ポモドーロテクニックは「25分間の集中→5分間の休憩」のサイクルを繰り返しながら仕事をする方法です。1人でも今すぐできるタイムマネジメント術で、業務効率化に繋がります。筆者も日頃活用している手法なので、自身の経験をもとに、ポモドーロテクニックの概要と具体的な取り組みの方法についてご紹介します。
タイムマネジメントについて記載している記事も参考にしてみてください。
ポモドーロテクニックとは何か
まずはポモドーロテクニックの基本概要からご紹介します。
取り組みの概要
ポモドーロテクニックは「集中→休憩」をサイクルとして繰り返しながら仕事を進める方法を指します。タイムマネジメント術の1つで、一般的には「集中」を25分間、「休憩」を5分間で行います。個人でもすぐに実践でき、業務の効率化に繋がるテクニックです。
言葉の由来
ポモドーロテクニックは、1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロが考案した手法です。ポモドーロはイタリア語でトマトのことで、考案者自身が学生時代に愛用していたタイマーがトマト型だったことからちなんで名付けられました。
「集中→休憩」の1セットを1ポモドーロと良い、1ポモドーロを繰り返すことをポモドーロテクニックと言います。
ポモドーロテクニックの目的とゴール
目的は時間管理の徹底による業務の効率化です。時間を決めずに作業をしていると、気がついたら思いのほか時間が過ぎていたり、1つのタスクに時間をかけすぎてしまったりすることはないでしょうか。集中する時間と休憩時間を明確に分けることでメリハリが生まれ、より集中して作業できるようになります。
したがって最終的なゴールは、個人の生産性向上です。チームで取り組める業務改善施策も多数ありますが、個人の業務を改善することも重要なトピックのひとつです。まずは自身の生産性を見直してみたいという場合にぜひ実践してみてください。
向いている業務の特徴
ポモドーロテクニックは時間を区切るだけの方法なので、基本的にはどんな業務においても活用いただけますが、以下に当てはまる業務は特に効果を得ることができます。
タスクの終了までに長時間かかる
詳細は後述しますが、ポモドーロテクニックでは作業途中に敢えて休憩を挟むことで集中力を丁度良く維持することができます。したがって25分以内で終わってしまう業務より、終了までに数時間かかるような業務の方が適しています。2時間かかる業務であれば、4-5回のサイクルを繰り返すようなイメージです。
業務が1人で完結している
ポモドーロテクニックは自分1人で業務を進める際のタイムマネジメントに適しています。反対に、他者が関わる業務の場合は時間を読めないことも多く、会話しながらでは集中することが難しい場合もあるため向きません。例えば営業活動やカスタマーサポートなどです。
ミーティング
上記とは反対に複数名の関わる業務ですが、社内のチームミーティングには有効です。ミーティングはタイムキーパーがいなければつい時間が伸びてしまいがちです。長引く話し合いの中に区切りを設けるためにポモドーロテクニックを活用できます。ただし、定例ミーティングというよりは、期末に行う振り返りやプロジェクト計画に関する議論など、長時間かけて行うものが対象です。
ポモドーロテクニックの具体的な手順
ポモドーロテクニックの手順は至って簡単で、ざっくりと以下の流れで進めます。
取り組むタスクの決定
まずは、ポモドーロテクニックを用いて取り組むタスクを決めます。何の業務を終えるべきかを予め確認しておくことで作業中のゴールが明確になり、効果を実感しやすくなります。また、合わせてタスクにかける時間も事前に決めておきましょう。実際にかかった時間と当初の想定時間を照らし合わせることで差分が分かり、遅れの発生しやすい作業やその原因の発見に繋がります。予測が難しい場合は仮でも構いません。
ポモドーロのサイクルを繰り返す
タスクを決めたら、あとはタイマーで時間を計りながらポモドーロのサイクルを繰り返していくのみです。作業を始め、タイマーが鳴ったら中断し5分休憩という流れを徹底しましょう。サイクルが5回以上繰り返される場合には、5分の休憩を適宜延長して定期的に10分〜15分程度の長期休憩を挟むこともおすすめです。
ちなみに｜使用するタイマーについて
タイマーはどんなものでも構いません。冒頭で添付したような現物のタイマーもありますが、現在はポモドーロテクニックのために作られたweb上のサイトやアプリも多数存在します。PC作業が多い方は、サイトをタブで開きながら作業ができるようweb上のサービスをお勧めします。筆者も日頃、Pomofocusという無料のサイトを利用しています。
pomofocus（ポモフォーカス）
サイトURL: https://pomofocus.io/
pomofocusはデザインがシンプルであること、終了時間の5分前に通知してくれること、時間を自由にカスタマイズできることから重宝しています。サイトやアプリによっては実行したサイクル数からパフォーマンスを確認したり、タスク管理に使用したりすることも可能です。ご自身にあった方法を探してみてください。
ポモドーロテクニックのコツとポイント
筆者がポモドーロテクニックに取り組む中で感じた、うまく進めるためのポイントとコツは以下です。実践する際の参考にしてください。
タスクが途中でも、時間に合わせて休憩を取る
作業時間が25分と言うと一見短く感じますが、敢えて作業を途中段階で切り上げることで残りのタスクに気が向き続け、休憩から元の業務に戻りやすくなることも効果の1つです。タスクの進行状況に合わせていては意味がありませんので、あくまでも時間を基準として行動することを意識してください。
自身の業務内容に合わせて時間を適宜変更する
「25分集中→5分休憩」のサイクルが理想とされていますが、時間に絶対的な決まりがあるわけではありませんので、ご自身の業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。筆者はセオリー通り25分→5分のサイクルで数日実践した後、25分だと短すぎてタスクが思うように進まないことが多々ありました。そのため、現在は「45分集中→10分休憩」というサイクルに時間を変更して取り組んでいます。
3サイクル以上は繰り返すタスクで取り入れる
ポモドーロテクニックはサイクルを繰り返すことが前提とされているタイムマネジメント術のため、繰り返し実践しなければ効果が得られません。集中→休憩の流れを少なくとも3回は行うようにしましょう。反対に、2サイクル程度でタスクが完了するケースでは無理にポモドーロテクニックに当てはめる必要はありません。
すぐに効果が得られなくても継続してみる
業務内容や日々の忙しさによってもフィットする業務が異なるため、ポモドーロテクニックを取り入れてすぐに効果を感じられなくても、一定期間は続けてみることをおすすめします。目安としては、少なくとも1週間程度実行してみれば雰囲気を掴むことができるかと思います。
おわりに
ポモドーロテクニックは、とても簡単でありつつ業務効率化に繋げることのできるタイムマネジメント術の1つです。今すぐにでも取り入れられるので、次に取り組むタスクからぜひ実践してみてください。
