見積書は、顧客との信頼関係を築き、円滑な取引を実現するための重要な書類です。しかし、作成方法を誤ると、顧客に誤解を与えたり、トラブルに発展したりする可能性もあります。
そこで今回は、見積書作成で失敗しないためのポイントと見積書に必要な項目を詳しく解説します。見積書の作成で悩んでいる方は是非最後までご覧ください。
見積書とは？
見積書とは、商品やサービスの販売条件を文書でまとめたものです。具体的には、商品やサービスの内容、価格、納期、支払い条件などを記載します。
見積書は、双方の合意があれば契約書としての効力を持つため、正確かつ丁寧な作成が求められます。
見積書作成の目的
見積書作成には、主に以下の3つの目的があります。
- 顧客への情報提供
商品やサービスの内容、価格、納期などを明確に伝えることで、顧客が意思決定を行いやすくなります。 - 契約内容の明確化
双方が合意した内容を文書で残すことで、契約後のトラブルを防止することができます。 - 自社の信頼向上
丁寧かつ正確な見積書を作成することで、自社の信頼性を高めることができます。
これらの目的に応じて、見積書を作成しましょう。
誰に向けて見積書を作成するのか
見積書を作成するうえで、大切なのは誰に向けているかを考えることです。見積書は、主に以下の相手に向けて作成されます。
- 顧客
商品やサービスを購入する潜在顧客に対して、具体的な販売条件を提示します。 - 上司・経営者
契約の承認を得るために、見積書の内容を説明します。
見積書を作成する際には、それぞれの相手に合わせて内容や書き方を変えることが重要です。
見積書の基本構成
見積書を作成する上で、必ず記載するべき「必須項目」と記載の有無が自由な「任意項目」があります。
ここでは、それぞれの項目・実際の記載例について紹介します。
必須項目と任意項目
必須項目
見積書に必要な必須項目は以下になります。
- タイトル：「見積書」と明記する
- 発行日：見積書を作成した日付
- 見積書番号：一意に識別できる番号
- 依頼者：顧客の名前、住所、連絡先
- 発注者：自社の名前、住所、連絡先
- 商品・サービス内容：具体的な内容を詳細に記載する
- 数量：商品の場合は数量、サービスの場合は作業時間などを記載する
- 単価：商品の場合は1個あたりの価格、サービスの場合は1時間あたりの料金などを記載する
- 小計：数量と単価を掛けた金額
- 消費税：消費税額
- 合計金額：小計と消費税を合計した金額
- 支払い条件：支払い方法、支払い期限などを記載する
- 納期：商品の場合は納品日、サービスの場合は完了日などを記載する
- 担当者：見積書を作成した担当者の名前と連絡先
任意項目
見積書において任意項目となるのは以下になります。
- 署名欄：顧客と発注者が契約を締結するための欄
- 有効期限：見積書の有効期限
- 備考：その他、顧客に伝えたい事項
見積書の作成管理は、『SmartDeal（スマートディール）』がおすすめです。
記載例を紹介
見積書の記載例を一覧にして紹介します。是非参考にしてみてください。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| タイトル | 見積書 |
| 発行日 | 2024年7月3日 |
| 見積書番号 | QT-20240703-001 |
| 依頼者 | 山田太郎 東京都新宿区西新宿2-8-1 tel: 03-1234-5678 |
| 発注者 | 株式会社デジタルトレンドナビ 東京都渋谷区渋谷2-21-1 tel: 03-8765-4321 |
| 商品・サービス内容 | ウェブサイトデザインリニューアル作業 -デザインコンセプトの策定・ページレイアウトの設計- グラフィックデザインの作成 |
| 数量 | 1案件 |
| 単価 | ¥500,000 |
| 小計 | ¥500,000 |
| 消費税 | ¥40,000 |
| 合計金額 | ¥540,000 |
| 支払い条件 | 契約成立後30日以内に銀行振込 |
| 納期 | 2024年9月30日 |
| 担当者 | 鈴木一郎 tel: 03-8765-4321 |
| 署名欄 | 顧客：_______________ (署名) 発注者：_______________ (署名) |
| 有効期限 | 2024年7月10日 |
| 備考 | 作業開始前に再度ミーティングを行います。その際の詳細な要望も受け付けます。 |
見積書の作成管理は、『SmartDeal（スマートディール）』がおすすめです。
見積書作成のポイント
見積書を作成する際には、以下の3つのポイントを意識することが重要です。
- わかりやすさ・読みやすさ
- 誤字脱字のチェック
- 相手への配慮
それぞれについて詳しく説明していきます。
わかりやすさ・読みやすさ
見積書をわかりやすく・読みやすくするには情報を整理し、視覚的にわかりやすくするために箇条書きや表を活用してください。特に複数のポイントやステップがある場合、これらのフォーマットが有効です。
また、長いテキストは段落に分けて、各段落で一つのアイデアに焦点を当てることが重要です。相手が内容を理解しやすくなります。
誤字脱字のチェック
文章を完成させた後は、必ず誤字や脱字がないかを確認してください。自動校正ツールを使用するか、他人に読んでもらうことも効果的です。
誤字脱字があると、自社の信頼性が損なわれるだけでなく、顧客に誤解を与える可能性もあります。必ず誤字脱字がないかチェックしましょう。
相手への配慮
顧客の立場に立って、分かりやすく丁寧な見積書を作成しましょう。
専門用語はできるだけ避け、一般的に知られている平易な言葉を使用してください。専門用語を使わなければならない場合は、その用語を簡単に説明することで、初心者でも理解できるようにしましょう。
見積書の作成管理は、『SmartDeal（スマートディール）』がおすすめです。
見積書の作成は「SmartDeal（スマートディール）」
見積書の作成は、エクセルやワードといったツールで作成は可能ですが、取引先が増えてくると管理が大変ですよね。
「SmartDeal」なら見積から請求まで一元管理が出来ます。
請求書においては、ワンクリックで請求書を作成できます。URLで送付すれば、クライアントはWebからいつでも確認できますし、過去の請求書も自動保存されます。
SmartDealの主な機能
| 請求書 | ワンクリックで請求書を作成！URLで送付すれば、クライアントはWebからいつでも確認できます。 |
|---|---|
| 見積書 | 見積書の作成からクライアントへの送付までカンタンにできます。過去の見積書の記録が自動で残るので、管理がしやすくて安心です。 |
| 商談記録 | 相手先情報や提案内容、進捗状況などを記録し、更にその内容を見積書に変換する事が可能です。 |
| 電子署名機能 | 取引で承諾された書類（電子文書）に電子署名とタイムスタンプを付与する機能です。署名依頼が自動で送られ、電子契約を行えます。 |
| 受注プロセスの一括管理 | 見積書の作成からクライアントへの送付までワンクリックでカンタンにできます。過去の見積書の記録が自動で残るので、管理がしやすくて安心です。 |
| PDF化＆ダウンロード | 各書類をPDF化してダウンロードできます。また、クライアントも書類確認用のWebページからダウンロード出来て無駄な手間が不要になります。 |
| 1クリック書類変換 | 作成した各書類を1クリックで変換することが出来ます。見積書、発注書、申込書、請求書、すべて1クリックで変換して、ミスや無駄を無くせます。 |
| インボイス制度対応 | 請求書に「適格請求書発行事業者番号」の表記及び「軽減税率表示」ができます。 |
この他にも、たくさんの機能を兼ね備えています。
詳しい機能はこちらをご覧ください。
まとめ
見積書作成は、取引の成功と顧客との信頼関係構築に不可欠です。適切な見積書は誤解を防ぎ、両者間の明確な合意形成を助けます。 この記事では、見積書の重要性と、正確に作成するための具体的なポイントを紹介しました。見積書が契約書としての効力も持つため、正確な記載が必要です。