従業員のスキルの見える化や評価は、人員配置や育成に関わるため人事戦略の一部というイメージがありますが、ビジネスサイドでも業務遂行のために活用することができます。この記事では「人事に関する知見がないが、ビジネスサイドで必要なスキルをまとめたい」という方を対象に、スキルマップの作成方法、活用の流れを中心にご紹介します。

スキルマップとは?概要をおさらい

スキルマップは、業務進行において必要なスキルを一覧にした表のことです。評価基準に沿って従業員ごとにスキルを記入していくことで、1人ひとりの現状のスキルを見える化することができます。

スキルマップのサンプル

例えば社内のPCやシステムを問題なく使えること、部下をマネジメントできること、顧客や社内のメンバーと適切なコミュニケーションを取れることなど、業務を遂行するためには様々なスキルが必要とされますが、それらは直接目で見ることができません。スキルマップという形でスキルを言語化・定量化することで、適切な評価が可能になります。

スキルマップは、主に以下の3つの目的で用いられています。冒頭で述べたように、人事的な観点だけではなく、ビジネスシーンにおいても様々な場面で役立てることができるのです。

  • 業務の平準化…必要なスキルを可視化し補うことで、業務のクオリティを揃える
  • 人材育成…役職や役割に合わせて必要なスキルを明確にする
  • 人材配置の最適化…メンバーごとの向き不向きをもとに、配置を変更する

特に同じ作業を複数人が担当している場合、業務のクオリティに差が出てしまいがちです。業務に必要なスキルを明確化し適材適所に人材を配置し直すことは、組織全体としてのパフォーマンスの向上に繋がります。

スキルマップの作り方【5つのステップ】

それでは、具体的なスキルマップの作成方法を、サンプルとして作成したテンプレートの項目と照らし合わせながらご紹介します。今回作成したサンプルはダウンロード可能ですので、そのまま雛形としてご使用いただいても構いません。

①スキルマップの目的を確認する

スキルマップを作成する目的によって、記載する内容は大きく変わります。例えば人材育成が目的であれば、マネジメント能力や営業力など長期的にメンバーの成長目標となるようなスキルが適しますが、業務のクオリティを揃えるためであれば、より実作業に近いスキルを細かく確認できるように記載する必要があります。
初歩的ですが、まずはスキルマップを作成する目的を再確認しましょう。

②骨子を整える

まずは、スキルマップ全体の骨子を整えるため、列に当てはめる要素を定めます。サンプルでは7-8行目、以下の赤枠部分です。

作業手順書やマニュアルを作成する際には、業務内容によって必要な項目が大きく異なるため要素の選定が肝になりますが、スキルマップを作成する際は、あまり厳格に検討する必要はありません。最低限、作業名・作業内容の詳細・メンバーの名前を書き込むことができれば十分です。

③スキル項目と粒度の設定

次に、スキルマップを作成する際にもっとも重要となる、スキル項目を検討します。サンプルでは以下の赤枠内に該当します。

<スキル項目の洗い出し>

評価軸となるスキル項目を洗い出します。
スキルマップに記入するスキルは作業内容と結びついていることが多いので、はじめに業務フローに合わせて作業を網羅的に洗い出してから、単純すぎる作業や雑多な作業を中心に削っていくと、スムーズに評価対象のスキルを選定することができます。マニュアルやチェックリストがある場合は、照らし合わせながら洗い出していくのもおすすめです。

また、スキル項目の作成者は作業者ではなく、管理者やリーダーが実施することが一般的です。業務全体を俯瞰的に把握している人の方が、抜け漏れやミスなく適切なスキル設定ができるためです。ただ、現場で必要なスキルを理解しておく必要があるので、具体的なイメージがつかない場合はメンバーにヒアリングをしてからスキルを洗い出してみてください。業務ヒアリングの概要や実践方法に関しては別の記事でまとめているので、参考にしてください。

<スキル項目の粒度の検討>

次に、洗い出したスキルの粒度を設定します。粒度が粗すぎると、評価が簡単な分、メンバーごとの差や変化の度合いが把握しづらくなったり、人による解釈の差が生まれやすくなりますが、反対に細かすぎても管理や評価が難しくなります。
例えばライターとしてのスキルを評価したい場合、①だと抽象的すぎて評価がしづらく、③は細かすぎてチェックが面倒になります。②のように、細かすぎない程度に具体的なレベルでスキルを記載すると、的確な評価につながります。

①抽象的すぎる例・ライターとして活躍している
②ちょうど良い例・論理的でわかりやすい文書である
・表やグラフを用いて情報をわかりやすくまとめられている
③詳細すぎる例・尊敬語、丁寧語、謙譲語を正しく使うことができる
・記事作成ツールの起動、保存ができる
・表のレイアウトが調整できる
スキルの粒度サンプル

評価者が誰であっても同じ状態をイメージできるよう、また、被評価者も何を評価されたのかが理解できるような粒度を設定することがポイントです。

④達成レベルの検討

項目が定まったら、スキルの達成レベルを検討します。以下のサンプルのように階層を何段階かに分ける場合もあれば、◯×で簡易的に評価する場合もあります。

こちらも粒度と同様、階層が少なければ評価は簡単ですが、従業員ごとの差を把握しづらく、評価後の改善もしづらくなります。一方で、階層を細かくしすぎると、管理が難しくなります。階層の数に正解はありませんが、一般的には3〜5段階に分けることが多いです。業務の内容や運用方法に合わせて、検討してください。

⑤メンバーからフィードバックを回収

スキルマップが完成したら、評価への納得感を持ってもらうため、被評価者となるメンバーに内容を確認してもらいましょう。1回で完璧なスキルマップを作成することは難しいので、フィードバックの回収、修正を何度か繰り返して作成するのがおすすめです。


スキルマップ活用のためのポイント

スキルマップ作成時・運用時に意識してほしいポイントを3つご紹介します。

誰が評価者となるかを明確にする

メンバーの個別のスキルをスキルマップに記入し、評価します。上司が記入する場合もあれば、担当者であるメンバーが記入したものを上司が確認する場合もあります。それぞれ、以下のようなメリット・デメリットがあるので、社内の状況に合わせて検討してください。

メリットデメリット
上司が
記入する場合
客観的な評価を
一元的に行うことができる
担当者の抱える課題や
小さい変化が見えない
担当者が自分で
記入する場合
作業の理解度が高く
詳細に振り返ることができる
全体感を把握していないため
主観的な評価になる

スキルマップを定期的に更新する

マニュアルや業務手順書などと同様、スキルマップも定期的に更新する必要があります。業務内容や社内の組織構造が変化すれば必要なスキルが変わるためです。半年ごと、もしくは人員配置が変わったタイミングなどで定期的に内容を見直しましょう。

評価後のアクションを決める

当然ではありますが、どんなツールも作成するだけでは効果がありません。スキルマップで評価した後は、基準に満たなかったスキルレベルを上げるための取り組みが必要です。複数名が同じスキルに課題を抱えている場合はセミナーや勉強会を開催する、個別に足らないスキルは目標管理をするなど、評価の結果に合わせて適切な施策を検討してください。

おわりに

スキルマップは、手順さえ分かれば手軽に、あらゆる業務に取り入れることができます。スキルは一朝一夕で伸びるものではありませんが、スキルマップを繰り返し利用していけば確実に効果が実感できるはずです。少しでもメンバーのスキルに課題がある場合は、まずは小さい範囲から、スキルマップを作成してみてください。

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