「フロー図を目にしたことはあるが、ビジネスシーンでの必要性や活用方法がわからない」という方も多いのではないでしょうか。本記事では、フロー図の使用に適している業務の特徴・具体的な利用シーンなど、フロー図の概要をご紹介します。
「フロー図を自分で書けるようになりたい」という方は、記号の意味や具体的な書き方をまとめた記事を参考にしてください。
フロー図（フローチャート）とは
フロー図とは業務のプロセスを記号と矢印を用いて図式化したものです。複数の図形を縦方向に並べ、それらを矢印で繋ぎ合わせることで業務フローを表します。
ビジネスにおいてはこのように、フロー図と合わせて業務の工程や担当者の情報を記載することが一般的です。これにより、業務の流れを直感的に理解しやすくするだけでなく、「誰が」「いつ」「どのような作業をしているのか」を明らかにすることができます。
詳細は後述しますが、フロー図は特定の条件を満たせばほとんどの業務で役立てることができます。今回の記事ではビジネスシーンでの利用に限定してご紹介しますが、ソフトウェア開発の中でアルゴリズムやプログラムの仕組みを図式化するためにも利用されます。
※フロー図とフローチャート: 最近はフローチャートという言葉の方が主流ですが厳格な違いはありません。どちらも同じものを指します。
フロー図を作成するメリット
フロー図は主に業務フロー全体を可視化するために作成され、それによって以下のようなメリットを生み出します。
業務改善の取り組みにつながる
業務改善に取り組むためには現状の業務の把握が必要不可欠です。そこでフロー図を用いることで、業務フロー全体の把握に役立ちます。
また、社内業務のトラブルやミスは作業単体ではなく、作業間の連携やプロセスの構成の悪さが原因となって発生することもあります。俯瞰的に業務を見渡すことは、業務フロー上の問題点の洗い出しにも繋がります。
業務全体を理解でき、情報共有しやすくなる
いち作業者の立場では、自分の担当範囲外の作業は見えづらいものです。自分の担当業務しか理解していないと、業務に遅れやトラブルが発生した場合、後続作業者の対処にも遅れが生じかねません。また、自分の作業を変更した場合に業務フロー全体に与えるリスクや影響も把握しづらくなります。
フロー図を使用して業務の流れや各作業の位置付けを把握することによって、業務進行に関わる情報の理解・共有を可能にし、作業間の連携も促進されます。
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フロー図の使用に適している業務の特徴
業務フロー図をすべての業務で作成する必要はありません。フロー図の強みはフロー全体を可視化できることですので、フローが複雑で管理が難しい業務ほど活用の効果が大きいと言えます。以下4つの特徴と活用シーンを確認して、ご自身の業務にフロー図が必要かどうか確認してみてください。
業務内の条件に合わせて、フローが分岐する
（例）必要物購入のための予算承認
予算100万円以下の場合は課長承認だが、100万円以上であれば部長承認も行う
複数の業務が同時進行する
（例）従業員の入社手続き
新入社員が入社した際、人事部、総務部、事業部がそれぞれ同時に手続きを行う
業務フローに複数名が関わる
（例）顧客オンボーディング
・マーケティング担当がリードを獲得
・獲得したリードに営業担当が営業し、契約を締結
・契約済の顧客にはカスタマーサポートが個別対応
業務ステップ（作業）が多い
（例）PCの棚卸し
1.事業部が情報システム部にPCの手配を依頼
2.情報システム部が在庫を確認し、購買部に発注を依頼
3.購買部が指定のPCを発注
4.PCが届いたら情報システム部がセッティングし、引き渡し
5.領収書を総務部へ送付
実際の社内業務は、ステップが複数連なったフロー形式で進行していることがほとんどです。上記の業務例の他、ご自身のまわりの業務にも当てはめてみてください。
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終わりに
今回はフロー図の基本に絞ってご説明しました。理解できましたでしょうか。ご自身の業務にもフロー図を取り入れたいと思った方は、冒頭にご紹介した書き方の記事を参考にしてください。
また、フロー図の作成以外にもプロセスの管理方法は複数あります。ビジネスプロセスマネジメントのカテゴリ内の記事から、自社にあった方法を探してみてください。
