見積依頼や見積書の提出には、通常メールが使用されます。メールは、依頼内容や見積金額、送信日時などの記録を残せるため、安心してやりとりができます。
本記事では、見積を依頼する場合のメール作成のポイントと例文をご紹介します。
見積依頼メールを書く上での注意点
メールにて、見積依頼をすることが多いと思います。見積依頼メールは、取引開始の第一歩となる大切なコミュニケーションです。丁寧な作成を心掛け、相手に好印象を与えましょう。
見積依頼メールを書く上での注意点は以下です。
- 件名は簡潔に書く
- 具体的な内容
- 回答期限の設定
それぞれ詳しく説明していきます。
件名は簡潔に書く
件名には見積依頼であることを明確に示しましょう。分かりやすい件名は、メールの開封順に影響を与えます。簡潔で分かりやすい件名にするためには、用件や依頼内容を具体的に記載することが重要です。
- 「●●」見積書ご送付のお願い
- 「●●」見積もりのお願い
具体的な内容
見積り内容や条件は具体的に提示しましょう。
まず取引条件を明示し、商品や数量は箇条書きで記載します。見積りを依頼する背景や理由も記載すると相手に重要度が伝わりやすくなります。見積依頼に含めるべき内容は以下の通りです。
- 予算（可能であれば）
- 商品やサービスの内容
- 数量
- 納期
- 見積りを依頼する背景・理由
- 検討の進捗状況
- 回答期限
回答期限の設定
回答期限が設定されていないと、相手が対応の優先度を下げることがあります。後回しにされたり、忘れられたりする可能性が高まってしまうため、回答期限を設定する際には相手を気遣う言葉を添えると良いでしょう。
「ご多忙のところ申し訳ございませんが」や「お手数ですが」といった一言があると、依頼を受ける側の印象が変わります。
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見積依頼メールの例文集
見積依頼メールの例文を紹介します。
■新規の取引先に送る場合
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〇〇に関するお見積もり依頼
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〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇と申します。
突然のメールで恐縮ですが、貴社の〇〇サービスに大変興味があり、この度はお見積もりを依頼させていただきたく、ご連絡いたしました。
弊社では、現在〇〇というプロジェクトを進めており、貴社の〇〇サービスを導入することで、より効率的な業務遂行が可能になると考えております。
つきましては、以下の内容でお見積もりをお願いできれば幸いです。
依頼内容: 〇〇
数量: 〇〇
納期: 〇〇
その他: 〇〇
お忙しいところ恐縮ですが、ご多忙の折、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
■既存の取引先に送る場合
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〇〇に関する追加見積もり依頼
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〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日は、〇〇のご協力ありがとうございました。
この度、〇〇について追加で発注させていただきたく、ご連絡いたしました。
追加依頼内容: 〇〇
数量: 〇〇
納期: 〇〇
その他: 〇〇
お手数をおかけしますが、上記内容でのお見積もりをお願いできますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご多忙の折、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
おすすめの見積管理ツール
続いて、おすすめの見積管理ツールを3つ紹介します。
| 管理ツール | 特徴 | 無料お試し |
|---|---|---|
| SmartDeal（スマートディール） | ・見積から請求までを一元管理 ・ユーザー数無制限で使用可能 |
有り |
| uconnect | ・見積書を作成すると納品書や領収書・請求書が自動で作成される | 有り |
| SpreadOffice | ・初期費用0円&自動課金ナシ | 有り |
SmartDeal（スマートディール）
SmartDeal（スマートディール）は見積から請求までを一元管理したツールです。 見積書・請求書の作成や管理だけでなく、商談記録・電子署名機能などもあります。 幅広い営業プロセスを効果的にフォロー。受注プロセスを効率的に短縮し、 一気通貫で取引業務を実行します。 速度向上だけでなく、 人的なケアレスミスも削減して 業務効率化できるツールです。
費用は、初期費用+月額費用（請求書の送付リンク数によって変動）です。 SmartDeal（スマートディール）の詳細はこちらをご覧ください。
uconnect
粗利管理クラウドソフト「uconnect」は中小企業向けに、見積書や注文書・納品書などの作成業務を効率化します。 見積書の発行だけでなく、リアルタイムで収益を確認できる管理会計サービスの機能も備えており、経営方針の決定や業績向上をサポートします。導入サポートも充実しており、オンライン無料相談や30日間の無料お試し期間、初期導入サポートサービスも提供しています。
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SpreadOffice
引用：https://www.spreadoffice.com/
SpreadOfficeは、クラウド型受発注管理システムです。データのインポート機能により現在使用している帳票デザインをそのまま利用できます。見積データと連携することで、受注処理や見積書、納品書の作成が簡単に行えます。 また、売上・仕入データをグラフ化して資金繰りを視覚的に確認することが可能です。ユーザーごとの課金制を採用しており、最低限のコストで導入でき、月単位でユーザー数の調整も可能です。
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見積依頼メールに関するFAQ
見積依頼メールに返信がない場合は？
見積依頼メールに返信がない場合は催促のメールを送りましょう。
催促メールを送るタイミングは、相手方との関係性、問い合わせの内容によって変わりますが、回答を急がない内容や返信の期日を設定していない問い合わせであれば、営業日にて3〜7日後に送るのが一般的です。
見積依頼メール後、何日くらいで見積が出来る？
業界や業種によって異なりますが、依頼後、5～10営業日内で見積を作成している企業が多いです。
しかし、相手側の繁忙期に依頼すると見積作成に想定より時間がかかる可能性があります。
相見積もりはマナー違反？
他社の見積り内容を伝えないことも、相見積りのマナーです。例えば、A社に「B社の見積りは10万円だった」や「C社は納期が2週間早い」と伝えるのはマナー違反になります。相見積りをしてくれる会社に対して失礼な行為となるため、避けましょう。
まとめ
見積もり依頼メールは、取引を円滑に進める上で非常に重要です。本記事で紹介したポイントを参考に丁寧なメールを作成し、スムーズな取引につなげましょう。
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