リモートワークが主流になったことで、業務のペーパーレス化が注目を集めています。本記事では、業務効率化のための1つの施策として、ペーパーレス化の概要や効果が出やすい業務の特徴、検討時のポイントについてご紹介します。

ペーパーレス化とは|基本をおさらい

ペーパーレス化とは、名前の通り「ファイルの電子化やクラウド上での管理などによって、紙の使用を減らす取り組み」のことです。

ビジネスシーンにおいては契約書や請求書、労務管理書類など、日々多くの書類がやりとりされています。しかしデジタル時代の今日では、同様の業務をweb上で進められるサービスがかなり増えてきています。それらのwebサービスやデジタルデータを使用することで、業務上の紙をなくすのがペーパーレス化です。

ペーパーレス化の目的

ペーパーレス化には、少し広い視点で見ると、紙資源の無駄遣いをおさえ環境を保全するという目的もありますが、ビジネスでの取り組みとしてのペーパーレス化の目的は「業務の効率化」です。詳細は後述しますが、ペーパーレス化によって無駄なコストの削減とスムーズな業務進行が可能になり、生産性の向上にも繋がります。“紙をなくすこと”自体が目的ではないということに留意してください。

ペーパーレス化のメリット・デメリット

5つの具体的なメリット

目的でご紹介した通りですが、ペーパーレス化は業務効率化のために取り入れられる手法です。以下に、業務効率化に繋がる具体的な効果についてご説明します。

1.コストを削減できる

オフィスの中では、コピー用紙代や印刷代、プリンタ使用料、インク代、シュレッダー代、郵送代など、紙に関わる様々な費用が発生しています。ペーパーレス化に取り組みデジタルデータのやりとりに切り替えることで、大幅にコストを削減することができます。

また、金銭的なコストだけでなく、時間的なコストの削減にも繋がります。押印のためだけに出社したり、資料を渡すために取引先に出向いたりする必要がなくなるためです。

2.セキュリティの強化

ITやクラウドに関する話題ではセキュリティに関する懸念が頻繁に述べられていますが、物理的な紙の使用でも問題は変わらず存在しています。紛失する可能性があったり、閲覧権限をかけられなかったり、持ち出しによる情報漏洩のリスクがあるためです。インターネット上での管理に切り替えることで権限設定やアクセス制限が可能になり、セキュリティを強化することができます。

3.複数人が、場所や時間を問わず同じものを閲覧できる

当然ですが紙の使用には物理的な制限があるため、その紙のある場所でしか閲覧することができません。また、複数人で共有したい場合には人数分を印刷して配布しておく必要があります。一方、クラウド上でファイルを共有しておけば、インターネットに接続できる場所であればどこにいてもデータを閲覧することができ、ひとつのファイルを複数名で同時に開くことも可能です。

4.保管が容易になり、検索性が向上

ほとんどのITツールには検索機能がついているので、ファイルのタイトルやドキュメントに書いてある内容を検索すれば、すぐに必要な情報を取り出すことができます。いちいち資料を探して全体に目を通す必要はありません。また、フォルダの移動や削除も容易なので、データの整理整頓も簡単になります。

5.更新や変更が容易

例えば紙のマニュアルを使用している場合に、業務の一部を書き換えようとしたとき、すべてのマニュアルを破棄し印刷し直す手間が発生します。デジタルデータとして保管しておけばいつでも更新でき、即座に変更を反映することができるので、マニュアルの形骸化や業務の属人化を防ぐのにも有効です。

よく聞く3つのデメリット

次に、ペーパーレス化のデメリットとしてよくあげられる項目を3つご紹介します。ただ、一見デメリットと考えられるものでも、紙の運用と比較すると効果的なものもありますので、ペーパーレスと比較した際の違いを意識しながらご確認ください。

1.システム障害の影響をうける

web上のサービスは、システムに問題が発生した場合に利用できなくなることがあります。したがって、業務に必要な書類をweb上で保存していた場合、一時的に業務もストップしてしまう可能性があります。

しかし、紙を使用している場合でも見られる場所は限定されていたり、紛失リスクがあるため、リスクがあることには変わりません。システム障害が発生する確率を考えると、大きなデメリットではないかと思います。

2.導入コストがかかる

紙で管理していたものをすべてデジタル化するには、切り替えコストがかかります。紙で蓄積していたデータの移行作業をしたり、ネット接続できる端末を従業員分揃えたり、サービスの使用方法を一から教えたりする必要があるためです。

ただ、これらのコストは一時的なものです。その後の作業進行や管理が楽になることを考えれば費用対効果はかなり高いと言えます。また、今後はあらゆるものがデジタル化されていくため、可能な限り早く切り替えた方が後々のコストを下げることができます。

3.閲覧するために端末やデバイスが必要

デジタルデータの場合、紙のようにデータを単体で利用することはできず、何かしらのデバイス上で閲覧することになります。したがって、従業員それぞれに端末を配布する必要があります。

しかし最近は、PCだけでなくスマートフォンやタブレット上で利用できるwebサービスが主流になってきているため、大掛かりな準備は必要なくなってきています。社用スマートフォンを配布していない場合には、BYOD(私用のデバイスをビジネスでも使用すること)も検討してみてください。

ペーパーレス化の取り組み事例

webサービスを導入した場合

こちらは筆者が過去に取り組んだ事例で、某メーカーの業務改善のため、稟議書類をペーパーレス化するプロジェクトに取り組みました。紙で行っていた稟議書の申請・承認フローを稟議システムに置き換えてIT化するだけでなく、ツール導入前の承認プロセスの見直しや整理から行いました。

結果、保管性が向上しただけでなく、承認プロセスがシンプルになったことで、業務進行スピードの改善を実現しました。ペーパーレス化を検討する際は、業務プロセス全体の整理から取り組むのが大切です。ビジネスプロセスマネジメントの観点から業務改善についてご紹介している記事もありますので、参考にしてみてください。

印刷していたexcelのチェックリストをスプレッドシートに

某スーパーでは、トラブル対応のために本部と現場でやりとりする必要がありました。しかし店舗スタッフはPCを持っていなかったため、本部スタッフは、進行状況をチェックするためのexcelシートを紙で印刷し、本部でチェックをつけながら管理をしていました。

そこで、店舗に一台のPCを導入、excelからスプレッドシートに切り替えました。その結果、店舗メンバーがメンバー自身で情報を記入できるようになり、進行状況を本部でもリアルタイムで管理できるようになりました。

このように業務の発生頻度が少ない場合には、チームで一つの端末を用意しGoogleなどの無料のサービスを利用するという簡単な工夫だけでも、かなり業務を効率化することができます。

ペーパーレス化に向いている業務の特徴

今後、あらゆる業務がどんどんペーパーレス化されていくかと思いますが、特に効果の出やすい業務の特徴についてご紹介します。

  • リアルタイムで更新する必要のあるもの
    メリットでお伝えしたように、デジタルデータ化やクラウド管理の良さは、気軽に編集できることと即座に反映できることにあります。業務の進行管理や作業記録のチェックなどリアルタイム性が求められる作業は、ペーパーレスに向いています。
  • 申請・承認業務
    稟議書のクラウド化はかなり一般的になっており、申請・承認に特化したwebサービスも多数存在します。したがって自社に合ったツールが選びやすく、また“最後にチェックをするだけ”という使い方からしても切り替えハードルが比較的低いため、ペーパーレス化しやすい業務と言えます。
  • 複数名が他拠点で閲覧する必要のあるもの
    業務マニュアルや会議で使用する資料など、複数のメンバーが他の場所から閲覧する必要のあるものも、ペーパーレス化の効果が表れやすいものです。特に昨今では取引先とオンラインで関わる機会も増えています。先方がいつでも資料を見られる状態にしておくことで、満足度の向上にも繋がります。
  • 複数名で同時編集する必要のあるもの
    閲覧と合わせて、同時編集が必要なものの場合にも効果的です。例えば営業チームで使用する顧客情報管理シートや、業務のチェックリストなどです。また、事例でもご紹介した通りリアルタイムのタスク管理も可能になるため、管理者の負担も減らすことができます。

書類の種類によっては、法律や規約の関係上ペーパーレス化できないこともあるかと思いますので、切り替えが可能な業務がないか、確認してみてください。

おわりに|ペーパーレスに取り組むには

デジタル化の現代においては、今後さらにペーパーレス化の必要性が高まっていきます。現在は経理・会計周りや労務などバックオフィスの管理のためのwebサービスが充実してきていますが、DXと言われるように、今後はビジネスサイドのプロセスごとデジタル化するための流れも高まっていきます。ぜひ記事を参考にペーパーレス化を検討してください。

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