見積もりを断る場面はビジネスではよくあることですが、どのように伝えるべきか悩む方も多いでしょう。断り方次第で相手に与える印象が大きく変わるため、慎重に対応することが大切です。
本記事では、見積もりをメールで断る際の具体的な例文や注意すべきポイントを紹介します。ビジネスマナーを守りつつ、スムーズにお断りできる方法をお伝えします。
「見積り依頼メールの書き方」についてはこちらの記事をご覧ください。
見積りをメールで断る際の注意点
見積もりを断る際は、以下の内容を考えましょう。
- 相手の会社との関係性
- 断る理由の明確化
- 今後の関係性
- 丁寧な言葉遣い
見積りをメールで断る際は、相手企業との関係性を考慮し適切な対応を心がけることが重要です。
断る理由は曖昧にせず、明確に伝えることで相手の納得を得やすくなります。
また、今後の関係性を考え取引の可能性を完全に断ち切らない配慮も必要です。丁寧な言葉遣いで感謝の気持ちを示し、誠実な対応を心がけることで、相手との信頼関係を保ちつつ、円滑に断りを入れることができます。
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見積り断りのメール例文
ここからは、「見積り断りメール」の例文をケースごとに紹介します。是非参考にしてみてください。
見積もり金額が高い場合
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お見積りの件についてのお礼とご連絡
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株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社▲▲の■■でございます。
この度は、お見積りをご提示いただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、貴社からご提示いただいた金額が弊社の予算を超えてしまうため、今回は見送らせていただくこととなりました。
貴社の丁寧な対応に感謝しており、今後も何か機会がありました際には、ぜひ再度お声掛けさせていただきたいと考えております。
この度は誠にありがとうございました。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
他の業者に依頼することになった場合
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お見積りの件についてのお礼とご連絡
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株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社▲▲の■■でございます。
この度はお忙しい中、迅速にお見積りをご提示いただき、誠にありがとうございました。 慎重に検討を重ねた結果、今回は他社に依頼することとなりましたことを、ご連絡申し上げます。
大変恐縮ではございますが、今回の決定はコストやスケジュールの要件に基づくものであり、貴社のご提案内容には非常に感謝しております。 今後ともお取引の機会がございました際には、ぜひご相談させていただきたいと考えておりますので、その際はどうぞよろしくお願い申し上げます。
改めて、この度のご対応に感謝申し上げます。引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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今後の取引の見込みがない場合
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お見積りの件についてのお礼とご連絡
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株式会社〇〇 〇〇様
お世話になっております。株式会社▲▲の■■でございます。
この度は、お見積りをご提示いただき、誠にありがとうございました。
慎重に検討いたしました結果、今回は弊社の方針や要件に合致しないため、誠に恐縮ですが、ご提案を見送らせていただくこととなりました。
また、今後の事業計画においても貴社にお願いする機会が現時点ではない見込みであることをご理解いただけますと幸いです。
貴社の迅速な対応に感謝しております。今後のご繁栄を心よりお祈り申し上げます。
見積り断りの電話対応
見積りを断る際は、メールだけでなく電話での対応も重要です。電話をかける際の注意点は以下になります。是非参考にしてください。
- 感謝の意を示す
見積もりを出してもらったことに対する感謝を最初に伝えることで、誠実な印象を与えられます。 - 断る理由を明確にする
断る理由は相手が納得できるよう、具体的かつ簡潔に伝えることが大切です。例えば「予算を超えている」や「他社に決定した」といった理由を丁寧に説明します。 - タイミングに配慮する 相手の忙しそうなタイミングを避け、業務時間内に連絡することが基本です。お互いに十分な時間が取れるタイミングが理想です。
- 丁寧な言葉遣いを心がける 電話では相手に直接話すため、言葉遣いは特に丁寧にしましょう。感情が伝わりやすいので、冷静で礼儀正しい対応を心がけましょう。
- 今後の関係性を意識する 断る際も、将来的な取引の可能性を完全に閉ざさない言い回しを使うことで、良好な関係を保てます。
- 相手の反応に配慮する 相手が驚いたり不満を感じる可能性もあるので、その反応に対して落ち着いて対応し、誠意をもって話を進めましょう。
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見積りをメールで断る際のよくある質問
Q1.見積りを断る理由を具体的に書くべきですか？
はい、理由はできるだけ具体的に書くことが望ましいです。曖昧な理由では相手に誤解を与えたり、不信感を抱かせることがあります。例えば「予算が合わなかった」「納期の条件が合わなかった」など、正直かつシンプルな理由を伝えることで、相手も納得しやすくなります。
Q2.感謝の言葉は必要ですか？
はい、感謝の言葉は非常に重要です。見積もりの作成には相手の時間や労力がかかっているため、それに対して感謝を示すことで、礼儀正しく誠実な印象を与えることができます。今後の関係を良好に保つためにも、必ず感謝の気持ちを表しましょう。
Q3.見積り断りメールの返信がこない場合はどうすればよいですか？
返信がない場合、特に追いかける必要はありません。ただし、重要な取引先や将来的に関係が続く可能性がある相手であれば、確認のために軽くフォローアップするのも有効です。「お忙しいところ失礼いたします」といった丁寧な表現を用いて、再度確認の連絡を行うと良いでしょう。
Q4.他の業者に紹介してもらうことは可能ですか？
業者によっては、他社を紹介してもらうことが可能な場合もあります。特に同業他社との繋がりがある場合は、紹介してもらえることがあります。ただし、依頼する際は「もし他に適切な業者様をご存じであればご紹介いただけますでしょうか？」といった丁寧なお願いの仕方を心がけましょう。
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まとめ
見積もりを断る際は、相手に対して誠実で丁寧な対応を心がけることが大切です。メールや電話での断り方を工夫し、理由を明確に伝えることで、相手の納得を得やすくなります。また、今後の取引の可能性を考慮し、感謝の意を示すことで、関係性を良好に保つことができます。
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