WBS（作業分解構成図）は、プロジェクトに必要な作業を整理・可視化するための手法です。プロジェクトの計画や進捗管理を行う際に活用され、作業の抜け漏れ防止や担当者の明確化に役立ちます。
この記事では、WBSについて以下の内容を解説します。
- WBSを作成する目的やガントチャートとの違い
- WBSに記載する管理項目と具体的な作り方
- WBSを活用してプロジェクト管理を効率化する方法
WBSの基本を理解し、プロジェクト管理に役立てたい方は、ぜひ参考にしてください。
プロジェクト管理には 業務改善・支援ツール「octpath」 の利用がおすすめです。
WBSとは
WBS（作業分解構成図）とは、プロジェクトを完了するために必要な作業を細かく分解し、構造化して整理する手法です。プロジェクトに必要な作業を一覧化することで、タスクの抜け漏れを防ぎ、メンバーごとの役割や進捗状況を管理しやすくなります。
WBSの意味
WBSは「Work Breakdown Structure」の頭文字を取った言葉で、日本語では「作業分解構成図」「作業分解構造図」などと呼ばれます。プロジェクトの目的や成果を起点に、その達成に向けて実施すべき作業を大きな単位から小さな単位へと分解し、階層構造で整理したものが「WBS」です。
WBSを作成する目的
WBSを作成する目的は、プロジェクト内のタスクを明確にし、効率的に管理できる状態をつくることです。WBSを使って作業を細分化しておけば、プロジェクト開始時点で必要な作業を洗い出しやすくなり、タスクの抜け漏れや担当者間の認識のズレを防ぎながら計画的にプロジェクトを進められます。
特に大規模なプロジェクトでは、関係者やタスクの数が増えて管理が複雑になるため、WBSの重要性がより高まります。
WBSとガントチャートの違い
WBSとガントチャートは、どちらもプロジェクト管理に活用されるツールです。
- WBS
プロジェクトに必要な作業を分解して整理するためのもの - ガントチャート
タスクの開始日・終了日・進捗状況などを時間軸に沿って管理するためのもの
つまり、WBSは「何をするか」を整理すること、ガントチャートは「いつするか」を管理することに重点を置いています。
以下の図は、WBSとガントチャートを組み合わせたものです。両者は役割が異なるため、どちらか一方を使うのではなく、組み合わせて活用することをおすすめします。
まずWBSでプロジェクトに必要なタスクを整理し、その内容をもとにガントチャートでスケジュールを設定することで、作業内容と進行予定を一元的に把握しやすくなります。
WBSに記載する管理項目
WBSには、プロジェクトに必要な作業を整理するだけでなく、タスクを効率よく管理するための情報も記載します。ここでは、WBSに記載する主な管理項目について解説します。
タスク
タスクは、WBSにおける親タスクにあたる項目です。プロジェクトの規模や内容に応じて、関連する作業をまとめて一つのタスクとして設定し、プロジェクト全体の工程を大きな作業単位で整理します。
例えばシステム開発では、「要件定義」「設計」「開発」「テスト」などが親タスクにあたります。親タスクを設定することで、プロジェクト内の作業を大きな単位で把握し、全体の進行状況を確認しやすくなります。
サブタスク
サブタスクは、親となるタスクをさらに細かく分解した作業です。
例えば「要件定義」を親タスクとした場合、以下のように子タスクを設定します。
- 要件定義
- 現状・課題の整理
- 機能要件の整理
- 非機能要件の整理
- 要件定義書の作成
- 要件のレビュー・承認
作業を具体的な単位まで分解することで、誰が何を実施すべきかが明確になり、個々の役割や担当範囲を共有しやすくなります。
開始日・終了日
各タスクを「いつからいつまで実施するのか」を示す項目です。それぞれの作業にかかる期間を明確にすることで、タスク同士の順序やプロジェクト全体のスケジュールを確認しやすくなります。また、予定より作業が遅れている場合にも早期に把握し、必要に応じてスケジュールを調整できます。
担当者
各タスクを「誰が担当するのか」を示す項目です。基本的には担当者の名前を記載し、誰がどの作業を担当するのかを一目でわかるようにします。担当者を明確にすると、責任の所在がわかりやすくなり、作業の割り振りや進捗確認もスムーズに行えます。
ガントチャート
ガントチャートは、WBSで整理したタスクのスケジュールを時間軸に沿って可視化するものです。それぞれのタスクに開始日・終了日を設定し、ガントチャートに落とし込むことで、各タスクにかかる期間やプロジェクト全体のスケジュールを視覚的に把握できます。また、タスク同士の前後関係や作業の重なりも確認しやすくなるため、スケジュールの調整・管理にも役立ちます。
WBSの作り方【4ステップ】
WBSは、プロジェクトに必要な作業を洗い出し、それぞれに担当者や期間を設定しながら整理していきます。
基本的な作成手順は次の通りです。
- 作業をタスク・サブタスクに分解する
- 担当者を設定する
- 開始日・終了日を設定する
- スケジュールをガント チャートに落とし込む
それぞれのステップについて以下で詳しく解説します。
【1】作業をタスク・サブタスクに分解する
まずは、プロジェクトの目的を達成するために必要な作業を洗い出し、タスクとサブタスクに分解します。最初に大きな作業単位に分け、さらに具体的な作業へと細分化していきましょう。
タスクを分解する際に意識したいポイントは次の通りです。
- タスク同士の前後関係を整理する
- 担当者が作業内容を把握できる粒度にする
- 作業の抜け漏れがないか確認する
細かく分けすぎると管理が煩雑になり、かえって全体像を把握しにくくなることがあります。抜け漏れがないか意識しつつも、必要以上に細分化せず、適切な粒度で整理することが重要です。
【2】担当者を設定する
タスクとサブタスクを整理したら、それぞれの作業を担当するメンバーを設定します。担当者は基本的に1名に設定し、作業に必要なスキルや経験を持つメンバーを割り当てましょう。複数人で対応する場合も主担当を明確にしておくと、タスクの状況を誰に確認すればよいかがわかりやすく、責任の所在を明らかにできます。
【3】開始日・終了日を設定する
担当者を設定したら、各タスクの開始日と終了日を決めます。タスク同士の前後関係や依存関係を確認しながら、それぞれの作業に必要な期間を設定しましょう。
期間を決める際は、担当者の業務量や作業の難易度なども考慮することが重要です。担当者と相談したり、過去の実績を参考にしたりして、現実的な作業時間を見積もりましょう。実際にタスクに取り組むと予期せぬ遅延が発生することもあるため、無理なく進行できるスケジュールを設定することが求められます。
【4】スケジュールをガントチャートに落とし込む
最後に、設定した開始日・終了日をもとに、各タスクのスケジュールをガントチャートに落とし込みます。本来、WBSとガントチャートは別の管理手法ですが、組み合わせて活用することで作業内容・担当者・スケジュールを一元的に管理できます。
ガントチャートに反映した後は、以下の点を確認しましょう。
- タスクの順序に無理がないか
- 作業期間が適切に設定されているか
- 特定の時期にタスクが集中していないか
プロジェクト開始後も、進捗に応じてガントチャートを更新します。計画と実績の差を確認し、必要に応じてスケジュールを調整することで、プロジェクトの遅延や停滞を防ぎやすくなります。
無料で使えるWBSテンプレート
WBSを作成する際は、必要な管理項目がまとまったテンプレートを活用するのがおすすめです。タスクやサブタスク、担当者、開始日・終了日などの各項目を入力するだけで作成できるため、一からフォーマットを作成する手間を省き、すぐにWBSによるプロジェクト管理を始められます。
kaizen penguinでは、WBSの作成に活用できるテンプレートを無料で配布しています。プロジェクトの内容に合わせて各項目を入力するだけですぐに作成できるので、WBSを手軽に導入したい方はぜひご活用ください。
WBSを活用してプロジェクト管理を効率化する方法
WBSを活用すると、プロジェクトに必要な作業や担当者、スケジュールを整理し、全体の進行状況を把握しやすくなります。
一方で、ExcelやスプレッドシートなどでWBSを管理すると、タスクの追加や進捗状況の更新に手間がかかることもあります。
情報共有の面でも、メンバー間で最新の状況を共有しにくいという課題があり、認識のズレや対応漏れにつながることも懸念されます。
そこで活用したいのが、タスクの作成・更新や進捗状況の共有を効率化できる「タスク管理ツール」です。WBSとあわせてタスク管理ツールを導入すると、以下のようなメリットがあります。
- タスクの内容・担当者・期限を一元管理できる
- タスクの進捗状況をリアルタイムで共有できる
- スケジュールの変更・更新を効率化できる
- プロジェクト全体の状況を把握しやすくなる
弊社が提供するタスク管理ツール「octpath」は、フローで設定したタスクの前後関係がツリービュー形式で表示され、WBSで整理したタスクの構造やつながりを視覚的に把握できます。
毎朝9:00にメールで直近のタスクを知らせるほか、担当タスクの開始時に通知メールを送信する機能もあるため、タスクの対応漏れや着手の遅れを防ぎやすくなります。
WBSによるタスクの整理から日々の進捗管理まで、プロジェクトを効率的に管理したいチームにおすすめのツールです。
おわりに
WBS（作業分解構成図）は、プロジェクトに必要な作業を細分化し、タスクや担当者、スケジュールなどを整理する手法です。タスク管理ツールと組み合わせることで、タスクの進捗状況や担当者の負荷などを把握しやすくなり、タスクの遅延や業務量の偏りにも早めに対応できます。
WBSとタスク管理ツールを活用し、効率的なプロジェクト管理を実現しましょう。