会議の成果を最大化し、スムーズな意思決定を実現する鍵となるのが議事録です。しかし、議事録作成に苦手意識を持つ方も多いのではないでしょうか？そこで今回は、議事録の書き方を効率化し、会議を成功に導く最強フォーマットをご紹介します。
議事録の重要性
議事録は会議の内容を明確に記録し、参加者全員が共通認識を持つための重要なツールです。議事録があることで、決定事項やアクションアイテムが明確になり、後から振り返る際にも役立ちます。
また、欠席者への情報共有や次回会議の準備にも欠かせません。議事録を効果的に活用することで、会議の成果を最大限に引き出すことができます。
議事録作成のメリット
議事録を作成することで、以下のようなメリットがあります。
- 会議内容の明確な記録
- 重要な決定事項の確認
- アクションアイテムの追跡
- 将来の会議の参考資料
議事録の活用方法
議事録は、以下のように活用できます。
- 参加者全員に共有し、共通認識を持つ
- 次回の会議での振り返り資料として使用
- プロジェクトの進捗管理の一部として利用
議事録フォーマットの種類
議事録フォーマットの種類は以下3つです。
- 自由形式
- テンプレート形式
- ハイブリッド形式
ここからは、それぞれのフォーマットの特徴を紹介します。
自由形式
自由形式は、決まったフォーマットがなく、作成者が自由にレイアウトや内容を決められる形式です。メリットとしては、柔軟性に優れ、会議の内容に合わせて議事録を作成できる点が挙げられます。一方、デメリットとしては、作成者にスキルが必要となることや、議事録の見栄えが統一されにくい点が挙げられます。
テンプレート形式
テンプレート形式は、あらかじめフォーマットが用意されている形式です。メリットとしては、作成の手間が省けることや、議事録の見栄えが統一される点が挙げられます。一方、デメリットとしては、柔軟性に欠けることや、会議の内容によってはテンプレートに収まらない場合があります。
ハイブリッド形式
ハイブリッド形式は、自由形式とテンプレート形式の良いところを組み合わせた形式です。メリットとしては、柔軟性と見やすさを両立できる点が挙げられます。一方、デメリットとしては、作成に時間がかかる場合があります。
最強議事録フォーマットの要素
最強の議事録フォーマットには、以下の要素が必要です。
必須項目
- タイトル：会議のタイトルを簡潔に記載します。
- 開催日時：会議の開催日時を記載します。
- 場所：会議の場所を記載します。
- 参加者：会議に参加した人を記載します。
- 議題：会議で話し合った議題を記載します。
- 議事：会議で議論された内容を要約して記載します。
- 決定事項：会議で決定された事項を明確に記載します。
- 次回アクション：次回の会議までに誰が何をすべきかを記載します。
オプション項目
- 欠席者：会議を欠席した人を記載します。
- 資料：会議で使用された資料を記載します。
- 留意事項：その他、会議に関する留意事項を記載します。
最強議事録フォーマット作成の手順
以下の手順で最強議事録フォーマットを作成します。
準備
- 目的とゴールを明確にする
会議の目的とゴールを明確にすることで、議事録に何を記載すべきかが明確になります。 - 参加者と議題を事前に共有する
参加者と議題を事前に共有することで、会議の準備をスムーズに進めることができます。 - 必要な資料を用意する
会議に必要な資料を事前に用意しておきます。
議事録作成
- 議事録のフォーマットを選ぶ
上記で紹介した3種類のフォーマットから、会議の内容に合ったフォーマットを選びます。 - 各項目を漏れなく記入する
必須項目とオプション項目を漏れなく記入します。 - 簡潔でわかりやすい文章を心がける
議事録は、簡潔でわかりやすい文章をこころがけます。
議事録を効率よく作成するツール・サービスは「Texta」がおすすめです。
共有・運用
- 参加者全員に議事録を共有する
会議終了後、できるだけ早く参加者全員に議事録を共有します。これにより、全員が会議の内容を確認し、共通の理解を持つことができます。また、欠席者にも重要な情報を提供することができます。 - 議事録に基づいてアクションを進める
議事録に記載された決定事項やアクションアイテムを基に、具体的な作業を進めていきます。各担当者は自分の役割と責任を明確にし、期限内にタスクを完了するよう努めます。議事録は、進捗状況を確認するための重要な参考資料となります。 - 次回の会議で議事録を振り返る
次回の会議では、前回の議事録を振り返り、進捗状況を確認します。これにより、アクションアイテムが適切に実行されているかを確認し、必要に応じて修正や追加の対応を行うことができます。また、議事録を振り返ることで、会議の一貫性と連続性を保つことができます。
議事録作成を効率化するツール・サービス
議事録作成ツール「Texta」は、Web会議の音声を自動で文字起こしを行います。会議内容のリアルタイムでの記録や会議議事録の作成ができます。時間短縮＆業務効率化が可能になります。
| サービス内容 |
|
|---|---|
| 利用可能時間 | 100時間 |
| 費用 | 30,000円（月額） |
まとめ
議事録は会議の内容を明確に記録し、意思決定やアクションアイテムの追跡に役立つ重要なツールです。適切なフォーマットを選び、効率的に作成・共有することで、会議の成果を最大限に引き出すことができます。クラウドツールや音声認識サービスなどのテクノロジーを活用して、議事録作成をさらに効率化しましょう。
