人事労務とは企業の経営資源である「ヒト」に関する業務を指し、その仕事内容や対応範囲は多岐にわたります。雇用形態や働き方が多様化するなか、担当者は業務の複雑化や法改正にも対応しなければならず、人事労務業務の効率化を図る必要性が増しています。
この記事では人事労務の仕事内容や必要なスキルとともに、担当者の負担を減らす業務効率化の方法について解説します。
人事労務とは
人事労務とは企業の人材に関する業務全般を指します。大きく「人事管理」「労務管理」の2つに分けられ、自社の従業員を直接的または間接的に管理する役割を担います。
人事管理
人事管理とは、人材の採用、育成、配置、評価、モチベーション管理などを担う仕事です。組織が掲げる目標の達成に向けて、従業員一人ひとりのパフォーマンスを最大限に引き出す体制を整える役割があります。少子高齢化による労働力不足が進行するなか、人事管理には従業員が自身の能力を十分に発揮できる体制づくりが求められています。
労務管理
労務管理とは、従業員の勤怠や給与、福利厚生、安全衛生といった労働に関する事項を管理する仕事です。これらは労働基準法などの法律に基づく管理が求められるため、担当者は各種法律に関する知識を身につける必要があります。法令遵守のもとで従業員が安全に働ける職場環境を維持し、組織全体の生産性向上につなげる役割を担います。
人事と労務の違い
人事管理と労務管理は業務内容に違いがあります。どちらも人材に関する業務を担いますが、人事管理は採用や育成など直接的に人材と関わる業務が多い一方で、労務管理は勤怠や給与など裏方の業務が中心となります。また、人事管理には従業員の能力を活かす体制づくり、労務管理には従業員が安心して働ける環境づくりが求められています。
人事の仕事内容
人事担当者の主な仕事は次のとおりです。
- 人事企画
- 人材採用
- 人材育成
- 人事評価
具体的にどのような役割を担うのか、ここでは人事の仕事内容を紹介します。
人事企画
自社の経営戦略に基づく人事施策を立案する仕事です。
具体的には、従業員の適性や経験を踏まえた適材適所の人員配置、優秀な人材を確保する採用方針の策定、透明性・公平性の高い評価基準の設定などを行います。経営目標の実現に向けた戦略的な人事施策を企画し、組織のパフォーマンスを最大化する役割を担っています。
人材採用
自社の成長に貢献する優秀な人材を雇い入れる仕事です。
求職者へのアプローチや選考方法にはさまざまなやり方があるため、自社の目的や戦略に合った適切な方法で採用活動を進めることが重要です。組織にとって必要な人材を見抜く力はもちろんのこと、自社の魅力をアピールするプレゼン力や採用活動を滞りなく進めるスケジュール調整力も求められます。
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人材育成
従業員に対し業務遂行に必要な知識やスキルの習得を促す仕事です。
人材育成の主な手法には、職場の先輩社員が実務を通して指導する「OJT（On-the-Job Training）」や、職場から離れた場所で研修を行う「OFF-JT（Off-the-Job Training）」などがあります。多くの企業が採用難や人手不足に頭を悩ませるなか、既存メンバーのスキル向上を図る人材育成の重要性が増しています。
人事評価
一定期間における業務遂行の実績や能力、働きぶりなどを評価する仕事です。
人事評価は昇給・昇進に反映され、従業員のモチベーションを大きく左右するものです。透明性・公平性の高い評価制度は会社への信頼につながり、従業員エンゲージメントを向上させる効果も期待できます。
労務の仕事内容
労務担当者の主な仕事は次のとおりです。
- 勤怠管理
- 給与計算
- 安全衛生管理
- 入社・退社対応
- 就業規則の管理
具体的にどのような役割を担うのか、ここでは労務の仕事内容を紹介します。
勤怠管理
従業員の勤怠情報を記録・管理する仕事です。
具体的には、出勤・退勤時間や休憩時間、時間外労働や休日労働の時間、遅刻・早退・欠勤の日数、有給休暇の取得状況などを管理します。タイムカードやエクセルを使った管理のほか、近年は勤怠管理システムを導入する企業も増えています。勤怠管理は労働基準法が定める使用者の義務であり、給与の支払いを適正に行うためには従業員一人ひとりの勤怠情報を正確に管理する必要があります。
給与計算
従業員に支払う給与額を計算する仕事です。
以下の順番で段階的に計算し、実際の支給額（手取り額）を算出します。
《給与計算の手順》
- 総支給額の計算
- 控除額（社会保険料や税金など）の計算
- 差引総支給額（手取り額）の計算
また、従業員の入社・退社時には社会保険料や税金などの手続きが必要です。これらは法改正によって要件が変わることも多く、常に最新の情報を確認し正しく対応することが求められます。
安全衛生管理
従業員が安全かつ健康に働ける環境を整備する仕事です。
企業は労働安全衛生法に基づき以下のような措置を講じる必要があります。
- 健康診断
- ストレスチェック
- 安全衛生教育
- 安全衛生委員会（安全委員会・衛生委員会）
- 労働災害防止措置
- リスクアセスメント
- 定期自主検査
- 快適な職場環境のための措置
安全衛生管理の主な目的は労働災害（労災）の防止です。また、従業員の健康維持・増進に取り組むことでモチベーションを高め、生産性の向上につなげる目的もあります。
入社・退社対応
従業員の入社・退社時における労務関連の手続きを担う仕事です。
労務では主に各種保険の資格取得・喪失手続き、入退社時の給与計算などを担当します。入社・退社対応は多岐にわたり、人事や総務、情報システムなど他部署の担当者とも連携を取りながら進めていく必要があります。
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就業規則の管理
自社の就労ルールを定めた就業規則の管理に関わる仕事です。
労働基準法の規定により、常時10人以上の従業員を使用する企業は就業規則の作成・届出が義務付けられています。労働条件に関する規則や職場内の規律など、自社のルールを明確化することは労務トラブルの未然防止につながります。
参考資料：モデル就業規則について｜厚生労働省
人事労務担当者に求められるスキル
人事労務業務を円滑に進めるためには以下のようなスキルが求められます。
法律知識
人事労務担当者には業務に関連する法律知識が必要とされます。
具体的には以下のような法律が業務に関わってきます。
- 労働基準法
- 労働安全衛生法
- 育児・介護休業法
- 男女雇用機会均等法
- パートタイム・有期雇用労働法
- 労働者派遣法
- 各種保険法
法律に則った運用を行わなければ企業側にペナルティが科される可能性があります。労働に関する法律は頻繁に改正が行われるため、人事労務担当者には正確な情報を確認したうえで適切に対応していくことが求められます。
業務遂行能力
自分が担当する業務を正確かつ効率的にこなしていくスキルです。
与えられた仕事を最後までやり遂げるためには、知識や経験、資格にとどまらず、物事を的確に判断する力も欠かせません。例えば人事業務では採用活動を滞りなく進めるための調整力、労務業務では給与計算や社会保険手続きをミスなく行うための正確性も求められます。
対人スキル
他者との円滑なコミュニケーションを図るスキルです。
人事労務は社内外でさまざまなやりとりが発生し、業務をスムーズに進めるためには他者との協力が不可欠です。コミュニケーションを通じて信頼関係を構築する対人スキルは、求職者との面談や従業員との対話、他部署との連携などさまざまなシーンで必要となります。
ITリテラシー
IT（情報技術）を適切に取り扱うスキルです。
人事労務の領域では人事システムや勤怠管理システムといったツールを導入している企業も多く、これらを操作する担当者には情報管理に関する知識やセキュリティ意識が求められます。単にツールを使いこなすだけでなく、機密情報の適切な取り扱いと情報漏洩を防ぐ意識づけが重要です。
人事労務業務を効率化する方法
人事管理と労務管理の仕事内容はそれぞれ異なりますが、企業によっては人事労務を兼任しているケースもあります。人事労務担当者の負担を減らし、業務効率化を図るためにはどのような方法があるのでしょうか。
人事労務の課題
多岐にわたる人事労務業務を担当するなかで、とりわけ大きな課題となっているのが「紙やエクセルによる運用」です。人事労務部門ではペーパーレス化やデジタル化が進まず、紙やエクセルを使ったアナログな運用を続けている企業も少なくありません。人事労務業務を効率化するためには、従来のアナログな方法からの脱却が不可欠です。
システム導入による業務効率化
業務効率化の方法として有効なのが、人事システムや労務システムといった各種システムの導入です。これまで手作業で行っていた情報の入力・集計などの工数を削減し、業務の効率化・自動化を実現できます。また、業務の進捗状況をリアルタイムで確認し、書類の受け渡し・差し戻しのやりとりをいつでもオンライン上で行えます。アナログな方法と比べ、迅速かつ正確性の高い業務管理が可能となり、人事労務担当者の負担が大幅に軽減されます。
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おわりに
人事労務の仕事は多岐にわたり、法律知識や業務遂行能力、対人スキルといったさまざまなスキルが求められます。担当者の業務負担を減らすためにはシステムによる自動化・効率化が有効な方法となり、人為的ミスを防ぐとともに作業工数の大幅な削減が実現します。企業経営において重要なコンプライアンス（法令遵守）を維持するためにも、システム導入による適正な人事労務管理が求められています。
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