事業運営において、適切な請求書の作成は非常に重要です。
そこで、本記事では手軽に使える請求書テンプレートと、効率的に請求書を作成できるソフトウェアを紹介します。
これらのツールを使えば請求書作成の手間を大幅に削減し、ビジネスの他の重要な業務にもっと集中できるようになります。
この記事では請求書についての5つのポイントをまとめました。
- 請求書の記載項目
- 請求書の種類
- 請求書作成時の注意点
- 請求書作成ツールについて
- 請求書に関するQ&A
請求書とは？作成の目的と重要性
請求書は、商品やサービスの提供後に発行される支払いを要求する大事な書類です。
取引の明確化・正確な会計処理のために必要であり、双方の間で合意された条件に基づく支払いの証拠となります。
法律上では「発行が必須」とされている訳ではありませんが、取引先とのトラブルを避けるためにも発行するのが一般的とされています。
そのため、ビジネスでは特定のタイミングで請求書を適切に発行することが重要です。
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請求書の必須項目と任意項目
請求書には、企業や個人事業主によって記載項目が異なります。
また、フォーマットや書き方に関しての特別なルールはありません。企業や事業主は、自身のビジネスニーズに合わせてこれらの必要な項目を調整し、請求書を作成します。
必須項目
請求書に必ず記載すべき項目は以下です。
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上記の項目を記載していれば、請求書としては問題ありません。
また、請求書のフォーマットや書き方に関して守るべき特別なルールはありません。請求書の項目を決める上で重要なのは取引先の要望です。
取引先の締め日や支払い日、請求書の送付方法（手渡し、郵送、メール添付）などを確認しましょう。
請求書を作成する目的は、取引先に「入金してもらうこと」です。そのため取引先の担当者が分かりやすい内容にすることが重要です。
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※2023年10月1日から「インボイス制度」が始まったことにより、適格請求書（インボイス）の発行が認められた事業者は登録番号の記載が必須です。
任意項目
続いて、請求書の任意項目をご紹介します。
入金という目的のため、追加で記載したほうが良い項目がありますので、是非参考にしてみてください。
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上記の項目を記載することで、より完成度の高い請求書を作ることができます。
ビジネスにおいて、取引先からの入金は必要不可欠です。そのため、請求書は企業や個人事業主にとって重要な書類です。
取引先から入金してもらうために適切な書類作成・連絡を行いましょう。
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請求書の種類
請求書には様々な種類が存在し、取引の性質や目的に応じて適切な形式を選択することが重要です。
以下の請求書が果たす役割と効果は異なりますので、それぞれについて紹介していきます。
一般的な請求書
請求書は、事業者間の取引内容を明記した書類です。商品やサービスの提供に対して、代金を請求するために発行されます。
一般的な請求書には、以下の項目が記載されています。
- 発行日：請求書を発行した日
- 請求書番号：請求書を識別するための番号
- 請求先：商品やサービスを購入した事業者
- 納品先：商品やサービスを納品した事業者
- 品目：商品やサービスの内容
- 数量：商品やサービスの数量
- 単価：商品やサービスの単価
- 金額：商品やサービスの合計金額
- 消費税額：消費税の金額
- 合計金額：商品やサービスの合計金額と消費税額を合算した金額
- 支払期限: 代金を支払う期限
- 支払方法: 代金の支払い方法
- 備考: その他、取引に関する事項
詳細は、国税庁のホームページなどで確認することができます。
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納品書兼請求書
納品書兼請求書とは、納品書と請求書を1枚にまとめた書類のことです。
通常、納品が行われる都度に納品書を作成し、請求書は毎月1回の発行が一般的です。しかし、一回限りの取引に関しては、納品書と請求書を一体化した形式で対応することが適切です。
さらに、無形サービス（物理的な納品物がない）などの場合でも、納品書兼請求書を利用することができます。
納品書兼請求書は、経費の削減・業務の効率化・保管のしやすさといった点がメリットです。
納品書兼請求書には、以下の項目が記載されています。
- 書類作成者の氏名・名称：納品書を発行した個人名や社名
- 取引年月日：納品日、出荷日、到着予定日等
- 取引内容：納品物の品名や数量
- 取引金額：納品物の合計金額
- 事業者の氏名・名称：依頼主の会社名や屋号
領収書兼請求書
領収書兼請求書は、請求と同時に支払いが行われる場合に使用される書類です。
特に病院や一部のビジネス取引で用いられ、支払いが行われた際に即座に発行されます。請求の時期と支払いの時期が一致し、経理処理の効率化が図られます。
企業間取引では月末締めの後、翌月末に支払われることが多いのに対して、この文書を使用することで、取引がよりスムーズでわかりやすくなります。
- 個人の買い物：納品・請求と同時に支払いが行われ、その際に請求書兼領収書が発行されます。
- 企業の取引：請求書を発行し、支払日に領収書（領収証）が発行されます。
このように、請求書兼領収書はさまざまな場面で用いられます。
請求書作成時の注意点
請求書を作成する際の注意点は、正確さと礼儀を欠かさずに行うことが重要です。
これらの細かながらも大切な注意点を押さえることで、スムーズな取引の基盤を築くことができます。
請求金額は税込み
請求書の金額は必ず税込みで記載しましょう！
また、取引ごとの金額と消費税額も明記します。これらの情報は、消費税法に基づき課税対象者や免税対象者の判別や税額の算定方法に影響するため、記載が求められます。
税込み価格で正確に金額を記載した請求書を作成しましょう。
「御中」と「さま」
請求書に記載する敬称は、きちんと使い分けましょう！
敬称として「御中」と「さま」の使い分けがあります。「御中」は企業、団体、公的機関などの組織宛て、「さま」は個人、特に具体的な担当者宛てに適用されます。
敬称「御中」と「さま」は、宛名の末尾に一方のみを用いての併用は避けましょう。
また、以下の場合に注意が必要です。
企業や部署宛て
企業や部署宛てには「企業名、部署名 御中」と表記します。
| 【例】 △△株式会社△△部 御中 |
個人宛て
個人宛ての場合、特に企業内の個人には「企業名、個人名 さま」と表記します。
| 【例】 △△株式会社△△（個人名）さま |
企業と部署、個人名
企業と部署、個人名を指定する場合には「企業名、部署名、個人名 さま」と表記します。
| 【例】 △△株式会社△△部△△（個人名）さま |
「SmartDeal」で請求書作成をもっと楽に！
請求書の作成は、エクセルやワードといったツールで作成は可能ですが、取引先が増えてくると管理が大変ですよね。
「SmartDeal」なら見積から請求まで一元管理が出来ます。
請求書においては、ワンクリックで請求書を作成できます。URLで送付すれば、クライアントはWebからいつでも確認できますし、過去の請求書も自動保存されます。
SmartDealの主な機能
| 請求書 | ワンクリックで請求書を作成！URLで送付すれば、クライアントはWebからいつでも確認できます。 |
|---|---|
| 見積書 | 見積書の作成からクライアントへの送付までカンタンにできます。過去の見積書の記録が自動で残るので、管理がしやすくて安心です。 |
| 商談記録 | 相手先情報や提案内容、進捗状況などを記録し、更にその内容を見積書に変換する事が可能です。 |
| 電子署名機能 | 取引で承諾された書類（電子文書）に電子署名とタイムスタンプを付与する機能です。署名依頼が自動で送られ、電子契約を行えます。 |
| 受注プロセスの一括管理 | 見積書の作成からクライアントへの送付までワンクリックでカンタンにできます。過去の見積書の記録が自動で残るので、管理がしやすくて安心です。 |
| PDF化＆ダウンロード | 各書類をPDF化してダウンロードできます。また、クライアントも書類確認用のWebページからダウンロード出来て無駄な手間が不要になります。 |
| 1クリック書類変換 | 作成した各書類を1クリックで変換することが出来ます。見積書、発注書、申込書、請求書、すべて1クリックで変換して、ミスや無駄を無くせます。 |
| インボイス制度対応 | 請求書に「適格請求書発行事業者番号」の表記及び「軽減税率表示」ができます。 |
この他にも、たくさんの機能を兼ね備えています。
詳しい機能はこちらをご覧ください。
請求書に関するQ&A
Q.請求書発行のタイミングはいつ？
請求書は商品やサービスの提供後、速やかに発行します。取引契約で定められた締め日や支払期日に合わせることが一般的です。
Q.消費税の計算方法は？
消費税は、税込み価格から税抜き価格を計算し、その金額に消費税率（現在10%）を掛けて算出します。
例えば、税込み価格が1100円の場合、税抜き価格は1000円、消費税は100円です。
Q.請求書を郵送する際の注意点
請求書を郵送する際は、宛名や住所を正確に記載し、封筒に「請求書在中」と明記します。また、郵送の追跡が可能な方法を選ぶと安心です。
Q.請求書を紛失してしまった場合は？
請求書を紛失した場合は、速やかに取引先に連絡し、再発行を依頼します。取引先に迷惑をかけないよう、迅速かつ丁寧に対応することが重要です。
まとめ
この記事では、請求書の記載項目や種類、作成時の注意点、便利な作成ツールを紹介しました。
請求書は取引の明確化や会計処理に不可欠な書類であり、適切な作成が求められます。
効率的な請求書作成には、ソフトウェアの活用が推奨され、特に「SmartDeal」などのツールが便利ですので是非活用してみてください。
