労務管理とは従業員の労働に関わる事項全般を管理する仕事です。適切な労務管理は法令違反の回避や生産性の向上につながりますが、多様化する働き方や法改正への対応などで大きな業務負担を抱えている企業も少なくありません。
この記事では労務管理の仕事内容とともに、業務上の課題やシステム化のメリットについて詳しく解説します。
労務管理とは
労務管理とは、従業員の労働条件や勤務状況、給与、安全衛生といった労働に関するさまざまな事項を管理する仕事です。法令遵守のもとで従業員が安全かつ健康に働ける職場環境を維持し、一人ひとりのパフォーマンスを上げて組織全体の生産性向上につなげる役割を担っています。
人事管理との違い
人事管理とは、人材の採用、育成、配置、評価、モチベーション管理などを担う仕事です。
どちらも人材に関する業務管理という点で共通しますが、人事管理は採用活動や人材育成など直接的に人材と関わる業務が多い一方で、労務管理は勤務状況の記録や保険手続きといったバックオフィス系の業務が中心となります。
勤怠管理との違い
勤怠管理とは、従業員の勤怠情報（出退勤時間、休憩時間、時間外労働、有給休暇など）を管理する仕事です。一方、労務管理は従業員の労働に関わる事項全般を管理する仕事であり、勤怠管理も労務管理の一部に含まれます。「労務管理の仕事の一つに勤怠管理という仕事がある」とイメージするとわかりやすいでしょう。
労務管理の仕事内容
労務管理は労働に関する事項全般の管理を担い、その業務範囲は多岐にわたります。
具体的な仕事内容の一例として次のような業務が挙げられます。
- 労働条件通知書の交付
- 法定三帳簿の作成
- 就業規則の作成・届出
- 勤怠管理
- 給与計算・各種保険手続き
- 安全衛生管理
ここでは労務管理の主な仕事を詳しく紹介します。
労働条件通知書の交付
労働条件通知書とは、企業が従業員を雇用する際に交付が義務付けられている書面です。労働基準法の規定に則り、契約期間や労働時間、業務内容、賃金、退職などの労働条件をあらかじめ明示する必要があります。「労働条件通知書 兼 雇用契約書」というように、雇用契約書と兼ねて作成することもできます（雇用契約書の作成は義務ではありません）。
なお、2024年4月から労働条件明示のルールが変わり、新たな明示事項が追加されています。労務管理では法改正の影響を受けることが度々あるため、常に最新の情報を確認し適正に対応することが求められます。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは次の3つを指します。
これらは労働基準法によって作成・保存が義務付けられています。
- 労働者名簿：労働者の情報を記載した名簿
- 賃金台帳：賃金に関する事項を記載した台帳
- 出勤簿：出勤状況を記載した帳簿
いずれも本社や本店に限らず、各事業場にて作成・保存する必要があります。厚生労働省のホームページから様式をダウンロードできますが、各企業が独自に作成した様式を使っても問題ありません。
就業規則の作成・届出
従業員が常時10人以上の企業では就業規則の作成・届出が必要です。
就業規則に規定する内容は、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」と、制度を導入する場合は記載が必要となる「相対的必要記載事項」があります。これらの事項をまとめた就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長へ提出します。
《絶対的必要記載事項》
- 労働時間に関する事項
- 賃金に関する事項
- 退職に関する事項
《相対的必要記載事項》
- 退職手当に関する事項
- 臨時の賃金・最低賃金額に関する事項
- 食費や作業用品などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項
- 表彰や制裁に関する事項
- 事業場で働く全労働者に適用される事項
厚生労働省が公開している「モデル就業規則」を参考に、上記の事項をまとめた就業規則を作成し、所轄の労働基準監督署長へ提出します。作成した就業規則は職場の見やすい場所へ掲示するなど、従業員への周知も義務付けられています。
参考資料：モデル就業規則について｜厚生労働省
勤怠管理
従業員の勤怠情報を記録・管理する仕事です。
労働日ごとの始業・終業時刻は次の方法を用いて適正に把握する必要があります。
- 使用者が自ら確認する
- タイムカードやパソコンの使用時間などの客観的な記録を確認する
労働時間の記録に関する書類は3年間の保存が義務付けられています。
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給与計算・各種保険手続き
従業員に支払う給与の計算や各種保険に関する手続きを行います。
給与は総支給額から控除額を差し引き、実際の手取り額を算出します。社会保険料や税金以外の費用（食事代や社宅費など）を控除する場合には「賃金控除協定」の作成が必要です。
各種保険に関しては入社時に資格取得手続き、退職時に資格喪失手続きを行います。
安全衛生管理
従業員が安全かつ健康に働ける体制整備も労務管理の重要な仕事です。
企業は労働安全衛生法に基づき以下のような措置を講じる必要があります。
- 健康診断
- ストレスチェック
- 安全衛生教育
- 安全衛生委員会（安全委員会・衛生委員会）
- 労働災害防止措置
- リスクアセスメント
- 定期自主検査
- 快適な職場環境のための措置
労務管理が抱える課題
労務管理が抱える主な課題として以下の3つが挙げられます。
労働時間の管理
近年は働き方改革の推進により、テレワークやフレックスタイム制、短時間勤務制度といった多様な働き方を取り入れている企業が増えています。労務管理においては従業員一人ひとりの労働時間を適正に管理することが求められますが、働き方の多様化によって以前よりも管理が複雑になるケースも少なくありません。加えて、時間外労働の上限規制や年5日の有給休暇取得義務化といった法的ルールにも対応しなければならず、多くの企業にとって労働時間の適正管理が大きな課題となっています。
コンプライアンス
コンプライアンスとは「法令遵守」を意味し、労務管理の多くは労働基準法をはじめとしたさまざまな法律に従って運用する必要があります。しかし、社会情勢の変化とともに法改正が繰り返されており、労務管理においては数多くの法規制に対して常に最新の情報を確認しなければなりません。法規制への対応が間に合わなかった場合には企業側にペナルティが科される可能性があり、企業イメージの失墜やエンゲージメントの低下などさまざまな悪影響が及びます。
業務効率化
労務管理の仕事は非常に多岐にわたり、特に勤怠管理や給与計算、社会保険手続きなどを手作業で行っている場合には多くの人的リソースが必要となります。紙やエクセルによる運用も多く、業務効率や生産性に課題を感じている企業も少なくありません。こうしたアナログな運用方法は工数が多くなるうえに人為的ミスも起きやすく、担当者にとっては心身ともに大きな負担となってしまいます。
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労務管理をシステム化するメリット
前述した課題の有効な解決策となるのが「労務管理のシステム化」です。従来のアナログな運用方法からシステム運用に切り替えることで以下のようなメリットを享受できます。
人為的ミスの削減
労務管理のシステム化により、手作業による入力ミスや計算間違いなどのヒューマンエラーを防止できます。従業員情報をシステム上で一元管理するため、情報の変更・更新が必要な際も迅速な処理が可能です。雇用形態や働き方が多様化するなかで労務管理も複雑化していますが、システム運用で業務を自動化・効率化することで人為的ミスが起きにくくなり、担当者の負担が大幅に軽減されます。
法令違反リスクの低減
労務管理システムは労働基準法などの各種法律に対応しているため、システム化によって法令違反リスクを低減できるメリットがあります。例えば有給休暇の取得状況をシステム上で把握し、法律上の義務として定められた日数を確実に取得するよう早めに促すことができます。各企業においてもさまざまな就労ルールがあるため、法令遵守を徹底しつつ自社に合わせて柔軟にカスタマイズできるシステムを選ぶことが大切です。
業務効率の向上
労務管理システムでは従業員の情報を一元管理し、書類の作成や勤怠・給与計算などをシステム上で処理できます。各種保険手続きの電子申請にも対応しているため、役所へ足を運んだり郵送したりする手間もかかりません。これまで手作業で行っていた業務をシステムに切り替えることで、工数の削減による業務効率の向上やペーパーレス化による書類管理の効率化につながり、重要なコア業務に多くのリソースを分配できるようになります。
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おわりに
労務管理とは労働に関する事項全般を管理する仕事です。適切な労務管理は法令違反のリスクを低減するとともに、企業の健全な運営や従業員のモチベーション向上、組織全体の生産性向上に貢献します。労働基準法をはじめとした労務管理に関わる法律を遵守し、従業員の労働状況を適正に把握・管理することが求められます。
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