります。
プロジェクトの進行がスムーズになる
複数のタスクを同時進行するプロジェクトにおいては、タスクごとに関係者の役割と責任を明らかにすることで、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。誰が何を担当するかが明確化しているため、無駄な確認作業や意思決定の遅れを避けられ、各タスクを適切なスピードで進めることができます。
業務効率化ツール「octpath」の活用したタスク管理もおすすめです。
チームのコミュニケーションが円滑になる
RACIチャートを使うことで「問題が起きたときに誰に相談するか」「責任の所在がどこにあるか」などがあらかじめ明確になるため、チーム内での不要なやりとりが減り、コミュニケーションが円滑になります。各人の役割分担が共有されている環境では、周囲との協力・連携もしやすくなり、一人ひとりが主体的に動きやすくなるメリットもあります。
RACIチャートの作り方
RACIチャートを作成するための基本的な手順は次のとおりです。
- タスクを書き出す
- 担当者を書き出す
- RACIの役割を割り当てる
- 関係者に公開／役割を周知する
各ステップについて以下で詳しく解説します。
【STEP1】タスクを書き出す
まずはプロジェクト内のタスクを整理し、表の縦軸に書き出していきます。
このとき重要なのは、各タスクの「粒度（細かさ）」をなるべく揃えることです。タスクが大まかすぎると責任の所在が曖昧になり、逆に細かすぎると管理や運用が煩雑になります。各人に役割を割り当てやすい適切なレベルに分解し、チャート全体として統一した粒度にすることがポイントです。
【STEP2】担当者を書き出す
次に、各タスクを担当するメンバーを特定し、表の横軸に書き出していきます。
RACIチャートをプロジェクト管理で活用する場合には、担当者の個人名を記載するのが望ましいでしょう。実際の運用時に「誰が対応するか」という役割や責任、連携先が明確になるため、プロジェクト全体の進行がスムーズになります。
【STEP3】RACIの役割を割り当てる
タスクと担当者を整理したら、それぞれのタスクに対して「R（実行責任者）」「A（説明責任者）」「C（相談先）」「I（報告先）」の役割を割り当てていきます。
タスクによっては1人が複数の役割を兼ねることもあり、その場合は「R/A」や「C/I」などと表記します。「R/A」は実行責任者と説明責任者を兼任していること、「C/I」は相談先と報告先を兼任していることを示します。
なお、すべてのメンバーに役割を割り当てる必要はなく、表に空欄があっても問題ありません。
【STEP4】関係者に公開／役割を周知する
最後に、RACIチャートを関係者全員に共有し、それぞれの役割や責任を周知します。
役割が適任かどうかのフィードバックを受けた場合には、必要に応じて調整し、全員が納得できる形に整えましょう。完成したRACIチャートは、プロジェクト管理ツールや共有フォルダなどに格納し、誰もがいつでも確認できるような状態にしておくことが大切です。
RACIチャートを作成・運用するときの注意点
RACIチャートはプロジェクトの円滑な進行に役立つツールですが、使い方によっては逆に現場の混乱を招くおそれがあります。ここでは、RACIチャートを作成・運用する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
タスクの規模・範囲を揃える
RACIチャートを作成する際は、チャート内でタスクの規模や範囲を揃えることを意識しましょう。あるタスクは大きな括りで書かれている一方、別のタスクは細かく分解して書かれている場合には、RACIの割り当てが不均衡になり、チャートの整合性が取りづらくなります。タスクの量が多すぎる場合には無理に単一のチャートでまとめようとせず、プロジェクトのフェーズごとにチャートを分割するのも一つの方法です。
ただし、RACIチャートだけでは、各タスクの具体的な中身や詳細までを把握することはできません。タスクやプロセスを詳細に管理するには、クラウド型の業務管理ツールを用いるのがおすすめです。
タスクやプロセスを詳細に管理するならoctpath
弊社が提供する「octpath」は、各タスクの具体的な作業内容を記録し、プロセスの進捗状況を一覧で可視化できる業務管理ツールです。自身が「担当者」になっているタスクはリスト形式とカレンダー形式で表示されるため、タスクの抜け漏れを防ぎながら、誰でも迷わずに作業を進められます。チーム内の役割分担と責任の所在が明確になるだけでなく、各メンバーが担当するタスクの内容や工数、進捗状況までリアルタイムで把握できます。
定期的に更新する
RACIチャートは一度作って終わりではなく、定期的な見直しと更新が必要です。プロジェクトは常に動いており、タスクの追加や削除、メンバーの入れ替わりなどが発生することも少なくありません。このような変化が生じた際に、チャートを更新せずに放置すると、現場の状況と乖離した内容になってしまいます。
RACIチャートは現場で活用されてこそ意味があるものです。チャートが形骸化しないよう定期的な見直しを行い、役割変更があった場合には速やかに反映させることが大切です。常に最新の状態を保ち、関係者全員が「自分の役割と責任範囲」を正しく把握できる状態を維持しましょう。
おわりに
RACIチャートは、タスクごとの役割と責任を明確にし、プロジェクト全体をスムーズに進行させるツールです。各タスクにおける「実行」「説明」「相談（助言）」「報告」の役割について、誰がどれを担うかを整理して一覧にまとめることで、チーム全体で共通の認識を持ちやすくなり、業務の抜け漏れや責任の曖昧さを防ぐことができます。
タスクごとの詳細な作業内容や進捗状況を把握したい場合には、プロジェクト管理ツールの活用がおすすめです。RACIチャートと併用することで、役割と責任の可視化に加え、タスクの進捗状況や担当者の工数まで一元的に把握できるようになります。
