【議事録の書き方】会議のムダを減らす！議事録作成の超効率化術

会議は、情報共有や意思決定を行うための重要な場です。しかし、長引いたり、結論が出なかったり、議事録が曖昧だったりすると、会議自体が無意味なものになってしまいます。

本記事では、会議のムダを減らし議事録作成の手間を省きつつ、必要な情報を網羅する方法を紹介します。明確で簡潔な議事録が無駄な会議を減らし、次の行動につながるようにしましょう。

議事録の重要性と役割

議事録は、会議の内容を記録し、共有するためのものです。議事録がなければ、会議で話し合った内容が曖昧になり、後から確認することが難しくなります。明確な議事録により意思決定の透明性が保たれ後日の確認作業もスムーズに行えます。

また、議事録は次のような役割も果たします。

• 意思決定の根拠となる
• タスク管理に役立つ
• 進捗状況を確認する
• 改善点を見つける

議事録作成のポイント

議事録を作成する際は、以下の4つのポイントを心掛けることが重要です。

• 5W1Hを意識して簡潔に記述する
• 箇条書きや見出しを活用して読みやすくする
• 専門用語は避けて、平易な言葉を使う
• 誤字脱字に注意する

5W1Hを意識して簡潔に記述する

議事録を作成する際はまず、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を意識して、必要な情報を簡潔に記述します。これにより、事後に議事録を参照した際にも議論の背景や決定事項が明確に理解できるようになります。

箇条書きや見出しを活用して読みやすくする

議事録作成は、箇条書きや見出しを活用しましょう。文書の構造を明確にし、読み手が重要な情報を素早く探し出せるよう工夫することで効率的な情報の把握を助け、会議の内容を迅速に振り返ることが可能になります。

専門用語は避けて、平易な言葉を使う

専門用語を避け、平易な言葉を使いましょう。会議の参加者全員が内容を理解できるような議事録作成を心がけてください。どうしても専門用語が避けられない場合は、その場で説明を加えることが望ましいです。

誤字脱字に注意する

誤字脱字に注意し、正確な記録を心がけることが大切です。間違った情報を記録してしまうと、後のトラブルの原因となることもあります。議事録作成後は必ず校正を行い、間違いがないかを確認しましょう。

これらのポイントを守ることで、議事録はより信頼性の高いものとなり、会議の効果を最大限に引き出すことができます。

議事録の書き方

議事録に記載する基本的な項目は以下になります。

• 会議名
• 日時
• 場所
• 参加者
• 欠席者
• 議題
• 議事（会議で話し合った内容を簡潔に記載）
• 決定事項（会議で決定されたことを具体的に記載）
• 次回の予定

テンプレート

議事録作成ツールの活用

議事録作成ツールを使えば、議事録作成を効率化することができます。議事録作成ツールには、以下のような機能があります。

• 音声認識による議事録作成
• テンプレート機能
• 共有機能
• 編集機能

議事録作成ツールのメリット・デメリット

議事録作成ツールには、以下のようなメリットとデメリットがあります。

メリット

• 議事録作成時間を短縮できる
• 議事録の見栄えを良くできる
• 議事録を共有しやすくなる
• 議事録を検索しやすくなる

デメリット

• 無料版では機能が制限されている
• 音声認識の精度が低い場合がある
• セキュリティ面が不安

議事録作成ツール「Texta」

https://texta.cloud/

議事録作成ツール「Texta」は、Web会議の音声を自動で文字起こしを行います。会議内容のリアルタイムでの記録や会議議事録の作成ができます。時間短縮＆業務効率化が可能になります。

まとめ

議事録作成は会議の効率を高め、決定事項の明確化に不可欠です。5W1Hを用いて要点を簡潔にまとめ、箇条書きや見出しを利用して読みやすく整理しましょう。
専門用語の使用は避け、平易な言葉で表現することが参加者全員の理解を促します。また、誤字脱字にも注意し、情報の正確性を保つことを心がけましょう。