リモートワークでのコミュニケーションは問題なく進められていますか？
リモートワークの導入にあたって必要な対策をしなければ、コミュニケーションに問題が発生し、最終的に事業や企業の運営にも影響を及ぼしかねません。本記事では、リモートワークでも円滑にコミュニケーションをとるための方法とポイントを弊社での取り組みと合わせてご紹介します。
リモートワークでのコミュニケーションの問題
まずは、リモートワークでのコミュニケーションにおいて発生しやすい問題を具体的にご説明します。ご自身の所属部署やチームでも同様の問題が発生していないか、確認しながら読み進めてみてください。
コミュニケーションが不足する
オフィスにいれば雑談も含め誰とでも気軽に話すことができますが、リモートでは直接顔を合わせないためどうしても会話量が減ってしまいます。コミュニケーションが不足すると社員どうしの協働意識が薄れ、組織に対するエンゲージメントの低下にも繋がります。日頃はあまり重要視されていませんが、社内での気軽なコミュ二ケーションは組織の維持に大切な要素なのです。
情報やニュアンスが正しく伝わらない
リモートワークでは基本的に文面や音声でのコミュニケーションがメインになります。伝えたいことを正しく言葉に表せないために情報に齟齬が生まれやすくなり、業務上のミスを招く可能性があります。また、情報だけでなく物事の伝え方・受け取り方にも誤解が生じやすくなります。思っている以上に冷たく伝わってしまったり、重要だと伝えたつもりの指示が軽く受け取られてしまったり、細かな会話のニュアンスが伝わりづらくなります。
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リアルタイムに情報共有できない
デスクに並んで座っていればパッと報告・相談できるような情報を即座に伝えることが難しくなります。急ぎの対応に追われて報告が漏れてしまったり、次のミーティングで報告しようと機会を待ってしまうためです。リアルタイムに情報を共有できないと、社員の状況が分からず連携がしづらくなったり、全体的な業務スピードが落ちてしまいます。また、トラブルや問題の発生に気づきづらくなり、本来であれば避けられたリスクが顕在化してしまうことも考えられます。
コミュニケーションの問題が引き起こす影響
上に挙げた問題は、一時的な業務の進めづらさに繋がるだけでなく長期的に事業や経営に悪影響を及ぼします。代表的なものとしては以下の2点が考えられます。
業務や事業の停滞・遅延に繋がる
コミュニケーションに問題が生じると情報共有や報告・相談がスムーズに進まなくなり、ミスや抜け漏れが発生しやすくなります。業務のクオリティが低下してしまい、後の大きなトラブルにも繋がりやすくなります。また前述している通り、リアルタイムでないことで情報伝達や意思決定のスピードが遅れてしまい、リスクに気付きづらくなったり事業全体の進みが悪化したりする可能性があります。
組織崩壊を招く
社員同士の交流がなくなりコミュニケーション量が減ることで、“自分はこの組織の一員なんだ”という組織への帰属意識が薄れていきます。また、チームの雰囲気や特徴が伝わりづらくなり、組織の風土が廃れてしまうことにも繋がります。組織は個人の集まりで形成されているため芯となる文化や風土が不可欠です。それらが整っていなければ方向性が揃わず、最悪の場合、組織の崩壊にも繋がります。
「リモートワークだとコミュニケーションが取りづらい」という小さな課題に感じても、進行すると事業や組織にも影響を及ぼしかねません。軽視せず、経営の視点から問題解決に取り組みましょう。
コミュニケーションを円滑に進めるための方法
コミュニケーションに問題を生じさせないための施策をいくつかご紹介します。また、今回は弊社での実際の取り組みを具体的に記載していますので、参考にしてみてください。
情報伝達時のルールを決めておく
業務に関する情報を報告・共有する際のルールを決めておくことで必要な情報が明らかになり、齟齬の発生を防いだり、報告を受ける側が情報を確認する手間も減らすことができます。例えば以下のような形で、報告内容に合わせて「伝える相手」と「伝える項目」「伝えるタイミング」を定めておくと、情報を漏れなく伝えることができます。可能であれば文言もテンプレート化することがおすすめです。
| 伝える相手 | 伝える項目 | タイミング | |
|---|---|---|---|
| 新規契約獲得時 | ・営業部長 ・開発Aチーム | ・クライアント名 ・プラン ・納品予定日(mm/dd) | ・即時 |
| 新規アポ終了時 | ・チームリーダー ・チームメンバー全員 | ・クライアント名 ・営業結果(best/better/must) ・結果の要因 | ・当日中 |
| ・・・ | ・・・ | ・・・ | ・・・ |
雑談も含めて会話する機会を設ける
コミュニケーション量が多くても、業務連絡だけでは関係が希薄化してしまいます。仕事に関係のない軽い雑談ができる機会を設けましょう。曜日を決めてランチ会を実施する、朝会のアイスブレイクで近況を話す、というだけでも効果が見込めます。
弊社では、業務時間中にDiscordというアプリで常時音声を繋いでおき、いつでも気軽に話しかけられる環境を作っています。業務の報告・相談を瞬時にできるというのはもちろん、1日に数回は雑談の機会を設けることができており、オフィスにいる場合と同等のコミュニケーション量を担保できています。
Discord: https://discord.com/
おすすめの方法ではありますが、企業の文化や関係性によっては圧迫感を持ってしまう可能性もあるため、状況に合わせて検討してみてください。
定期的に対面で集まる
リモートワークがいくら浸透しても、やはり対面で話すことによって得られるメリットは多くあります。月末のミーティングは対面で行う、週に1度は出社日を決めて全員で集まるなど、定期的に直接会話をする機会を設けましょう。弊社でも月に1度は全員で集まる機会を設けていて、ラフに会話をしながらお互いの状況を共有しています。また、雑談から発展して今後の事業や会社について話すことができたり、新たな施策が生まれたりすることもあり、仕事にも良い影響を及ぼしています。
リモートワークでのコミュニケーションを円滑に進めるためのポイント
情報の伝え方・受け取り方に気を配る
リモートワークでは相手の顔や反応が見えない分、情報の伝え方・受け取り方に普段以上に注意する必要があります。気にするべきポイントは、例えば自分の伝えたい情報が相手に正しく伝わっているか、相手は今どう思っているのか、怒っていたり冷たくしているように感じていないか、などです。特に部下の立場では、分かったつもりでも上司の指示の意図が汲み取れていなかったり、分からないことがあっても遠慮して聞かないという状況に陥りがちです。これまで以上に細かく反応を確認することをおすすめします。
全てを文字で伝え切ろうとしない
文字を使って齟齬なくやりとりができることは素晴らしいですが、どうしても文字だけでは伝わりきらないことも多くあります。文章にまとめるよりも1-2分の電話で口頭確認をした方がスムーズに進むことも多々ありますので、ケースに合わせて伝え方を切り替えるようにしましょう。弊社では明確なルールは設けていないものの、報告や共有はチャットツールで、相談であれば口頭確認、のようになんとなく分かれています。
クラウドサービスを導入する
業務に関する情報の管理で一番適しているのは、クラウドサービスを用いる方法です。管理できる内容はツールごとに異なりますが、各タスクに紐づけてやりとりができたり、担当者や期限を一覧化して管理でき、ツール上で情報を可視化・整理できるため、コミュニケーションの問題は起きづらくなります。タスク管理ツールや進捗管理ツールを紹介している記事もありますので、参考にしてみてください。
また、弊社でも業務プロセスの管理ツールを提供しています。業務のプロセスに紐づけてマニュアルや必要な佐を管理できるため、繰り返し発生する業務の管理に適しています。詳細はサービスサイトを確認してください。
終わりに
リモートワークやテレワークをうまく導入できれば、オフラインで業務を進行するよりも大幅に業務を効率化できます。リモートと対面をくっきり分けるのではなく、両方をうまく使い分けながら、自社にとって適切な方法を探してみてください。