スピード感のある議論にメモが追いつかず、議事録作成に苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。議事録が上手い人には共通点があるため、そのポイントを理解すれば、誰でもわかりやすい議事録を作成することができます。
この記事では、議事録が上手い人にはどのような特徴があるのか、すぐに実践できる6つのテクニックとともに詳しく解説します。「情報の抜け漏れが多い」「共有までに時間がかかりすぎている」などの課題を感じている方はぜひ参考にしてください。
議事録が上手い人に共通する特徴
議事録が上手い人には以下のような共通する特徴があります。
会議前の準備に時間をかけている
議事録作成が上手い人は、会議前日までにアジェンダや関連資料を確認し、当日話し合う内容や重要なポイントを頭に入れてから参加しています。会議前の準備を念入りに行うことで、要点の抽出や論点の整理を素早く行え、必要な情報を押さえながらスムーズにメモを取ることができます。加えて、当日の議題から想定される専門用語をあらかじめ調べておくなど、会議中に迷うことなくメモを取り続けるための工夫も欠かしません。
聞き取る力や情報整理能力が高い
会議のメモを取るときは、発言内容をすべて書き取ろうとするのではなく、必要な情報だけを正確に抽出する必要があります。議事録を作成するときも同様に、会議の結論や決定事項、アクションプランなどの重要なポイントをわかりやすくまとめることが求められます。つまり、議事録が上手い人は「情報の取捨選択」ができる人であり、発言を正確に聞き取る力や論点ごとに情報を整理する力に優れています。
メモ取りやタイピングのスピードが速い
議事録が上手い人の特徴として、会議内容のメモ取りやタイピングのスピードが速いことも挙げられます。会議の議論はスピード感があるため、記録が遅ければ重要な情報を取りこぼしてしまう可能性があります。この点、議事録が上手い人は速記力だけに頼らず、略語や記号を用いて時間短縮を図るなど、効率的にメモを取る工夫もしています。
ただし、速さにこだわりすぎて「正確性」が疎かになってはいけません。議事録は複数の関係者と共有する資料であり、内容の信頼性・客観性が求められます。スピードと正確性を両立し、内容の質を落とさないことが重要です。
話の要点を的確に捉えられる
議事録が上手い人は、発言の中心となる重要なポイント（＝要点）を的確に捉え、その内容を簡潔にまとめることができます。「この発言の結論は何か」を瞬時に判断し、過不足なく記録するため、議事録の信頼性が高まります。要点を外さない議事録は読み手の理解を助け、会議での決定事項やアクションプランを関係者全員で正しく共有することができます。
コミュニケーション能力に優れている
他者とのコミュニケーションが円滑に行えることも、議事録が上手い人に共通する特徴の一つです。念入りに準備していても、会議中に聞き取れない部分や認識が曖昧な発言が出てくることも十分に考えられます。このとき、躊躇せず「今の発言はこういう理解でよろしいですか」と質問したり、会議後に関係者へ補足を求めたりできれば、議事録の正確性は格段に向上するでしょう。
反対に、不明確な部分をきちんと確認せずに議事録を作成すると、関係者間で認識の齟齬（そご）を招き、重要な意思決定に影響を及ぼすおそれがあります。疑問点があれば議事録を作る前に解消し、正確な内容を記録することが重要です。
議事録が上手い人が実践している事前準備
議事録が上手い人は、会議やミーティングに合わせた事前準備を欠かさず行っています。
前もって「何を聞き取るべきか」を設計してから会議に臨むため、会議中も効率的にメモを取り、精度の高い議事録に仕上げることができます。
ここでは、議事録が上手い人が実践している会議前の準備を紹介します。
【1】フォーマットを作成する
会議終了後、議事録はなるべく早く作成・共有することが求められます。このとき、迅速かつ効率的な議事録作成に役立つのが、会議で記録すべき基本的な項目を整理した「フォーマット」です。議事録が上手い人は事前にフォーマットを用意し、メモの内容を項目ごとに整理していくため、情報が散らばらずにまとまりのある文書に仕上げることができます。
【議事録に記載する基本項目】
- 標題（テーマ）
- 日時／場所
- 参加者
- 会議内容
- 決定事項 / To Do
- 保留事項
- 今後の課題
- 次回の予定
【2】アジェンダの内容を把握する
アジェンダとは、会議の議題や進行予定を端的にまとめた資料のことです。事前にアジェンダに目を通し、会議の流れや時間配分を把握しておくことで、スピード感のある議論の中でも重要なポイント（今回の決定事項や今後のアクションプランなど）を正確に記録できるようになります。
【3】前回の議事録や過去の資料を確認する
議事録が上手い人は、前回の議事録や関連する資料に目を通し、会議の経緯や進捗状況を把握したうえで参加しています。過去の記録を確認することで発言の意図や背景を理解し、誤解を招く表現を避けながら発言者の真意を正しく記録できます。また、前回の議事録との整合性を確認し、要点を漏れなく整理できるため、効率的な議事録作成にもつながります。
議事録を上手くまとめる書き方のコツ
議事録は単に情報を羅列するのではなく、読み手がスムーズに理解できるよう上手にまとめることが求められます。具体的には以下の3点を意識し、誰が読んでも会議の要点をすぐに把握できるように整理しましょう。
【1】結論を先に書く
最初に結論を示すことで、読み手が話の要点や決定事項を瞬時に把握できるようになります。会議内容を長々と記載しても、「結局何が重要なのか」がすぐにわからず、要点を理解するまでに時間がかかってしまいます。最も伝えたいことを最初に持ってくる「結論ファースト」を意識し、読み手がストレスなく読み続けられる構成を心がけることが大切です。
【2】箇条書きを多用する
読み手の可読性を高めるポイントが「箇条書き」です。適度に余白があり、情報が整理された状態で並ぶことで、読みやすさが格段に向上します。箇条書きで整理された読みやすい文章は、長文でも集中力を切らさずに読み続けられるため、重要な情報を効率的に伝えることができます。
【3】事実と解釈を分ける
議事録を作成するときは、客観的な「事実」と主観的な「解釈」を明確に分けることが重要です。基本的には事実のみを記載しますが、補足として解釈や意見を付け加える場合もあるため、その際は「補足」「参考」として記載するようにしましょう。後から読み返し、読み手が混乱しない構成・文章になっているかを確認することが大切です。
議事録作成に必要な事前準備やメモ取りのコツ、書き方のポイントなどは以下の記事でも詳しく解説しています。議事録が苦手な人にありがちな「メモが追いつかない」という悩みの対処法も紹介していますので、本記事とあわせて参考にしてみてください。
関連記事：議事録の取り方・書き方のコツ｜記録の精度を高めるおすすめツールも紹介
議事録が苦手な人の特徴と解決策
ここまで「議事録が上手い人」に焦点を当ててきましたが、「自分は上手く書けているのか自信がない」という方も多いのではないでしょうか。会議は長時間に及ぶことも多く、その内容をわかりやすく簡潔にまとめることが求められるため、議事録作成に苦手意識やプレッシャーを感じる人も少なくありません。
議事録が苦手な人の多くは、メモ取りのスピードが追いつかず、要点を押さえて簡潔にまとめることが難しいと感じています。その原因としては以下の点が挙げられます。
- 会議前の準備が不足している
- 情報の取捨選択ができない
- メモ取りやタイピングのスピードが遅い
- 一言一句逃さず聞き取ろうとしている
- 読み手への意識が足りない
これらは「議事録が上手い人」とは反対の特徴であり、これから改善するうえで重要なヒントとなります。本記事で取り上げたテクニックを実践しつつ、それでもなかなか議事録の品質が上がらない場合には以下の解決策を参考にしてください。
議事録が上手く書けない場合の解決策
議事録の品質を上げたい場合には、会議内容の文字起こしや議事録生成に対応したAIツールの活用が有効です。記録の精度と一貫性を担保できるのはもちろん、チーム内での編集・共有がオンラインで完結するツールであれば、抜け漏れのないスピーディーな情報共有も実現します。
文字起こし&AI議事録作成ツール「Texta」
弊社が提供する「Texta」は、Web会議中の発言をリアルタイムで書き起こす「リアルタイム文字起こし」と、録音された音声データをテキスト化する「音声ファイル文字起こし」の両方に対応しているツールです。作成した文字起こしは議事録の形式にまとめることも可能で、AIが自動で項目分けや決定事項の抽出を行います。文字起こしから議事録作成までをAIツールで自動化することで、大幅な時間短縮と業務効率化につながります。
【Textaのプラン一覧】
| ライト | スタンダード | プロ | エンタープライズ | |
|---|---|---|---|---|
| 月額 | 20,000円 | 35,000円 | 50,000円 | 問い合わせ |
| 通常文字起こし | 無制限 | 無制限 | 無制限 | 無制限 |
| 音声ファイル・補正文字起こし | 30時間/月 | 100時間/月 | 300時間/月 | 無制限 |
| 最大ユーザー数 | 5人 | 15人 | 35人 | 無制限 |
おわりに
議事録が上手い人には以下のような特徴があります。
- 会議前の準備に時間をかけている
- 聞き取る力や情報整理能力が高い
- メモ取りやタイピングのスピードが速い
- 話の要点を的確に捉えられる
- コミュニケーション能力に優れている
議事録作成に苦手意識がある場合は、上記の特徴を意識するとともに、本記事で紹介したテクニックを実践してみてください。どれも議事録が上手い人が行っているテクニックであり、わかりやすく読みやすい議事録作成に役立つはずです。
また、「議事録になるべく時間をかけたくない」「議事録の品質をもう一段階高めたい」などの要望がある場合は、AIツールを活用して文字起こしや議事録作成を自動化することをおすすめします。無料トライアルやデモに対応しているツールも多いので、まずは気になるものから操作性を確かめてみてください。