ビジネスの場において、見積りをいただいた際のお礼メールは相手への感謝の気持ちを伝えるだけでなく、良好な関係を築くための重要なコミュニケーション手段です。
適切なタイミングで送ることで、誠実な印象を与え、今後の取引をスムーズに進める助けとなります。また、丁寧な言葉遣いや感謝の具体的な表現が大切です。
本記事では、見積りお礼メールを書く際の基本的なポイントや注意すべき点について詳しく解説します。
「見積り依頼メールの書き方」についてはこちらの記事をご覧ください。
見積りお礼メールを書く際のポイント
見積りをいただいた際のお礼メールは、感謝の気持ちを伝える大切な機会です。丁寧で誠実な表現を心掛けることで、今後の良好な取引に繋げることができます。
ここでは、見積りのお礼メールを書く際のポイントや注意点を紹介します。
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簡潔で丁寧な言葉遣い
見積りお礼メールでは、簡潔ながらも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。長々とした表現や複雑な言い回しは避け、読み手にとって負担が少なく、すぐに内容を理解できるように書くことが大切です。 礼儀正しい言葉遣いで、相手への敬意を示すことも忘れずにしましょう。
具体的に感謝の気持ちを伝える
単に「ありがとうございます」ではなく、何に対して感謝しているのか具体的に伝えることが重要です。たとえば、迅速な対応や詳細な見積り内容など、相手の行動や配慮を明示することで、相手への感謝の気持ちがより強く伝わります。
返信しやすいように質問を投げかける
次のステップに進めるために、相手が返信しやすい形で質問を投げかけることも効果的です。たとえば、見積り内容に関して確認したい点があれば、それを具体的に尋ねることで、相手からの返答を得やすくなります。 また、柔らかい口調で質問をすると、コミュニケーションがスムーズになります。
間違いがないか慎重に確認する
お礼メールを送る前には、誤字脱字や内容に間違いがないか慎重に確認することが不可欠です。特に、相手の名前や見積り金額に誤りがあると、相手に不快な印象を与える可能性があります。 必ず一度見直し、正確で丁寧なメールを心掛けましょう。
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見積りお礼メールの例文集
見積りお礼メールの例文をそれぞれご紹介します。
1.基本的なお礼メール
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見積りご送付の御礼
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〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、早急に見積りをご送付いただき、誠にありがとうございました。
詳細にご対応いただき、大変感謝しております。
ご提案内容を社内で慎重に検討させていただき、追ってご連絡させていただきます。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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2.発注する場合のお礼メール
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発注のご依頼
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〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、迅速に見積りをご送付いただき、誠にありがとうございました。詳細にご対応いただき、大変感謝しております。
社内で慎重に検討いたしました結果、御社に発注をお願いすることに決定いたしました。
つきましては、見積り内容に基づき、正式にご発注させていただきたく存じます。
正式な発注書は追ってお送りいたしますが、作業の進行や納期に関してご確認いただければ幸いです。
ご不明な点や追加のご要望がございましたら、どうぞお知らせください。
引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
3.検討中の場合のお礼メール
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見積りご送付の御礼と検討中のご報告
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〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、迅速に見積りをご送付いただき、誠にありがとうございました。
詳細にわたりご対応いただき、大変感謝しております。
現在、社内で慎重に検討を進めており、決定次第、改めてご連絡させていただきます。
お時間をいただき恐縮ではございますが、引き続きよろしくお願い申し上げます。
4.お断りする場合のお礼メール
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見積りご送付の御礼とご報告
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〇〇株式会社
〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇です。
この度は、お忙しい中、迅速に見積りをご送付いただき、誠にありがとうございました。
慎重に社内で検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、今回は他社様に発注させていただくこととなりました。
ご尽力いただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。
今後、また機会がございました際には、ぜひご相談させていただければと存じます。
「見積り断りメールの書き方」についてはこちらの記事をご覧ください。
よくある質問
Q.見積もりのお礼メールはいつまでに送ればいいですか？
見積りを受け取ったら、できるだけ早くお礼メールを送るのが望ましいです。 一般的には、見積りを受け取った当日か翌日までには送ると丁寧な印象を与えます。迅速な対応は、相手との信頼関係を築く上でも大切です。
Q.見積もりのお礼メールは手書きでも大丈夫ですか？
手書きのお礼状も丁寧さが伝わる素晴らしい方法ですが、ビジネスの場では迅速なやり取りが求められることが多いため、メールが一般的です。 特に、見積りに対して素早くお礼を伝えることが重要なので、まずはメールで送信し、場合によっては手書きのお礼状を後日送るとよいでしょう。
Q.見積もりのお礼メールに返信がこない場合はどうすればいいですか？
見積りのお礼メールには、必ずしも返信が期待されるわけではありません。しかし、返信を待つ必要がある場合や確認事項がある場合は、一定期間（通常は3〜5営業日）待ってから、丁寧にフォローアップメールを送ると良いでしょう。 相手の状況に配慮しつつ、再度確認をお願いする形で連絡します。
