【議事録の書き方】会議のムダを減らす！議事録作成の超効率化術

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会議は、情報共有や意思決定を行うための重要な場です。しかし、長引いたり、結論が出なかったり、議事録が曖昧だったりすると、会議自体が無意味なものになってしまいます。

本記事では、会議のムダを減らし議事録作成の手間を省きつつ、必要な情報を網羅する方法を紹介します。明確で簡潔な議事録が無駄な会議を減らし、次の行動につながるようにしましょう。

この記事の目次

議事録の重要性と役割
議事録作成のポイント
議事録の書き方
1. テンプレート
議事録作成ツールの活用
1. 議事録作成ツールのメリット・デメリット
議事録作成ツール「Texta」
まとめ

議事録の重要性と役割

議事録は、会議の内容を記録し、共有するためのものです。議事録がなければ、会議で話し合った内容が曖昧になり、後から確認することが難しくなります。明確な議事録により意思決定の透明性が保たれ後日の確認作業もスムーズに行えます。

また、議事録は次のような役割も果たします。

意思決定の根拠となる
タスク管理に役立つ
進捗状況を確認する
改善点を見つける

議事録作成のポイント

議事録を作成する際は、以下の4つのポイントを心掛けることが重要です。

5W1Hを意識して簡潔に記述する
箇条書きや見出しを活用して読みやすくする
専門用語は避けて、平易な言葉を使う
誤字脱字に注意する

5W1Hを意識して簡潔に記述する

議事録を作成する際はまず、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を意識して、必要な情報を簡潔に記述します。これにより、事後に議事録を参照した際にも議論の背景や決定事項が明確に理解できるようになります。

箇条書きや見出しを活用して読みやすくする

議事録作成は、箇条書きや見出しを活用しましょう。文書の構造を明確にし、読み手が重要な情報を素早く探し出せるよう工夫することで効率的な情報の把握を助け、会議の内容を迅速に振り返ることが可能になります。

専門用語は避けて、平易な言葉を使う

専門用語を避け、平易な言葉を使いましょう。会議の参加者全員が内容を理解できるような議事録作成を心がけてください。どうしても専門用語が避けられない場合は、その場で説明を加えることが望ましいです。

誤字脱字に注意する

誤字脱字に注意し、正確な記録を心がけることが大切です。間違った情報を記録してしまうと、後のトラブルの原因となることもあります。議事録作成後は必ず校正を行い、間違いがないかを確認しましょう。

これらのポイントを守ることで、議事録はより信頼性の高いものとなり、会議の効果を最大限に引き出すことができます。