請求書を郵送する際、封筒の選び方や書き方にはビジネスマナーとして押さえるべきポイントがあります。適切な封筒を選び、宛名や「請求書在中」の記載を丁寧に行うことで、信頼感を高めることが可能です。
本記事では封筒選びから書き方、請求書郵送時の注意点まで詳しく解説。請求書作成・送付の際に役立つ実践的な情報をお届けします。
請求書を封筒に入れる際の注意点
請求書を封筒に入れて郵送する際の注意点は以下です。それぞれ詳しく解説していきます。
封筒の選び方
請求書はA4サイズが一般的です。
封筒は内容物が折れず、見栄えを保てる角形2号や長形3号が適しています。耐水性や厚みのある封筒を選ぶと安心です。
また、宛名窓付き封筒を使う場合は、宛名の配置が封筒の窓に合うか確認してください。
封筒の書き方
宛名は封筒の中央に大きく、郵便番号や住所は省略せず正確に記載します。
「請求書在中」は赤字で目立つように記載し、上部に枠線を引いて強調します。スタンプを使用する場合も同様に目立つ配置に注意してください。
■宛先の書き方
宛先は封筒の中央に大きく明確に書き、郵便番号や住所を省略せず正確に記載します。宛名には、会社名や部署名、担当者名を記載し、「御中」または「様」を適切に使い分けます。手書きの場合は丁寧な字を心がけ、横書き封筒なら左揃え、縦書き封筒なら中央揃えに整えると見栄えが良くなります。
■「請求書在中」の書き方
「請求書在中」は赤字で記載し、目立つように四角で囲むと良いでしょう。封筒の左下または右下に記載するのが一般的です。
縦書き封筒では縦向きに、横書き封筒では横向きに書きます。スタンプを使用する場合も、枠内の文字が鮮明に見えるよう押印位置に注意してください。
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請求書の折り方
請求書を封筒に入れる際は、書類が傷まないよう丁寧に折ります。 長形封筒の場合は三つ折り（「Z折り」）が一般的で、宛名窓付き封筒では窓から宛名が見えるよう調整します。角形封筒を使用する際は、書類を折らずにそのまま入れることで、見た目がきれいで信頼感を高めます。
請求書郵送時の封筒の書き方
請求書を郵送する際の封筒の書き方を縦書き・横書きの例を紹介します。
ぜひ参考にしてください。
縦書きの場合
横書きの場合
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請求書を作成・郵送する際のよくある質問
請求書はいつまでに送るべきか
請求書は取引が完了した後、速やかに送付するのが基本です。 一般的には、納品日またはサービス提供日から1週間以内が適切です。締め日が設定されている場合は、締め日後すぐに送ることで、相手の支払いスケジュールに影響を与えません。送付タイミングは取引先との契約条件を事前に確認しておきましょう。
請求書に印鑑は必要？
日本では、法的には請求書に印鑑は不要です。
ただし、取引先によっては印鑑付きの請求書を求める場合もあるため、事前に確認して対応しましょう。電子請求書の場合、電子印や署名が求められるケースもあります。紙媒体でも電子媒体でも、書類の正確性が重要です。
請求書の控えはどのように保管すべきか
請求書の控えは、税務調査や取引確認の際に必要となるため、最低7年間は保管が義務付けられています。
紙の請求書はファイルに分類して保存し、電子データの場合はバックアップを取り、検索しやすいフォルダ構成にするのがおすすめです。クラウドサービスを利用すれば安全かつ効率的に保管できます。
請求書が未払いの場合の対処法
未払いが発生した場合は、まず取引先に確認の連絡を入れます。支払い状況や忘れによる未払いの可能性を確認しましょう。それでも解決しない場合は、文書で催促状を送り、支払期日を明示します。状況が改善しなければ、弁護士や専門機関への相談も視野に入れると良いでしょう。
