議事録とは、会議で話し合った内容を要点ごとに整理した文書のことです。関係者全員が同じ認識を共有するためには、議論のポイントを的確にまとめ、誰が読んでも理解できる議事録を作成する必要があります。
この記事では、議事録の取り方・書き方のコツを詳しく解説します。会議記録の精度を高めるビジネスツールも紹介していますので、会議のメモ取りや議事録作成を効率化したい方は参考にしてください。
議事録を取る目的
議事録を取る目的は、会議内容を正確に記録し、関係者間で円滑に情報共有することにあります。参加者の発言や決定事項を文書として残すことで、後から内容を振り返ったり、合意内容や対応事項を再確認したりすることができます。これにより、認識の齟齬（そご）を防ぐとともに、会議に出席していないメンバーも含めてすべての関係者に正確な情報を共有することで、迅速な意思決定が促進される効果もあります。
【会議前】議事録を取る前に準備すべきこと
議事録の質は、会議中のメモの取り方だけでなく、会議前の準備によっても大きく左右されます。ここでは、議事録を取る前に確認しておきたい3つのポイントを解説します。
会議の目的を確認する
議事録を取るうえで、まず重要なのは「会議の目的を把握すること」です。どのようなテーマが議論されるのか、会議を行う目的を理解しておかなければ、質の高い議事録を作成することはできません。会議前にアジェンダが共有される場合は、その会議の目的やテーマ、議論する内容、当日の流れについてしっかりと確認しておくと、記録すべきポイントを見極めやすくなり、効率よくメモを取ることができます。
会議メモのフォーマットを用意する
会議メモをスムーズに取るためには、あらかじめメモ用のフォーマットを準備しておくことをおすすめします。どの項目を記録するかが明確であれば、会議中に内容を整理しながら記録でき、メモの抜け漏れを防ぐことにもつながります。
フォーマットの項目は、基本的には議事録に記載する内容を想定して設定します。以下に参考として議事録の基本項目を挙げていますが、アジェンダにすでに記載されている情報については、それらをメモに重複して書く必要はありません。
【議事録に記載する基本項目】
- 標題（テーマ）
- 日時／場所
- 参加者
- 会議内容
- 決定事項 / To Do
- 保留事項
- 今後の課題
- 次回の予定
過去の議事録に目を通しておく
会議前に過去の議事録を確認しておくことも、質の高い議事録作成につながる重要な準備の一つです。議論が継続的に行われている場合は、前回の議論内容や決定事項、未完了の課題などを事前に把握しておくことで、今回の会議で注目すべきポイントが明確になります。
また、メモの取り方や議事録の書き方を確認するうえでも、過去の議事録は貴重な参考資料となります。このとき「読みにくい」「わかりづらい」と感じる箇所があれば、自分が作成する際に読みやすくなるよう改善することが大切です。
【会議中】議事録に使う会議メモの取り方
会議メモはリアルタイムで発言内容を記録するため、一言一句すべてを書き起こすのではなく、ポイントを押さえて効率的にメモを取る工夫が必要です。ここでは、議事録に使う会議メモの取り方について、正確かつ効率よくメモを残すためのコツを紹介します。
5W1Hを明確にする
5W1Hは複雑な情報をわかりやすく整理・伝達するためのフレームワークです。会議メモを取る際は、以下に挙げる5つの要素を明確にすることで、必要な情報を過不足なく正確にまとめられます。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（だれが）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
5W1Hに沿って情報が整理されていれば、内容の理解や要点の抽出がスムーズになり、この後の議事録作成も効率的に進められます。
記号や略語を使う
会議中の発言を素早く書き留めるには、記号や略語を活用するのが効果的です。例えば、決定事項は「決」、保留事項は「保」、具体例は「ex」、重要なポイントは「★」など、自分が後から見返してすぐに理解できる記号や略語を付けておくとよいでしょう。
ただし、複数人でメモを取る場合など、他のメンバーとメモを共有する場面では、使用する記号や略語の意味をあらかじめ統一しておくことが重要です。共通のルールを決めておけば、読み手が迷うことなくメモの内容を理解でき、無駄な確認作業の手間を減らすことができます。
重要な「数字」や「固有名詞」を正確に記録する
先述したように、会議メモでは発言を一言一句すべて記録する必要はありません。ただし、会議中に出てくる「数字」や「固有名詞」などの重要な情報は、正確に記録することが求められます。
会議メモは議事録作成の土台となるため、聞き漏らしや記録ミスがあるとそのまま議事録の誤りにつながり、情報の信頼性が損なわれます。話の要点を押さえつつも、数値・日付・金額・固有名詞などの情報には特に注意を払い、正確な記録を心がけることが大切です。
発言者と内容をセットで記録する
会議メモを取る際は、誰が何を言ったのかを正確に記録することが重要です。発言者を明記することで責任の所在が明確になり、後から進捗状況を確認したり、必要なフォローアップを行ったりしやすくなります。議事録の信頼性を高めるとともに、認識の齟齬（そご）や伝達ミスを防ぐためにも、メモの段階から事実を正確に書き留める姿勢が欠かせません。
【会議後】読みやすい議事録の書き方
会議メモとは異なり、議事録は会議に参加していない関係者を含め、多くの人が閲覧する公式な文書です。誰が読んでも内容を正確に理解できる議事録を作成するには、以下のポイントを意識することが大切です。
要点を箇条書きで整理する
会議中の発言内容や決定事項を長々と記載するよりも、要点を抽出して箇条書きで整理するほうが、読み手が内容を理解しやすくなります。また、「これ」「それ」「あれ」「どれ」などの指示語は、具体的な名称や数字に置き換えることで、内容の曖昧さを回避できます。常に読み手の視点に立ち、「この議事録の内容で正しく伝わるか」「必要な判断や行動が取れるか」といった観点を持つことが重要です。
決定事項とペンディング事項を明記する
議事録には、会議で決まった決定事項と、保留・未決定のペンディング事項を必ず記載します。特に、決定事項には具体的なアクションプランを添え、誰がいつまでに何をするかを明確にしておきましょう。
他の参加者に確認してもらう
議事録を書き終えたら、関係者全員に共有する前に上司や同僚に内容を確認してもらいましょう。わかりにくい点や誤解を招きやすい点がないか、第三者の視点でチェックしてもらうことで、議事録の品質向上につながります。
なお、議事録は会議終了後24時間以内に共有するのが基本であり、できる限り迅速に作成することが求められます。そのためには、完璧さにこだわりすぎず、スピード感を持って仕上げる姿勢も必要です。
議事録のメモが追いつかない場合の対処法
会議の進行が早く、議事録のメモが追いつかない場合は、以下の対処法を参考にしてください。
複数人でメモを分担する
複数人で分担して記録することで、一人ひとりの負担が軽減され、記録の精度も向上します。ただし、複数人が担当すると記録内容にばらつきが出てしまう可能性があるため、あらかじめメモの粒度（どこまで詳細に書くかの基準）を揃えておくことをおすすめします。全員の粒度が揃っていると、メモの質に差が生まれにくくなり、この後の議事録作成もスムーズに進められます。
ショートカットキーを使う
パソコンで会議メモを取る場合は、キーボードのショートカットキーを積極的に活用し、タイピング速度を上げましょう。マウスやトラックパッドで操作するよりも、ショートカットキーを使うほうが作業効率がアップします。
会議メモに役立つショートカットキー
| 操作内容 | Windows | Mac |
|---|---|---|
| コピー | Ctrl + C | Command + C |
| 貼り付け | Ctrl + V | Command + V |
| 元に戻す | Ctrl + Z | Command + Z |
| やり直す（※） | Ctrl + Y | shift + command + Z |
| 全選択 | Ctrl + A | Command + A |
| 上書き保存 | Ctrl + S | Command + S |
| 検索 | Ctrl + F | Command + F |
※やり直す：「Ctrl + Z 」で元に戻した操作をやり直すこと
文字起こしツールを活用する
リアルタイムでの記録が難しい場合は、音声をテキスト化できる文字起こしツールの活用を検討しましょう。ツールによっては文字起こしの内容から要点を抽出し、議事録の形式に自動でまとめてくれるものもあります。記録の精度が高まるだけでなく、会議メモや議事録を取る手間がなくなることで、記録に追われて議論に集中できないといった事態を防ぐこともできます。
文字起こし&AI議事録作成ツール「Texta」
弊社が提供する「Texta」は、Web会議中の発言をリアルタイムで書き起こす「リアルタイム文字起こし」と、録音された音声データをテキスト化する「音声ファイル文字起こし」の両方に対応しているツールです。文字起こしされた内容は、AIが自動で項目分けや決定事項の抽出を行い、議事録としてまとめてくれます。会議メモや議事録の作成を効率化したい方はぜひご検討ください。
| ライト | スタンダード | プロ | エンタープライズ | |
|---|---|---|---|---|
| 月額 | 20,000円 | 35,000円 | 50,000円 | 問い合わせ |
| 通常文字起こし | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 音声ファイル・補正文字起こし | 30時間/月 | 100時間/月 | 300時間/月 | 無制限 |
| 最大ユーザー数 | 5人 | 15人 | 35人 | 無制限 |
おわりに
会議内容を正確に記録し、関係者間で円滑に情報共有を行うためには、議事録の取り方・書き方のコツを押さえておくことが重要です。特に、議事録の土台となる会議メモが追いつかない場合や、リアルタイムでの記録が難しい場合には、音声を自動でテキスト化する文字起こしツールを活用することも有効な選択肢となります。便利なツールを上手に活用しながら、議事録作成の効率化を図りましょう。